文书档案是事业单位日常运行过程中重要的无形资产，大数据背景下如何实现办公室文书档案的高效管理，确保档案存储的安全性与完整性，则至关重要。而传统的档案管理方式已经无法满足现代社会的需求，数字化档案管理成为必然趋势。借助大数据先进的算法功能与数据分析处理，实现办公室文书档案的智能化处理，从而确保办公室文书档案的高效利用和长期保存^[1]。

一、强化文书档案管理认知，转变文书档案管理理念

大数据背景下办公室文书档案管理应结合先进的思想改进文书档案管理工作。管理人员要转变过去的管理理念，契合大数据时代的管理需求，充分发挥大数据技术的应用优势，以促使档案管理向更加智能化、自动化的方向发展。一方面，管理人员需要树立数据驱动的管理理念，将数据分析作为档案管理的核心环节。通过分析档案数据，可以发现档案管理中的问题和不足，从而有针对性地进行改进。另一方面，要注重档案信息的整合与共享，打破信息孤岛，实现跨部门、跨领域的数据互联互通^[2]。这不仅有助于提高档案利用的效率，还能为决策提供更加全面和准确的数据支持。最后，管理人员应积极学习和掌握大数据技术，提升自身的数据处理能力和信息化水平，以适应档案管理数字化、智能化的发展趋势。进而打造高技能、高素质的档案管理队伍，从而为实现档案管理的信息化、规范化、流程化与标准化打好人才基础。

二、完善文书档案信息化管理体系，确保文书档案管理的完整性

文书档案信息化管理体系涉及的内容应当包括档案的数字化处理、电子档案的存储与备份、档案信息检索系统的建立以及档案安全与保密措施的完善。

（一）档案数字化处理

对于档案数字化处理而言，基于大数据技术的支持实现档案信息的数字化管理，是构建文书档案信息化管理系统的基础。通过自动扫描、图像处理等技术，将传统的纸质文档识别、提取、转化为电子档案，就根据转化结果将文书档案数据分类，以便于工作人员检索和存储文件。

（二）电子档案的存储与备份

对于电子档案的存储与备份而言，尽管大数据支持下的文书档案管理更加的方便、快捷，但是随之而来的数据安全也是文书档案信息化管理系统需重点关注的内容。基于此应当采取更为先进的存储设备，如云存储服务，以及定期进行数据备份，确保电子档案的长期安全与稳定。对于数据备份，则应当制定详尽的备份计划，包括备份频率、备份方式以及备份数据的检验机制，确保在发生数据丢失或损坏的情况下能够迅速恢复。针对办公室文书档案的访问频率，分别使用不同级别的存储介质，如将频繁访问的数据存储于高速SSD之上，而将较少访问的冷数据置于传统硬盘或磁带之中，此举可兼顾数据的访问速度与存储成本，从而确保关键数据得以迅速访问^[3]。

（三）档案信息检索系统

对于档案信息检索系统而言，其应当注重用户体验和检索效率。系统应具备强大的搜索引擎，支持多条件组合查询、全文检索以及智能推荐，通过输入不同的关键词，细分检索标准，以提高检索的准确性和速度。且为了适应不同用户的需求，系统应提供个性化设置选项，允许用户根据自己的工作习惯调整界面布局和检索参数。在确保检索系统高效运行的同时，还需注重数据的整合与共享。通过建立统一的数据标准和格式，实现不同部门、不同系统间的数据互联互通，从而打破信息孤岛，提高文书档案的利用效率。同时，应加强与其他信息化系统的集成，如办公自动化系统、企业资源规划系统等，使文书档案管理与日常工作流程紧密结合，进一步提升工作效率。

（四）档案安全与保密措施

档案安全与保密措施的完善是保障档案信息安全的关键，需要制定严格的访问权限和加密措施，防止档案信息泄露和非法访问。大数据技术为办公室文书档案的安全性和完整性提供了有效的助力。在实际应用的过程中，大数据技术作为一种安全保障，也将保障办公室文书档案的管理安全。其一，建立实时监控和异常响应机制。在文书档案管理系统内，引入大数据技术开展实时监测，进而识别异常访问行为或潜在的安全威胁^[4]。当识别到系统非法入侵时，系统能够立即采取措施，自动锁定账户、切断网络连接，以防止进一步的损害。其二，采用先进的数据加密技术。对敏感的档案信息进行多层次加密处理，确保即使数据被非法获取，也难以被解读。此外，定期更新加密算法和密钥，以应对日益复杂的网络攻击手段。其三，实施细致的访问控制策略。根据员工的职责和权限，设定不同的访问级别，确保员工只能访问其工作所需的相关档案信息，从而降低信息泄露的风险。

三、加强信息化管理平台建设，强化文书档案管理

对于办公室文书档案管理而言，信息化管理平台的建设要关注档案信息管理与信息共享两大层面的内容。

（一）完善档案信息规范管理机制

信息平台的搭建为工作人员查看档案信息提供窗口，这一过程中如何实现规范化的管理，则可以借助大数据技术，改变原有的管理模式。一方面，针对电子档案库的功能需求，明确档案库内的信息类别，如基本信息类（档案编号、日期、责任人等）、文档类型类（合同、报告、计划、通知等）、时间维度类（年度档案、季度文件、月度汇报等）、主题分类（项目档案、人事档案、财务档案等）、状态分类（待处理档案、已审核档案、已销毁档案等）、权限控制（公开档案、内部档案、机密档案等）、关联信息等。另一方面，则需要规范档案信息的录入流程，采取统一的格式标准，通过智能录入或人工录入的方式，以确保录入档案信息的完整性。

（二）健全档案信息共享机制

档案信息共享可以最大程度地发挥办公室文书档案的价值，以供各个部门查阅相关材料，及时更新和利用。具体而言，以分布式存储为基础，解决传统模式下存储受限的问题，进而满足大数据背景下的存储需求。一是采用云存储技术，通过将档案信息存储在云端，不但可以提升存储容量，还能实现随时随地的访问与管理。云存储提供了高可用性和冗余备份，确保数据的安全性与可靠性，同时降低了硬件投资和维护成本^[5]。二是使用API接口的集成：通过开放API接口，与其他系统（如项目管理系统、人力资源系统、财务系统等）进行整合，形成信息共享的生态圈，从而提高跨部门协作的效率。三是推广数据可视化工具：通过数据可视化工具，将档案信息以图表、仪表盘等形式展示，使得复杂的数据更加易于理解和分析，从而帮助各部门快速把握关键信息。

四、总结

综上，大数据加持下办公室文书档案管理逐渐向信息化、智能化及自动化方向迈进，这一过程中注意完善各类文书档案管理系统，确保档案信息的安全性与完整性，实现有效的档案信息共享，不仅能够提高整体的办公效率，也能更好地协同各个部门，充分发挥文书档案的潜在价值，为组织的战略决策提供支持。

参考文献：

[1] 王丽.大数据时代文书档案管理的挑战与应对策略[J].兰台世界, 2024(4).

[2] 张海涛.大数据背景下事业单位办公室文书档案管理[J].黑龙江史志, 2023(7):122-124.

[3] 李晶.基于大数据的事业单位办公室文书档案管理分析[J].办公室业务, 2023(2):148-149.

[4] 刘杨.大数据势态下事业单位文书档案信息化建设策略分析[J].电子乐园, 2022(003):000.

[5] 王睿皎.大数据背景下事业单位办公室文书档案管理的困境与出路[J].办公室业务, 2024(3):16-18.

作者简介：黄成容 1980.2 女 渝黔 汉族 本科 档案馆员 专业技术九级 重庆市黔江区未年人保护中心 研究方向:档案