人工智能时代对档案管理工作提出了更高的要求，同时人工智能技术与档案管理也有着天然的契合性，为档案管理信息化建设打下了坚实的基础。在人工智能时代下，档案管理工作进入转型发展时期，新技术的广泛应用催生出了各种新型管理理念，包括智慧化管理理念、网络化管理理念和数字化管理理念等等，为人们的日常生活带来了极大的便利。在档案管理工作中可以通过人工智能技术的应用实现电子文件归档、智能采集档案、智能整理档案和智能档案服务等等。在档案管理信息化建设工作中，人工智能技术能够起到提高管理效率、减少管理成本、确保档案安全以及减少工作失误等多个作用。但同时档案管理信息化建设还存在一些问题和不足，比如制度建设有待完善、技术应用存在风险以及监督管理存在问题等等。

一、人工智能技术在档案管理中的应用内容

（一）电子文件归档

电子文件归档是指将纸质档案或其他形式的电子文件进行数字化处理，并通过人工智能技术进行分类、整理和存储。传统的纸质档案管理方式存在许多问题，如空间占用大、检索速度慢等。而通过人工智能技术，可以将纸质档案快速、高效地转换为电子文件，实现档案的数字化管理^[1]。

（二）智能采集档案

传统的档案采集工作需要人工逐一整理和录入档案信息，工作效率低且容易出错。而通过人工智能技术，可以实现对大规模档案信息的智能化采集。人工智能技术可以通过自然语言处理、机器学习等技术手段，自动提取和抽取档案信息，并进行结构化和标准化处理。与传统的人工采集相比，智能采集档案可以大大节省人力成本，并提高档案采集的准确性和效率。

（三）智能整理档案

传统的档案整理工作需要人工对档案进行分类、整理和归档，工作量大且容易出错。而通过人工智能技术，可以实现对档案的智能整理。人工智能技术可以通过图像分析、自然语言处理等技术手段，自动对档案进行分类和建立索引^[2]。

（四）智能档案服务

随着人工智能技术的不断发展，智能档案服务逐渐成为档案管理的重要组成部分。智能档案服务包括智能检索、智能推荐等功能，可以帮助用户快速、准确地找到需要的档案信息。人工智能技术可以通过文本挖掘、机器学习等技术手段，自动分析和理解用户的检索需求，并在海量的档案数据库中进行智能搜索和推荐。智能档案服务的应用提高了档案管理的效率和用户体验。

二、人工智能时代档案管理信息化建设优势

（一）提高管理效率

传统的档案管理主要依靠人工操作和纸质文档，而人工智能技术可以通过自动化的方式进行档案的整理、归档、检索和分类等工作。例如，通过OCR技术可以快速将纸质档案数字化，并进行关键词提取，使得检索更加快捷、准确。此外，人工智能技术还可以根据档案的相关信息自动进行分类、整理和归档，大大节省了人力和时间成本^[3]。

（二）减少管理成本

传统的档案管理需要大量的人力投入，包括档案员的操作、维护和管理等。而人工智能技术的应用可以代替一部分人力工作，减少了人力成本。例如，通过自动化的方式进行档案的分类和整理，可以减少档案员的工作量，提高工作效率，降低管理成本。

（三）确保档案安全

传统的纸质档案容易出现丢失、破损或被盗等情况，而数字化的档案可以通过密码保护、数据加密和权限管理等方式进行保护。此外，人工智能技术还可以通过智能监控和识别技术来监测和防止非法访问和篡改档案等行为，确保档案的安全性^[4]。

（四）减少工作失误

传统的档案管理可能存在人为的疏忽、错误和遗漏等问题，而人工智能技术可以通过自动化的方式减少人为因素的干扰。例如，通过自动化的方式进行归档和整理，可以减少人为的失误和遗漏，提高工作的准确性和可靠性。

三、人工智能时代档案管理信息化建设现状

（一）制度建设有待完善

目前人工智能技术在档案管理信息化建设过程中的应用还存在很多不足，只有宏观层面的方向引导，而在微观层面则缺少配套性的实施办法和针对性的操作指南。比如人工智能技术的应用范围和准入条件、评估体系等等都相对缺失，导致信息化建设遭遇阻碍。此外，人工智能技术需要在应用过程中拥有大量的档案数据作为语料投入，但目前很多地方都缺少体系化的数据标准规范。我国在档案数据的利用、传递和隐私保护等方面还缺少完善制度体系，这就导致档案管理信息化建设程度较低，很多地方档案管理信息化建设的质量参差不齐，影响到了人工智能技术的有效应用^[5]。

（二）技术应用存在风险

人工智能技术本身专业性较高，而且拥有不可解释性和复杂性，就好像不透明的黑箱一样。除了一些拥有高端知识的设计者之外，外部人是无法理解人工智能所做出的智能决策和逻辑结果的。如果人工算法结构存在缺陷，或者在模型数据方面出现问题，则会对档案管理造成极严重的威胁。若完全信任人工智能，让其掌握档案管理的方方面面，那么很有可能出现错判、误判等情况。此外，虽然档案管理信息化建设有效提高了档案管理效率，确保了档案安全，但是也大幅增加了外部技术攻击的风险发生概率。比如一些非法组织或者未授权人员利用人工智能窃取、篡改用户信息，再比如一些不法分子会利用平台的漏洞或者恶意传播病毒等方式来窃取档案信息。这就会造成严重的信息安全危害，甚至会威胁到公共服务秩序。

（三）监督管理存在问题

人工智能技术的应用以及信息化建设不仅仅是档案管理部门的责任，更是各方主体都需要应对的主要问题。比如人工智能程序与算法的设计企业在人工智能技术应用过程中扮演着吹哨人的角色，如果缺少完善的激励机制，则会导致这些第三方监管组织的参与积极性严重下降。此外，社会大众也是人工智能技术成果的应用者与监管者，能够帮助档案管理部门及时发现人工智能技术成果存在的问题和不足。但目前在监督管理方面缺少多方主体的协同合作，不利于档案管理信息化建设^[6]。

四、人工智能时代档案管理信息化建设路径

（一）革新理念加强信息化模式建设

在人工智能时代下，档案管理人员需要积极革新自己的管理理念，打造信息化档案管理发展模式。在应用人工智能技术促进档案管理信息化建设的过程中，管理人员需要坚持人本理念，明确人工智能技术应该先人工再智能这一关键原则。在管理工作中应该让人工智能技术起到辅助性作用，人的智慧要始终占据主导地位。也就是说管理人员不能过多地依赖人工智能技术，避免管理人员的决策地位和岗位职能边缘化和削弱化。

人工智能时代下，档案管理部门应该加强队伍建设，培养更多具有新理念以及具备驾驭新技术能力的优秀管理人才。人工智能技术的发展和应用对档案管理工作者提出了更高的要求，需要档案管理部门顺势而为，积极关注外部技术环境的发展和变化，培养管理人员自身的数字素养。同时还要求档案管理人员及时了解人工智能等新型信息技术的应用风险和负面效应，要提高他们的风险认知能力，使其能够明白人工智能技术是一把双刃剑^[7]。

要想应用人工智能技术促进档案管理信息化建设，需要获得广泛的工作人员支持。一方面需要档案管理人员缩短人工智能技术的接受过程，进一步提高自身的计算机操作水平。档案管理部门可以结合自身条件，在条件允许的情况下，设置全新的档案管理岗位。这样既能够应对人工智能技术的发展应用带来的挑战，还能够创造更多岗位，缓解社会就业压力，减少管理人员对人工智能技术的排斥和忽视心理。另一方面，档案管理部门需要意识到，人工智能技术的应用和档案管理信息化建设不仅仅需要技术投入，更需要各部门之间的交流和沟通。在系统设计方面以及数据库建立等方面都需要加强各部门的协调与合作，同时也要让其他部门人员充分相信人工智能技术，这样才可以有效发挥人工智能技术的优势，提高档案管理工作效率和质量。

（二）强化顶层设计减少档案安全风险

人工智能时代下档案管理信息化建设。需要以完善的制度体系作为保障，这样才能够有效减少人工智能所带来的风险和问题。档案管理部门应加强顶层设计，根据国家发布的《新一代人工智能治理原则——发展负责任的人工智能》《国家新一代人工智能标准体系建设指南》《生成式人工智能服务管理暂行办法》等指引性文件，并结合自身实际情况，建立完善的人工智能技术应用治理框架以及行动指南要求，以系统性和全局性的角度科学制定人工智能技术的应用计划。同时也要求档案管理部门各个管理人员科学应用人工智能技术，发挥人工智能技术的优势^[8]。

在制度层面需要档案管理部门明确人工智能的应用权责分配，建立完善的安全保障体系和科学合理的组织架构，从而使人工智能技术的应用能够贯穿于档案管理的全过程，并加强风险防控。为了进一步消除人工智能技术带来的风险，还可以积极促进企业、高校以及科研所等主体对人工智能技术进行专门的课题研究，实现人工智能在档案管理的可持续发展与应用。

除此之外，档案管理部门还应该建立规范的数据标准体系。除了管理标准、安全标准、隐私标准以及技术标准之外，还需要进一步强化档案管理的权益保障和数据质量控制。同时档案管理部门还应该建立全生命周期的数据应用配套细则，确保人工智能技术应用过程中所收集数据的来源可靠、要素合规且程序规范，这样才可以实现人工智能技术在档案管理中的安全应用。

（三）加强多方协同建立链条式监管体系

政策法规是档案管理信息化建设的重要保障，需要制定相关的法律法规和政策，明确各方责任和权利，确保档案信息安全和保密。同时，需要加强对档案管理部门和人员的监管和考核，确保档案管理工作的规范化和标准化。档案管理信息化建设需要多个部门的协同合作，包括政府、企业、社会组织等。在档案管理信息化建设过程中，应建立多方协同机制，明确各方责任和利益，加强沟通和合作，形成档案管理信息化的合力。档案管理信息化建设需要建立链条式监管体系，从档案数据的采集、存储、使用、传输等各个环节进行监管，确保档案信息的真实、完整、安全。需要加强对档案数据的管理和保护，建立档案数据的安全管理制度和技术措施，防止档案信息的泄露和丢失^[9]。

在具体进行档案管理信息化建设的过程中，应该遵循谁使用谁负责，谁运行谁负责的原则，各方监管主体应该遵守相应的原则，履行自己的职责和义务，重点监管相关使用者在应用人工智能过程中是否合法合规。同时企业内部也需要强化风险管控和安全保障，避免人工智能技术的应用出现失控或者滥用等风险。除此之外，还需要建立科学的问责机制，结合智能在档案数据管理应用过程中存在的问题，及时调整监管手段和措施，并优化现有的技术监管流程和评估体系。这样才能够完成对人工智能应用风险的闭环控制，为档案管理信息化建设提供有力的安全监管保障。

（四）融合多元技术提高信息化管理质量

人工智能技术并不是一项单独的技术，在档案管理信息化建设过程中需要融合多种技术手段，通过区块链，数字孪生等等实现前沿技术的集成运用，这样才可以有效保证信息化建设的质量，提高管理效果。

在应用区块链技术的过程中，档案管理部门可以应用非对称加密技术或者可信时间戳等，为档案数据库建立唯一标识符。这样能够有效避免档案数据在传输过程中被盗取、损坏或者篡改，提高档案数据的可靠性和真实性。同时档案管理人员还可以建立智能合约与共识机制，对档案数据库的访问权限进行严格控制，通过节点对节点的形式实现对数据的溯源和追踪。此外，管理人员还可以加强去中心化存储的应用，将数据分散成多个节点，并进行实时备份，确保档案数据的安全性，减少档案丢失的风险^[10]。

除了区块链技术之外，档案管理人员还需要积极应用数字孪生技术。该技术是以数字化的方式来构建物理实体虚拟模型，通过该技术可以帮助管理人员借助数据来实现数字与现实世界的虚实映射。在利用数字孪生技术时需要档案管理人员以可视化的形式呈现档案实体，系统设备的状态和档案馆建筑等等。运用该技术可以帮助管理人员实时感知和监控数据在传输和应用过程中遇到的风险以及不确定性因素，有效提高档案数据库的风险防范水平。

结束语：

综上所述，人工智能时代的到来对档案管理信息化建设提出了更高的要求，作为档案管理人员，应该积极革新自己的管理理念，创新管理模式，加强人工智能技术的应用。通过革新理念加强信息化模式建设、强化顶层设计减少档案安全风险、加强多方协同建立链条式监管体系、融合多元技术提高信息化管理质量。这样才能够促进人工智能时代下档案管理信息化的建设，推动人工智能技术和档案管理工作的融合。

参考文献：

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