企业具有一定的社会效益，在服务大众以及助力经济发展中十分重要，其中档案管理作为企业的重要内容，需要不断的优化和更新管理的理念以及模式，有效的将信息化的管理方式应用其中，结合企业的特色以及属性等，构建出适宜的档案信息化管理系统，并培养更多具有创新性以及专业性的档案管理人才，进而提高档案管理的质量。

一、信息化档案管理的概述和重要性

信息化管理就是使用现代信息技术将传统的纸质化管理转变为数字化的管理模式，同时也将资料的收集、归档、整理以及销毁等环节融入其中。在传统的纸质化的档案管理中，效率比较低，需要花费较大的成本，档案的记录、收集以及查询也不方便，通过使用信息化的手段，促进了资源的组合以及利用；同时在信息化的管理中，能够实现资源的共享，让档案的收集和整理效率更高，档案的管理也更加全面，对开发和利用档案信息奠定了良好的基础。

在企业发展的过程中，档案的数量以及种类越来越多，对工作人员的管理要求也逐渐提升，档案管理人员的工作任务越来越重，借助信息化的档案管理，能够在很大的程度上减轻管理人员的工作压力，同时档案管理的效率也能够显著的提升。其次，档案资料的保存稳定性更高，在纸质化管理的过程中，很容易使档案造成破损或者丢失，但是电子档案能够对档案进行长期的储存，提高了档案的稳定性。此外，在信息化的档案管理过程中，档案之间的传递速度更高，传统的档案传递中需要花费大量的人力和物力，同时也存在一定的风险，尤其对于保密性的档案来讲，风险更高；因此通过使用电子档案传输的方式，使用专门的传输系统和数据库，以及内部的网络等，降低了档案传输的风险性，让企业的档案管理效率更高。

二、信息化背景下企业档案管理的现状

（一）信息化管理水平还不够高

    由于长期以来，很多企业将工作的重心放在服务和物业水平提升等方面，加上企业长期受到上级部门的局限，对档案管理有所忽视，同时也并没有对档案管理形成高度的认识，目前很多企业的档案管理仍然停留在纸质化的环节中，并没有实现到信息化的过度，虽然有些企业构建了信息化管理的模式，但是信息化管理的水平还不够高，加上管理者对档案工作的管理目标以及职责没有清晰的认识，使得档案在管理的过程中会出现一定的问题，很多档案管理人员缺少信息化的管理意识，这不利于对档案的进一步开发和利用。此外，有些企业档案管理中缺少新型的软件以及硬件设施的投入，虽然档案管理的办公条件得到了提升，配置了必要的计算机、打印机、扫描仪等，但是从整体上来看，这些设备仍然难以满足信息化档案管理的需求，系统的升级更新和设备维护的不及时，阻碍了档案管理的发展。

（二）信息化管理的制度不完善

档案的信息化管理需要完善的制度加以规范，如果缺少完整的体系，那么档案管理就会出现混乱的局面，但是就目前而言，有些企业档案管理人员，对档案管理的职责不明确，缺少严格的监督和管理措施，存在极大的随意性和形式化的现象。其次，档案管理人员的素质也参差不齐，档案的管理比较繁琐，同时涉及到各项事务，对档案管理人员的素质要求比较高，但是目前仍然有很多档案管理人员的创新能力不强，信息化管理的方式难以灵活的应用到企业的档案管理中，加上监管不到位，就很容易出现档案管理不规范的情况。此外，很多企业经常会忽视对档案管理人员的培训和教育，在信息化的时代背景下，档案管理人员必须要具备创新性以及专业性，对信息化管理有全面的认识和研究，如果缺少相应的培训和学习机会，那么很多档案管理人员的综合素质就难以提升，这就会在很大的程度上影响信息化档案管理的效率。

三、信息化时代下企业档案管理的策略

（一）加强对信息化档案管理的重视程度

    企业的建设以及发展和档案信息之间有着十分密切的关系，企业的档案中涵盖了日常运行以及服务的各种档案和资料，包括：个人信息，业务发展，人事信息，工作情况以及奖惩情况等，因此档案的稳定性以及安全性与企业的运营息息相关。由于企业的档案管理涉及的内容比较多，因此需要各部门之间的协调和配合，及时将档案上传到数据库，同时也需要单位在资金、人员以及技术等方面加以支持，这就需要领导层加强对信息化档案管理的重视，档案管理人员也应明确信息化管理的内涵以及重要性，增强对档案管理的责任感。此外，在信息化档案管理中还需要将陈旧的理念以及模式进一步的更新和完善，了解信息时代的趋势，以及信息化在档案管理中的应用等，形成高度的思想认知，构建信息化档案管理的目标，将企业信息化档案管理的规划加以明确，促进企业档案信息化管理的效率。

（二）构建信息化管理体制，培养创新人才

体制机制是保证精细化档案管理的基础，构建完善的机制作为保障，让档案管理人员有据可依，规范各项档案管理的各项环节。首先，需要建立长效机制，切合目前企业档案管理的实际情况，让信息化档案管理能够常态化运行；同时还需要档案管理部门设置严格的考核机制，对信息化档案管理的各个方面进行审核与评价，尤其对于档案管理人员的专业能力以及思想素质等做出考核，对信息化档案管理的理解、应用以及相关的技术技能等做出详细的审查。考核的内容要广泛，领域也应该拓展，如：数据库的操作、归档、查询、档案开发和利用等，同时档案管理的审核机制还应该渗透到日常管理的各个层面中，进一步规范档案管理人员的行为。

其次，在档案管理中还应该加强对软件以及硬件设备的投入，购置更加先进的档案管理设备，并对档案管理人员进行信息化档案管理的培训以及教育，确保档案管理人员能够胜任信息化管理的工作，加快从纸质化的档案管理转移到信息化管理中，人才的引进方面需要倾向于具有档案管理专业知识、计算机知识以及创新意识的人员，并对其进行系统的岗前培训。在内部档案管理人员的培训方面，企业要定期组织座谈会或者研讨会等，培训的内容也要多元化，包含：信息化档案管理的内涵、数据库的构建、档案的收集、归档、检索以及销毁等方面。通过全方位、多层次的档案管理体制以及全面的信息化人才培养计划，使得企业的档案管理质量更高。

（三）强化档案管理的安全性

    在信息化档案管理中，安全性是重要的议题，由于网络的虚拟性以及开放性，加上档案管理的保密性与完整性，要求企业必须要对网络安全加以重视，在信息化档案管理中必须要对数据库的构建以及操作的流程等加以规范，采取多元化的网络保护制度，避免在信息化管理中造成档案的丢失。首先，企业应该定期对档案数据库进行优化和升级，将档案的相关资料上传到专门的服务器中，并在专门的数据库中进行备份。在档案信息的开发和利用中，需要提高档案信息安全的防范意识，防止系统出现漏洞或者遭到黑客的攻击。

   此外，企业还应该定期对网络环境的安全性进行排查，净化档案管理的网络环境，尤其对日常的办公网络、档案管理的门户网站、风险的评估以及公众平台的管理等，都应该由专业的人员进行排查和分析，消除网络隐患对档案管理造成的影响。在信息化档案管理中还应该对防护系统加以重视，在软件以及硬件设备的投入方面，需要定期对数据库进行更新，通过使用防火墙、身份验证、密匙等，并借助高速扫描仪、专用计算机等满足档案信息的数字化加工。在档案数据库的开发中，可以设置多个项目，如：规章制度、通知通报、业务交流、档案查询、档案开发等，让档案信息化管理能够更加便捷化，实现视频档案、文件以及图片档案的共享性，档案数据库必须要与单位的局域网连接，对保密性的档案要有专门的管理方式，确保在档案管理中的安全性。

（四）提高信息化档案管理的规范性

在信息时代的背景下，企业的档案管理应该逐步实现从纸质化到信息化的转变，信息化档案管理也并非一蹴而就，其需要不断的更新和完善，结合企业档案管理的现状以及信息时代发展的趋势等，及时创新档案管理的模式，在规范档案管理的过程中需要从组织领导、工作计划以及日常的档案管理中入手，对信息化档案管理的格式、数据文件的管理以及接收和销毁等都应该按照严格的要求进行，充分利用信息化的管理平台，让档案资源的开发更加高效，为企业的运行决策，提供科学性的意见，依据《档案法》的相关规定，规范在信息化时代下的档案管理步骤；努力搭建出一个完整性以及高效性的企业档案信息化管理平台，信息化档案管理已经成为企业在新时期下，转型升级的重要环节，必须要对其加以重视，不能让信息化档案管理随意化或者形式化。

结束语

    在“互联网+”的时代下，企业的档案管理有了更高的要求，企业作为盈利性组织，需要与时俱进，不断的优化以及更新档案管理的各项制度以及模式，增强档案管理的信息化水平，让档案管理能够朝着规范化以及精细化的方向发展。首先，企业应该对信息化档案管理的概述有清晰的认识，强化对档案管理人员的信息意识；同时还应该引入具有创新能力以及专业素质的档案管理人员。其次，企业应该完善各项信息化管理的制度，定期对档案数据库进行升级和更新，修补数据库漏洞，让档案管理更加安全和高效。

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