0 引言

档案接收作为档案管理工作中的一项重要工作，要想扩大城市建设档案的数据来源，则应理顺建设档案接收工作的开展流程，注重相关资料的及时收集，便于归档处理，保障建设工程档案文件的完整性，有利于后续城乡规划建设工作有序开展^[1]。应加强对建设工程档案接收工作的重视，根据这类档案的接收要求实现相关工作的系统化、流程化开展，促进完整城建档案的有效构建，提高建设工程档案的管理与利用水平。

1 建设工程档案接收现状分析

1.1资料接收不及时

    城市各项建设工程施工完成后，涉及到文件资料没有及移交给有关部门，存在归档不及时的情况，这就导致城市中建设工程的档案文件缺失，无法全面了解工程建设的具体情况，不能为后续相似工程建设提供可靠依据，也不利于城建工作的顺利开展^[2]。建设工程档案管理首先要将这类工程涉及到的信息资料全面整合在一起，对于各类信息进行完整记录，但若出现归档不及时的问题，则无法为后续城市建设工程开展指明正确方向。

1.2档案接收标准不统一

    从目前城市建设工程档案接收工作的实际开展情况来看，还存在工作标准不统一的情况，部分档案管理部门所用的接收模式较为单一，而且各部门之间缺乏有效联系，只是由各项业务负责人员将相关信息资料转送给档案部门，对这些资料进行接收与管理，不同部门的移交方式不同，从而影响与其他工作的协调作业^[3]。由于档案接收标准不统一，有关部门对于建设工程档案的接收与管理也一直处于被动工作状态，影响工作开展效果。

1.3 档案质量无法得到保障

    建设工程档案接收对于相关档案信息资料的质量有着较高要求，应保证相关档案资料的完整性、准确性与真实性，方便有关部门的系统化管理，便于后续城建工作开展中相关资料的合理使用。但是接收与管理工作在实际开展过程中，还存在建设工程档案资料信息不完整、记录内容不准确、设计内容与建设工程不相符以及竣工文件失实等问题，无法保证档案质量，影响相关资料信息的后续使用。

1.4信息化水平比较低

    部分建设单位中的现代化设施设备不完善，无法对工程建设期间涉及到的数据信息进行快速有效处理，档案管理还是采用以往的方式方法，不注重电子档案的有效运用。虽然也引进了现代化技术手段，但还存在信息化技术得不到充分利用的情况，整体的信息化水平比较低。而且，相关工作人员的信息化素养待提升，不能熟练运用多种先进技术手段开展建设工程档案接收与管理工作，档案数据库中的信息资料不完善，不利于档案资料的共享利用。

2 建设工程档案接收工作存在的问题

2.1建设单位的档案意识薄弱

部分建设单位在实际进行工程建设时，还存在“重建设、轻档案”的问题，档案管理意识相对薄弱，没有将档案工作落到实处。

(1)在思想层面认识不清晰，相关管理人员对建设档案资料的重视度不够，没有加大这方面的投入力度，导致档案工作实际开展效果不理想，无法得到资源、人员和设备支持，影响档案工作高效开展^[4]。

(2)在信息化时代背景下，档案信息资料和数量越来越多，若没有实现这类资源的合理利用，则会影响建设单位整体竞争力的提升，不利于单位健康发展。而且由于建设单位的档案意识薄弱，不能将文件资料及时移交给管理部门，这也会导致城建档案资料不完善。

2.2建设单位档案人员业务能力待提升

    档案人员是档案工作中不可缺少要素，建设单位在开展档案管理工作时也要建立一支专业的人才队伍，做好档案收集与管理工作，为档案移交做好准备。但是实际上建设单位中的档案工作人员其专业能力不足，没有进行档案信息资料的完整记录，无法将工程项目建设中的实际情况全面清晰的体现出来，导致建设工程档案的真实性得不到保障。部分档案人员在收集信息资料时只是收集准备阶段的文件内容，建设阶段和竣工阶段的资料缺乏，从而影响建设工程档案的完整性。所以需要不断提升档案人员的工作能力，为档案接收工作打好基础。

2.3档案管理机构对档案接收工作指导不到位

    城建档案管理部门是接收建设工程档案的重要部门，由于建设工程的施工周期比较长，而且档案移交是工程建设完成的最后一个环节，经常会出现较多问题，若没有及时处理，工程竣工后则无法进行补救^[5]。部分档案接受部门对于建设工程档案的收集与管理没有进行针对性指导，虽然对于一些重点环节进行了技术交底，但是没有涉及到建设工程的所有内容，覆盖面有限，这就导致建设单位在实际进行档案资料收集管理时存在不规范、不完善的情况，从而影响档案接收质量。

2.4建设工程档案接收模式落后

    部分城建档案管理部门的档案接收模式相对落后，还是采用纸质档案+电子目录的方式，不但会占用较多空间资源，而且管理流程也较为复杂，需要较长时间进行档案资料整理。另外，纸质档案在长时间使用过程中会出现磨损严重的情况，无法进行有效修复，影响档案资料的长期使用，也不利于后续开发。这种较为落后的档案接收和管理方式无法充分发挥建设工程档案资料的价值作用，限制了档案接收工作的健康发展。

3 建设工程档案接收工作的对策与建议

3.1增强建设单位的档案管理意识

    为促进建设工程档案接受工作顺利开展，首先要明确建设单位的主体责任，提升建设单位的档案收集、管理意识，能够在工程建设过程中注重对各类档案信息资料的全面收集与整合，保证档案资料的完整性与全面性，确保能够在工程竣工后将这类资料完整移交给管理部门^[6]。这就需要建设单位加强对档案管理工作的重视，可以根据工作开展需要建立专门的管理制度，实现对档案资料收集工作的合理划分，让各项管理工作落到实处。档案接收和管理部门也可以定期开展宣教活动，帮助建设单位了解建设档案的重要性，从而能够自觉规范开展档案收集与管理工作，保障建设工程档案资料信息的完整性。

3.2建设单位要及时收集工程档案资料

    部分建设单位在档案资料管理过程中还存在相对混乱的情况，资料收集不完整，不能保障建设工程档案接收质量。要想改善这一问题，要求建设单位能够进行资料文件的及时收集，对工程建设期间涉及到的各类资料信息进行同步管理，确保可以通过相关资料清楚了解工程建设的实际情况。同时，也要加强工程建设期间的过程监督，将所有信息资料整合在一起，并保证工程档案资料的准确性。通常会根据工作开展需要进行任务的合理划分，将责任落实到个人，做到分工明确，以此促进建设工程档案收集工作的顺利开展。对于收集的资料信息也要进行细致检查，对于不准确的档案内容要及时更正，为管理部门档案接收打好基础。

3.3城建档案管理部门要构建科学完善的接收模式

    城建档案管理部门在实际开展档案接收工作的过程中，要理顺接收程序，建立专门的接收模式，根据建设工程档案特点制定针对性的接收计划，改善传统接收模式中存在的不足，以促进档案接收工作顺利开展。应注重现代化技术手段的合理运用，探索科学、先进的接收模式，可以充分利用先进技术设备，建立网络接收平台，在线接收建设单位工程建设全过程涉及到的档案信息，整个过程可实现实时监测，使城建档案管理部门能够及时了解和掌握建设单位资料信息的归档情况，便于快速审查与管理，接收工作效率显著提升，同时也提高了档案接收管理信息化水平。

3.4城建档案管理部门要加强档案接收工作指导

建设工程档案资料接收与管理部门应严格按照相关工作要求和标准开展监督、检查与指导工作，注重对建设单位的宣传教育与培训，实现对档案资料收集、管理的科学指导，为档案接收的完整性打下基础。

(1)可以建立专门管理网站，将建设工程档案的归档流程和接收程序等在相关网站中展现出来，也可通过制作视频课件的方式传递具体的工作内容，便于建设单位管理人员及时学习相关知识。

(2)可以设置咨询渠道，能够及时为建设单位解答各类问题，做好相关指导工作，便于建设工程档案的全面收集和及时归档，保障档案接收的全面性。

3.5加强档案管理人才队伍建设

    无论是建设单位还是城建档案管理部门，要想实现档案接收与管理工作的高效开展，都需要根据工作的开展需要重视人才培养。工程建设单位需要注重对档案管理人员业务能力的培养，提升他们的档案资料收集与管理意识，可以对工程建设各环节中涉及到的信息资料快速整合与归档处理，同时也要保障相关信息资料的完整性、全面性与真实性。可通过开展专门培训教育工作的方式提升工作人员的管理能力和综合素养，为建设工程档案顺利移交打好基础。档案接收部门则应提升整个档案管理工作队伍的服务水平，可通过建立激励机制的方式来提高人员工作的积极性和主动性，提升他们的责任意识与管理意识，可以严格按照规章制度和管理标准进行规范作业，实现对建设工程档案的科学接收与细致管理，使相关资料得到充分利用。

4 结 语

综上所述，建设工程档案管理主要包括收集、管理和利用三方面内容，其中档案接收作为根本内容，这项工作的开展效果直接影响有关部门档案管理水平。由于建设工程资料信息比较多，包含了一些保存价值比较高的档案内容，要想充分发挥这类档案资源的价值与作用，还应了解当前档案接收现状与存在的问题，积极探索改善档案接收工作质量和效果的相关路径，增强接收与管理意识，建设档案接收新模式，确保可以满足现代城建档案管理需要。

参考文献：

[1] 葛健,马南鹤.基于“单套制”的建设工程电子档案接收管理研究[J].中国新通信,2023,25(01):106-108.

[2] 彭飞.建设工程档案管理工作面临的问题和对策[J].黑龙江档案,2022,(01):253-255.

[3] 黄钰华.规范城市建设工程档案管理创新研究[J].黑龙江档案,2022,(01):183-185.

[4] 刘珈妤.建设工程文件跟踪管理服务平台在城建档案接收中的应用研究[J].产业与科技论坛,2021,20(15):212-213.

[5] 田超.探析破解城市建设档案馆档案接收难题之策[J].黑龙江档案,2021(02):190-191.

[6] 王长伟.建设工程文件跟踪管理服务平台在城建档案接收中的应用[J].城建档案,2020(02):84-85.

作者简介：肖茜（1992—），女，福建平潭人，本科，档案初级，研究方向：档案管理与大数据。