引言

在数字化浪潮席卷的当下，事业单位档案管理面临转型变革。传统纸质档案管理的局限性日益凸显，而电子档案以其多种优势逐渐成为发展趋势，在事业单位管理工作中占据着不可替代的重要地位，这促使我们深入探索事业单位电子档案信息化建设相关问题。

一、事业单位电子档案信息化建设的重要意义

（一）提升档案信息化管理水平

事业单位构建统一的电子档案信息平台，对监察审查工作十分有利。平台集中存储档案并规范整理，监管部门可快速获取信息，便于监督工作。如财务审计时，审计人员能迅速调出财务档案审查，提高效率与准确性。电子档案检索借助大数据技术，通过关键词能快速定位目标档案，确保及时获取信息，且其生成、存储的记录与验证机制有助于保证信息真实性。另外，事业单位的非结构化数据经数字化保存，可避免传统存储方式下的丢失或损坏，提升档案信息化管理水平。

（二）提高人事档案管理效率

传统纸质人事档案管理查询效率低，在大型事业单位，员工众多、人事档案量大，查询某员工信息时，档案管理员人工查找卷宗会耗费大量时间精力。电子档案简化查询流程，输入员工相关信息即可快速定位人事档案，还能设置权限保证安全性与查询针对性。同时，电子人事档案促进部门间信息共享，方便在人力资源、财务、业务等部门间流转，降低跨部门合作难度，提高整体工作效率。

（三）有助于减少成本投入

电子档案信息化建设实现无纸化办公，减少物理空间需求。纸质档案需专门空间存放，数量增加时占用更多办公空间，而电子档案存储在设备中无需大量空间。纸质档案易受环境因素影响，电子档案则降低这种损坏风险。从管理维护成本看，纸质档案的整理、归档、查找等工作耗费大量人力，还需定期防虫防潮等维护，电子档案主要维护存储设备和软件系统，成本相对较低^[1]。

二、事业单位电子档案信息化现存的主要问题

（一）大数据技术应用不足

在事业单位的电子档案管理中，大数据技术的应用大多停留在常规工作层面。仅仅将电子档案进行简单的存储和基本的分类整理，缺乏对档案数据深入的分析挖掘。例如，未能从大量的业务档案数据中挖掘出业务发展趋势、潜在风险等有价值的信息，从而无法为决策提供深度支持。人工数据录入是另一个限制管理效率的因素，大部分事业单位仍然依赖人工将纸质档案转化为电子档案，这一过程不仅耗时费力，而且容易出现人为错误。此外，关键词检索功能不完善也严重影响文件调用效率，由于缺乏精准的关键词索引构建，在查找特定档案时，可能会出现大量无关结果或者无法准确找到目标档案的情况，降低了电子档案管理的整体效能。

（二）网络安全风险突出

在数据存储环节，事业单位的电子档案面临诸多风险。外部攻击的威胁始终存在，黑客可能试图入侵存储系统窃取或篡改重要档案数据。同时，内部管理不善也是一个隐患，例如员工的不当操作、权限管理混乱等都可能导致数据泄露或损坏。在数据传递与共享环节，技术与制度差异带来风险。不同的部门或合作单位可能采用不同的技术标准和安全协议，这在数据共享时容易出现兼容性问题和安全漏洞。而且，由于缺乏统一的制度规范，数据传递过程中的安全责任难以明确界定。数据更新环节也存在风险，人工录入方式的弊端在这一环节凸显，人工更新容易出现数据录入错误、更新不及时等问题，影响电子档案的准确性和时效性，进而危及整个网络安全体系^[2]。

（三）档案工作人员自身综合素质不高

随着电子档案管理的发展，对档案工作人员的电子档案管理技能要求不断提高。他们需要掌握电子档案管理软件的操作、数据安全维护、大数据分析等多方面的知识和技能。然而，目前管理层对电子档案管理的重视不足，在资金、培训资源等方面的投入和支持欠缺，导致工作人员缺乏提升自身素质的机会。另外，招聘标准宽松致使人员素质参差不齐。部分事业单位在招聘档案工作人员时，没有严格的专业和技能要求，使得一些缺乏电子档案管理专业知识和技能的人员进入岗位，无法满足电子档案信息化建设的需求，影响了电子档案管理工作的质量和效率。

三、事业单位电子档案信息化的改进措施

（一）提升信息化层次，深化大数据技术的应用

要提升事业单位电子档案信息化层次，需将大数据技术深度融入档案管理工作流程。从档案的收集、整理到存储、检索等各个环节，利用大数据技术进行优化。例如，在收集环节，通过大数据技术自动识别和分类不同类型的档案信息。各部门参与度的调整优化也至关重要，改变以往档案管理仅由档案部门负责的模式，让各个业务部门积极参与，如业务部门在工作过程中按照大数据技术要求对本部门产生的档案进行初步整理和标记。加强信息深度加工和利用，不仅要存储档案，还要挖掘档案中的隐藏信息，为单位决策提供数据支持。提高服务终端建设水平，确保用户在查询档案时能有便捷的交互界面，同时提高信息资源录入便捷性，减少人工录入错误。与第三方技术合作也是有效途径，借助专业的技术力量提高检索效率和精度，如采用先进的搜索引擎算法，使关键词检索更加精准，快速定位目标档案。

（二）强化安全防控，优化网络环境

在档案存储方面的安全防护上，要遵循保密性、完整性和可用性原则。建立备份是关键措施，如采用异地备份、多版本备份等方式，防止因硬件故障、自然灾害等导致数据丢失。在数据传输和共享方面，建立安全通路，确保数据在传输过程中的加密性。统一标准有助于解决不同系统间的兼容性问题，如制定统一的数据格式和传输协议。同时，建立监测手段，实时监控数据传输状态，及时发现并阻止外部攻击和数据泄露。对于数据更新方面，实施实时检测，确保更新数据的准确性和合法性。权限建设要明确不同人员的操作权限，防止越权操作。此外，采用多元化保障方案，物理隔离可以将核心档案存储区域与外部网络隔离，降低外部攻击风险；网络访问管控则通过设置访问规则，限制非法访问，全方位优化网络环境。

（三）加大业务培训力度，提供档案信息化支撑

招聘时严格考核管理人员的专业素养和品性是构建高素质档案管理队伍的基础。考核内容应涵盖电子档案管理知识、信息技术能力以及职业道德等方面。制定完善的人才培养计划并定期组织培训，培训内容要与时俱进，包括新的档案管理技术、软件操作、安全防范知识等。例如，定期开展关于大数据档案管理和网络安全防护的培训课程。强化思想教育，提升服务意识和遵守制度的自觉性，让档案管理人员深刻认识到档案工作的重要性和严肃性。通过思想教育，促使他们积极主动地为单位内部和外部的档案需求者提供优质服务，严格遵守档案管理的各项制度，确保电子档案信息化建设的顺利推进^[3]。

结语

综上，电子档案管理在事业单位中占据着重要地位，是信息资产的关键部分，对决策、管理、协作等有着重要意义。事业单位在电子档案信息化建设中有保护信息安全完整、推动管理规范化标准化、提升服务水平等责任使命。展望未来，随着技术发展，事业单位电子档案信息化建设将朝着智能化、高效化、安全化方向发展，这将促使其更好地适应社会需求并迈向更高层次。

参考文献

[1]王洪祥.电子档案归档工作及档案信息化建设探讨[J].黑龙江档案,2022,(06):151-153.

[2]周新永.大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探究[J].黑龙江档案,2022,(04):195-197.

[3]吴慧萍.新时期档案管理信息化的对策探究[J].兰台内外,2022,(19):7-9.

作者简介：黄成容 1980.2 女 渝黔 汉族 本科 档案馆员 专业技术九级 重庆市黔江区未年人保护中心 研究方向:档案