在信息时代发展的要求下，企业办公系统的应用和工作实践，以及地方各级政府有关部门所属各级国家机关办公室的档案、文件和管理，自诞生以来发生了重大的历史性变化，档案工作者和现场操作人员在使用数字化管理手段获取大量重要数据和信息时，也将变得越来越快速、灵活和准确。中小企业办公档案等传统的信息化档案管理和服务处理方式，往往缺乏各种现代办公信息技术手段来支持管理，每一种处理方式本身都存在不合理、不科学的问题，缺乏合理性，随着服务成本的增加，其办公信息管理服务逐渐难以提高，其管理流程操作和流程往往变得极其繁琐和复杂，这不能使现代信息技术管理水平和办公工作流效率在很短的时间内迅速而显著地提高中小企业办公档案等现代信息技术管理水平和办公工作流效率。

1 信息化档案管理工作定义与特点

信息技术的快速、广泛和深入应用，无疑给我国办公档案信息管理领域带来了许多新的管理变革空间和市场机遇。其中最直接、最显著的影响之一是信息技术在现代互联网系统下成功应用于办公室档案数字化管理和工作过程控制。信息工作档案的智能化管理是指如何有效地将新一代信息技术应用于办公档案的信息收集、保存和管理。总的来说，信息化的数字档案管理模式可以彻底打破传统的依靠纸质记录的档案保存模式，将其彻底转变为数字档案管理服务模式。这是档案工作模式的根本性转变，应以信息档案记录实施监督机构的重要作用为基础进行。

一般来说，在此前提下，基础档案信息化建设和管理必须具备以下特点：第一，基础档案信息化工程管理服务项目的正常开展应以现行相关的信息化法律法规为基础，这是基础档案信息化的核心特征。在档案基础服务信息化管理的全过程中，要始终遵循国家及有关行政部门、大型企业集团制定和实施的现行政策、方针、法律法规。其次，信息化后的档案技术管理形式已经从传统的简单的实物文档形式转变为数字技术，这无疑是现代信息化企业档案技术管理最直观、最显著的突出特点。电子档案能够迅速取代以往的实体档案，并在企业其他专业部门得到广泛应用，这是现代信息化后档案工作有效发展的三个基本条件。第三，信息化档案网络管理平台能够有效实施案例网络化管理，进一步为推动办公信息档案数字化管理方式的集成创新奠定坚实的实践基础。

2 信息时代办公室档案管理工作中的不足之处

在信息时代，办公室档案的规范化管理和工作流程的正常发展，对档案人员和工作人员的信息技术素质和信息知识覆盖率提出了很高的要求，这并不像读者想象得那么简单。这种新的特征现象的真正主要社会原因可能不是信息办公时代的自然因素，而是现代信息技术在我国办公档案管理实践中没有得到广泛应用。甚至可以说，只有在信息时代，办公室档案标准化管理的工作环境与现代信息技术才能真正有效地融合。目前，办公室档案的科技管理和工作过程中存在着明显的问题，主要是由于科技管理办公室工作人员专业素质不高，未能及时树立正确全面的办公室信息和管理意识，社会环境不断变化，科技水平需要不断提高，办公部作为国家企业主要管理部门的核心职能部门，应继续关注当前信息时代信息社会的发展，应用先进的信息技术知识，从而进一步更全面地培养我国的办公室人才队伍。

3 信息化办公室档案管理创新途径

3.1档案管理工作人员的创新

在信息时代，办公档案业务管理创新的有效快速发展也需要一大批具有高水平专业创新素养的专职工作指导员作为发展的基础。在信息化实践创新工作的开展过程中，参与人员的实践创新能力和综合业务素质是决定办公室档案实际管理创新质量成败的关键主观制约因素。首先，办公室档案管理人员的素质是一个重要的主观因素。首先，作为工作执行的主体，办公室档案管理人员的职业素质和个人素质往往对办公室档案和档案管理的质量产生更直接、更深远的决定性影响。因此，对文件档案人员进行有效管理的第一步，就是要在管理和人事工作上进行有效的创新。文件档案管理和工作人员自身的有效创新，也应视为从内到外对文件档案管理和人员的创新，从这个根本上创新文件档案工作机制和管理。负责组织档案仓库规范化管理的专业人员也应具有较强的专业素质。首先，档案管理人员不应该有自己的专业思想和技能。第二，档案管理人员不仅要有自己的专业技能，还要有自己的专业技能，自主学习运用计算机管理等多种现代档案管理新思维模式，自主寻找现代档案业务管理的有效模式。档案信息管理部门的工作人员不仅要依靠重要人物具备良好的专业素质和人文素质，还要全面提高工作软实力。今后，乡镇机关档案信息系统的现代化建设，其管理和策略要与时俱进。只有这样，我们才能最终实现办公室工作运行效率的不断提高。因此，企业管理者应继续创新企业办公室档案综合管理相关人员的高效管理和战略管理，引导企业及其人员学习新的高效经营理念，逐步引入企业新的经营管理模式。创新利用档案在档案管理中应特别注意以下两点。首先，提高档案管理人员和档案工作者的档案硬基础实力。二是要求档案基础管理科工作人员进一步树立科学、正确发展信息资源管理的职业意识。这样，就可以尽快有效地解决部门人员专业素质严重低下、工作积极性和工作效率低下带来的瓶颈问题，从整体上有效地提高基础档案信息管理的应用质量。合理、充分地利用各类人才，将充分发挥其个人能力资源的最大利用价值，在知识经济信息时代的要求下，实现现代办公档案信息管理档案质量的质的飞跃。

3.2建设信息化档案管理

办公室档案信息分类统一管理办公室的管理工作是由于涉及各种档案资料的档案信息系统极其复杂，任务处理繁琐，要求相关管理人员迅速分类管理，以最合理、最恰当、最及时、最全面的方式对办公室工作中与过渡使用文件有关的各类档案和数据资源进行分类，当相关工作处理人员下次需要查询或使用其他单据时，可以在最短的有效工作处理时间内快速找到。长期以来，随着纸质档案的沉淀，档案数量不可避免地会发生显著变化和增加，导致相关企业档案质量安全管理监督部门工作体系运行质量和效率低下，不能保证我国各重点企业档案的全面、满足自身素质发展和建设的需要。近年来，随着信息技术的不断完善和更新，以及网络时代的快速发展，办公档案的综合管理出现了一些新的机遇。信息技术工具在现代化办公室档案和管理人员工作过程活动中大量地得到应用，能够切实使广大档案行政管理与工作人员服务的档案效率水平和案卷质量管理水平得以进一步提升，不但光能够进一步加快档案信息检索查找检索速度，节约办案劳动力，还能够显著节省了档案库房存放物品空间，减少企业档案的管理成本。将这种信息化电子档案的管理工作方式来和传统纸质档案的管理形式进行一次比较，信息化的档案工作管理更能够有效使工作信息工作的可持久性度和数据安全性进一步得以全面提升。而进行科学与合理之间的管理改革，可以更好推动行政办公室档案数字化管理的工作机制的健康持续良性发展，档案工作者则应努力在大型企业机构的资金支持前提下，引进相关先进的信息管理技术。您可以选择安装文件安全系统的安全模式，以确保您自己的文件安全。文件安全工作并非总是独立进行的。其职能将与各档案管理员的具体工作内容紧密结合，以更有效地体现档案信息安全管理职能的应用和创新成果。同时，通过共享信息快速自动连接文件内容，在公司各相关部门建立信息共享资源平台，使不同相关部门能够有效、及时、快速地自动更新或存储相关信息和数据。不只光是能够有效使公司不同经营部门信息之间存在的内在关联性价值得以持续提升，还包括能够真正有效的节约企业不同职能部门员工因进行信息交互沟通活动所需要耽误工作的宝贵时间，最终可以达到显著提升整体企业人员工作学习效率及获取经济收益能力的预期目的。

3.3创新档案管理模式

传统在办公室档案文件管理归档时往往存在著诸多管理不足疏漏之妙处，因所涉及管理的各种文件数量异常庞大，种类极其繁琐，在具体对这些档案信息进行科学归类及存放归档时因缺乏规范系统性管理的文件条例，导致各种文件信息缺失疏漏的尴尬情况更是时常有所发生。因此，办公室档案和管理档案工作等人员均应通过借鉴国际科学先进适用的企业管理运作模式等来尽快使各类企业信息需求迅速得以及时满足。传统档案管理模式下的档案流失也是一件常见的事情。此外，办公室员工很容易找到公司实际需要长期保存的各种文件，这将对他们工作环境的整体正常管理和运营产生非常负面和有害的长期影响，从而大大降低他们的企业经济效益。此外，企业还需要人员及时查找所有需要丢失的文件，消耗了大量的信息资源，这不仅增加了公司档案的管理和运营成本，也大大增加了企业管理和工作人员管理的工作压力和难度。因此，科学与合理适用的电子档案综合管理组织模式无疑对企业信息化与档案数字化管理组织工作模式的深入开展也有着一个至关极重要的重要作用。在这种当前办公环境要求下，办公室档案的管理服务工作及人员都应注重创新其工作模式，针对所有已经可以接收及存入计算机的电子文件信息而言，建立了一个科学完善有序的电脑档案信息管理服务系统，以所有不同的档案类型的工作内容要求及文件性质等为参考依据来对其资料进行科学合理的分类整理并统一为其资料编号排序等号，准确存放。针对通过新技术使收集资料并将记录留存下去的纸质文件档案更为便于归档管理，工作相关人员都将需要对记录其原始信息资料进行加密或者备份，并能够通过采用到计算机电子信息系统管理中来的一种方式来在资料记录工作完毕了之后来重新进行存档管理或编号。这样设计的原因一来，在当人们确实需要快速的查找其相关的文件时，并完全可以通过直接的采用到计算机硬盘中存储的方式进行重新地查找其相关类别编号，在一个尽可能的最短的工作时间范围内能够轻松地找到所有其他用户所认为真正所需要所记录下来的相关文件。为了保证能够同时确保所有文件使用其更高的安全性，应采取措施尽量地创建备份恢复系统，预防出现文件数据丢失甚至损毁等的一些极端情况发生并因此对公司整个及企业经济效益也可能为此带来了极大损失。在实际对各类档案工作进行日常管理工作过程的中，会发现因为许多特殊技术的操作原因从而导致了档案记录内容模糊，这些异常情况可能会进一步对各种信息档案系统的档案安全性工作产生极大威胁，对其他档案工作项目的工作开展亦产生重大消极性影响，因此企业应该进一步对现行档案记录管理使用方式等进行相应改革，创新企业档案登记管理相关工作及人员均应严格明确好自身相关职责。举例来说，接收到了新产生的档案文件副本后，应该先全面详细了解一下其中含有的有关信息，确保文件档案副本的储存安全，方法最好是尽快建立责任分工和制度，明确归档工作人员应有的相关个人责任，科学地合理规范地安排规划各项工作内容，这样做也将能更加有效快捷地大大减少归档文件副本出错处理的失误机会，并能够在文书档案副本管理运行过程中及时发现重要问题信息后加以及时处理。

4 结束语

在现今我国的经济技术飞速地发展着的历史背景条件之下，人类社会目前已正式进入办公信息化管理时代，办公室各项运行的管理信息化体系已经呈现显示出一个日渐趋向完备化的良性发展状态之势，而办公室其内部档案的管理更是作为办公内部日常管理体系中至关重要的工作环节中之一，在各项业务运作管理流程中它的管理重要性显得越来越为突出，必须及时采取一切有效管理措施才能提高现代办公室档案工作管理工作质量效果与效率。对此，需要尽快转变机关办公室档案信息管理思想理念，建立与健全基层档案信息安全管理的机制，构建公共档案信息资源综合管理服务系统，提高基础档案安全管理及工作流程的信息系统安全性，这些举措对于推动档案系统安全管理各项工作内容的深入更好高效开展落实以及其他各类相关基础性工作平台的稳定正常安全运行均发挥了着其尤为积极重要意义的作用。

参考文献：

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