引言

“十四五”全国档案事业发展规划中指出新时期主要任务之一“全面推进档案治理体系建设，提升档案治理效能”，其中明确提出“完善档案法规和标准规范”。因此，高职院校档案馆服务标准化是非常重要紧迫的工作。

标准是“通过标准化活动，按照规定的程序经协商一致制定，为各种活动或其结果提供规则、指南或特性，供共同使用和重复使用的一种文件”。档案馆服务标准是我国档案工作标准体系的重要组成部分，有利于改善目前档案馆服务主体职责不明、档案资源共享困难、档案服务模式参差不齐、档案服务机制僵化及档案服务成效难以衡量的现状。制订档案馆服务标准应遵循开放性原则，吸收国际标准、发达国家相关标准、国家有关公共文化服务标准及图情信息服务相关标准，形成既与其他标准相协调又可以指导档案高质量服务的档案馆服务标准体系。高职院校档案馆是国家档案工作的组成部分，应该积极响应国家的号召，充分抓住机遇，参与到服务标准化建立工作中，促进自身高质量发展。（下图为文章主题词网络关系图）

1 高职院校档案服务标准化工作现状及存在问题

长期以来，高职院校档案馆主要面向校内党政、教学、科研等部门提供服务，对公众开放有限，馆藏资源多为文书档案，服务模式较为传统，以纸质为主，数字化服务不足。档案馆员缺乏主动提供专业知识咨询的意识，档案服务的宣传力度不够。此外，档案利用方式单一，主要依赖上门查询，公众难以通过网络获取相关信息。档案数字化管理的缺乏，导致档案资源共享和利用效率较低，亟需通过标准化路径提升档案服务质量。

2 高职院校档案服务开展标准化工作必要性

高职院校档案服务的标准化，既是适应现代化服务业发展的必然选择，也是提高档案管理和利用效率的关键手段。档案作为重要的知识资源和历史凭证，承担着重要的社会服务职能，但长期以来，高职院校档案服务面临较为封闭的局限。黄霄羽（2022）指出，档案馆服务标准是档案高质量服务的法律保障，能够为档案服务提供统一指导和建设规范，实现服务规模化升级，并通过绩效评估持续优化档案服务效能。

此外，档案服务标准化有助于档案管理的数字化和信息化发展。当前，档案信息化工作是高职院校档案馆提升服务效能的关键途径。档案资源的数字化处理不仅能提升档案信息的共享性和开放性，还能提高服务的便捷性和效率，进一步推动学校行政、教学和科研工作的顺利进行。

王玉娟（2020）则强调，标准化改革对于档案服务业的发展意义重大，档案服务的分工细化与规模化发展都离不开系统化的标准体系设计。地方标准的制定必须着眼于提升社会公共服务治理水平，增强地方企业的特色优势和行业竞争力。

3 高职院校档案服务标准化工作方式及路径

3.1构建档案业务管理的规范化标准

高职院校档案服务的标准化管理首先需要在档案业务管理方面实现规范化。档案业务管理规范化旨在建立一套科学、明确的操作标准，以确保档案业务活动能够有序、高效地开展。档案业务活动不仅涉及文书的形成与流转，还需要处理人员、工具等多方面因素，因此，需要从多个方面入手，确保服务的系统性与连贯性。

3.1.1制定标准化的工作流程

高职院校档案业务活动的流程应根据具体的服务需求进行细化。例如，档案利用服务的响应时间需要有明确的规定，以保证用户能够及时获取所需档案资源。在标准化工作流程中，应根据不同档案业务环节制定操作性强的标准，并确保每个环节的衔接与协调，以提高档案服务的响应速度和服务质量。

3.1.2用户管理的标准化

用户管理的规范化是提升档案服务质量的关键环节之一。通过对用户群体进行分级分类管理，档案馆能够更加精准地提供服务。对于大众用户和潜在用户，可以根据其具体需求提供个性化、多样化的档案利用服务。通过优化用户管理体系，档案馆能够更好地满足不同用户的多元需求，并提升整体服务满意度。

3.1.3工具与设备的标准化

在提供档案服务的过程中，工具与设备的规范化同样至关重要。在硬件方面，档案馆必须严格按照《档案馆建设设计规范》建设合适的档案库房、办公和服务设施，确保环境的舒适性与安全性。同时，根据档案资料的保密性要求，对计算机等设备进行分级分类管理，提供便捷、易用的检索工具，确保用户能够高效查阅档案。在软件方面，档案馆需要配备适合不同年龄和需求的辅助工具，提供操作简单易行的使用指引，提升用户体验。

3.1.4建立档案服务评价标准

为了确保档案服务的规范化实施，建立科学的服务评价体系至关重要。档案服务评价标准应涵盖多个方面，包括档案利用工作量、利用率、检索工具的易用性、档案数字化率等。此外，还需要设立档案开发利用成果的评价标准以及用户满意度的评价体系，确保档案服务能够持续优化。

3.2构建档案资源标准化应用服务

档案资源的标准化应用是推动档案服务数字化与信息化建设的核心环节。近年来，国家档案局积极推动电子文件归档与管理的标准化工作，并出台了多项相关的标准，如《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》等。这些标准为高职院校档案馆的数字化建设提供了指导与支持。

3.2.1建立规范的电子文件管理系统

档案资源的标准化应用首先需要建立统一的电子文件管理系统。电子文件的生成和管理过程应严格按照国家相关标准执行，确保文件格式的统一与管理过程的规范化。与此同时，档案馆还需要对现有的纸质档案进行数字化处理，与专业公司合作，确保数据质量与安全性。

3.2.2档案目录的标准化

档案目录的标准化是档案资源管理的重要组成部分。档案馆需要采用专业、规范的目录著录格式，为档案服务奠定坚实的基础。此外，档案馆还应根据《公务类电子邮件归档管理规则》收集电子邮件，建立健全的电子文档系统，丰富档案数据库资源。

3.2.3推动档案资源的数字化与信息化

推动档案资源的数字化与信息化是高职院校档案服务标准化工作的核心任务之一。档案信息化不仅能够提升档案资源的开放性与共享性，还能够提高档案管理的效率与安全性。档案馆需要利用现代信息技术，构建全面的档案信息管理系统，实现档案资源的规范化管理与高效利用。

3.3提升档案服务质量的策略

为了确保高职院校档案服务标准化工作的顺利开展，档案馆需要从多个方面入手，提升整体的服务质量。

3.3.1优化档案资源体系

高职院校档案馆需要统一规划、统一标准，构建一体化的档案资源管理体系。通过整合资源、合理规划，可以实现信息资源的共享与统一管理，从而减少重复投资，提升档案服务的整体效能。此外，档案馆还应不断完善档案管理系统，实时更新与完善档案信息，确保档案资源的动态管理与高效利用。

3.3.2增强档案管理人员的专业素质

档案服务标准化的顺利实施离不开高素质的档案管理人员。高职院校档案馆需要加强档案人才的培养，通过定期的业务培训和知识更新，确保档案人员具备扎实的专业知识与技能。通过提升档案管理人员的专业素质，档案馆能够更好地适应档案服务数字化、标准化的需求，为用户提供更优质的服务。

3.3.3利用信息技术推动档案服务创新

在信息技术快速发展的背景下，档案馆应充分利用现代化的信息技术，推动档案服务模式的创新与升级。例如，档案馆可以通过企业微信、电子邮件、网络视频等技术手段，提升用户咨询与档案查阅的便捷性。此外，还可以通过建立线上档案服务平台，进一步扩大档案服务的覆盖范围，提升用户体验。

4 实现高职院校档案服务标准化环境及条件

4.1外部环境方面

4.1.1加快与国际档案服务工作标准化接轨

在档案标服务准化工作开展中，应当努力提升其核心地位，能够积极争取资金加快档案标准化工作的进程。在国内长期性的开展标准化工作，让其朝着国际化的方向发展，能够承担其档案与管理等具有密切联系的任务，确保在标准事务的管理上拥有一定的平等交流权利。

4.1.2争取得到政府支持，加大投入力度

在国内，制订与修订标准的经费来源于政府的拨款；作为一项社会公益事业，档案服务标准化所带来的经济效益与社会效益是空前巨大的，因此，在档案标准化服务开展中，要争取得到政府支持。

4.1.3扩展档案服务标准化的宣传推广力度

长期以来，国内的档案部门主要是服务于政府机构、专业人员与编史修志的研究人员。随着人们知识量的拓展与积累，对于档案的观念意识也在潜移默化中逐渐地加以转变，同时也体现出了对档案的更大需求。档案服务工作标准化也是与广大用户、从业人员有着直接密切关系的工作。无论是外部的档案用户，还是内部的档案管理人员，都应当通过宣传教育的方式，让其对档案服务工作标准化有一个全面的认识，能够了解其重要性，才能确保档案服务标准化工作得以顺利的开展。

4.2在内部环境方面

4.2.1加强档案服务前端控制

公文形成、流转之后才形成档案，要注意加强与文秘部门的合作，在档案形成前端就规范化、标准化管理。利用科技手段，使档案前段形成规范化。网页制作要便民、利民、亲民，服务内容要实用、普惠，依托符合高职院校学生特点的公共服务平台，按照国家数字化标准形成规范化元数据，使档案形成之初数据就可控、标准化。

4.2.2档案服务标准化推行的关键在于“以我为主”的立卷归档原则的实施

档案服务标准化前提是档案工作标准化。在实践过程中，档案工作标准化的实施会受到重复的、相近的公文与无序的立卷组合的影响。所以，最大化档案保管的利用价值、简便化检索利用、完整化案卷，才能够实现档案工作标准化。在立卷归档中“以我为主”的工作实施就能够解决这一问题。把握“以我为主”的原则，也就是归档的文件能够以单位的形成文件作为主体，这样不仅在实际的文书立卷归档中长期坚持与行为的原则，同时，也能够推进档案工作标准化。为档案服务标准化夯实基础。

4.2.3提高工作效率，积极做好基础工作

档案服务标准化的实现依靠档案工作的标准化，基础工作直接影响档案工作标准化。只有夯实做好档案管理日常工作，运用现代化科学技术，系统化、条理化的整理分散的档案，才能够让工作效率得以提升，为档案标准化工作的开展打下基础。工作过程制定工作流程，使各环节明晰易操作，使档案服务标准化可行。

4.2.4强化档案人才培养，努力提高档案人员的基本素质

当今社会科技迅猛发展，技术变革为各行各业带来巨大的冲击。在这样的大环境下，也使得档案服务的服务对象、工作任务、管理方式以及工作环境都发生巨大的变化，档案人员的基本素质长期以来都是困扰着档案服务开展的问题。只有强调档案标准化人才的培训工作，才能够让档案人员的标准化知识能够做到与时俱进，提升自己的业务素质，为实施档案服务标准化提供有力保障。

参考文献

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