对档案信息化及数字化档案室来说，主要是指企业在档案管理的现有基础上，利用先进信息技术，对企业档案进行高效管理、深度挖掘和充分利用。在此过程当中，档案会以不同形式以及记录方法，借助计算机进行扫描以及录入，转变成可以运用计算机识别的数字形式，以此形成数字信息资源库。这样的档案管理方法能够对实体档案进行有效保护，便于对档案的查询以及借阅。在新时代背景下，通过强化档案信息化及数字化档案室的建设，能够适应时代发展的趋势，进一步提升企业档案管理的效率和质量，推动国有企业的转型升级。

一、企业档案信息化及数字化档案室建设的必要性

（一）有利于开发档案信息资源

国有企业具有较为庞大的经营规模，档案数量和种类会不断增加。若利用传统方式来对档案进行管理，很难顺应企业新时代的档案管理需求，并且增加管理的难度。而通过强化档案信息化及数字化档案室建设，则可以实现对现代信息技术的利用，对档案进行高效整理、分类和存储。如此不仅可以提高档案管理的效率，还可以使档案资源得到更好的开发和利用^[1]。通过数字化档案室的建设，企业可以方便地检索和获取所需的档案信息，为企业决策提供有力支持。并且，通过对企业档案进行信息化和数字化管理，也会保护档案的原始性和完整性，防止档案丢失或损坏，确保档案的长期可读取性。

（二）有利于创新档案管理方法

企业档案信息化及数字化档案室建设能够促使档案管理从传统方式向现代化管理转变。在这一过程中，企业会注重探索新型档案管理模式，利用大数据、云计算等技术对档案信息进行深度挖掘和分析，为企业的战略规划、市场研究等提供有益参考。通过建设数字化档案室，可以实现档案的远程访问和实时共享，提高档案的利用效率，降低管理成本。并且，企业档案信息化及数字化档案室建设还可以促进档案管理工作的规范化、标准化。在数字化档案室的建设过程中，企业将按照相关标准和规范进行档案信息的采集、整理、存储和利用，使得档案管理工作有据可依，有章可循，进而实现档案管理方法的创新。

（三）有利于实现档案数据共享

在企业内部，各部门之间档案数据的共享对于提高工作效率和协同创新具有重要意义。企业档案信息化及数字化档案室建设可以实现档案数据的统一管理和传输，方便各部门之间的高效协作^[2]。同时，数字化档案室还可以与企业外部合作伙伴实现数据共享，促进企业间的合作与发展。通过实现档案数据的共享，企业可以更好地把握市场动态，提高自身竞争力。并且，档案信息化与数字化档案室建设还能够在较大程度上提高企业档案的安全性，防止数据泄露，进而确保档案信息的安全可控。

二、企业档案信息化及数字化档案室建设的现状

（一）档案管理信息化意识过于薄弱

由于受到传统档案管理模式的影响，部分企业在对档案进行管理的过程当中，过于注重运用手工记录的方法，强化对数据信息的收集，忽视对档案信息的统计。由于没有全面认识到档案管理信息化的重要性，进而导致影响档案管理效果。并且，部分企业认为，与传统的档案管理模式相比较，信息化档案管理会消耗很多成本，并且系统的建设也会较为复杂，进而缺乏对档案管理信息化的重视程度，认为此项工作无法为企业带来一定的经济效益。

（二）档案管理工作标准化重视不足

在当前部分企业的档案管理工作中，标准化的重要性并未被充分认识到。许多企业在进行档案管理时，尽管会随着时代的发展选择运用相应的信息技术。不过，档案管理在数字化环境下缺乏标准化的组织与管理，导致档案数据的准确性、完整性以及安全性难以得到保障。这种情况下，企业在进行档案管理时，往往会出现数据丢失、档案难以查找等问题，影响企业的正常运营。

（三）信息化人才队伍建设较为滞后

企业档案信息化及数字化档案室建设的发展离不开专业的人才队伍。然而，当前部分企业在信息化人才队伍建设方面存在一定的滞后性。一方面，企业缺乏具备专业知识和技能的档案管理人才，导致在进行档案信息化及数字化建设过程中，难以充分发挥人才的优势^[3]。另一方面，企业对于现有员工的培训和能力提升工作重视不足，使得员工在档案管理信息化方面的专业素养不高，进一步影响到企业档案信息化及数字化档案室建设的进程和建设效果。

（四）一体化档案管理系统有待完善

在当前部分企业的档案管理中，虽然已经引入信息化管理手段，但大多仍处于孤岛状态，各系统间缺乏有效地衔接和整合，导致档案管理流程不畅，信息共享困难。这就需要企业构建一体化的档案管理系统，实现档案的统一管理和高效利用。然而，目前许多企业的档案管理系统仍存在功能单一、兼容性差、操作复杂等问题，无法满足企业日益增长的档案管理需求。

（五）档案室业务流程体系不够规范

现阶段，部分企业的档案室业务流程体系尚不规范，这在一定程度上影响了档案管理的效率和质量。一些企业在档案的接收、鉴定、储存、管理、安全维护以及档案编研等环节缺乏明确的规定和标准，导致档案管理过程中出现混乱，影响企业对档案的有效利用。此外，部分企业的档案室业务流程体系缺乏灵活性，无法适应企业发展和市场变化的需要，亟待进行优化和调整^[4]。

三、企业档案信息化及数字化档案室建设的路径

（一）增强档案管理信息化意识

在信息技术飞速发展的时代，企业应充分认识到档案管理信息化的重要性。档案管理信息化不仅是企业现代化管理的重要组成部分，更是推动企业快速发展的重要手段。因此，企业领导层需要树立档案管理信息化的理念，将档案管理信息化纳入企业发展战略，加大投入和支持力度。在此过程当中，企业领导层应明确档案管理信息化对企业发展的重要推动作用。在激烈的市场竞争中，信息资源具有重要作用，而档案管理信息化正是确保企业信息资源得到有效利用和保护的关键。为此，企业应加大投入和支持力度，为档案管理信息化提供必要的硬件和软件设施。其中包括购置先进的档案管理软件、建立完善的档案数据库、加强网络安全防护等。企业还需设立专门的档案管理信息化项目组，负责推进和监督档案管理信息化的实施进度。与此同时，企业还需要注重强化对档案管理信息化制度的建立，确保档案管理信息化工作的顺利进行。在对制度进行制定的过程当中，应保证涵盖档案管理信息化工作规程、明确档案信息化工作职责、建立档案信息化工作考核机制等内容，进而推进档案信息化的发展^[5]。

（二）重视档案管理工作标准化

对档案管理工作的标准化来说，属于档案信息化的基础，而要想确保档案获得更加有序的组织以及管理，就需要重视档案工作的标准化。在对数字化档案室进行建设的过程当中，企业需要注重明确方向的选择，结合自身发展需求，朝着专业化、标准化的方向发展。如，有很多企业的档案管理都比较凌乱，在对档案进行调用的过程当中，需要长时间寻找，抑或是存档较为随意，进而对后期的档案调用与选取带来不便。而要想实现档案的信息化管理，企业就需要注重实现对档案的现代化管理，保证满足信息化的标准，采用统一规范进行管理。在对档案进行收取的过程当中，相关工作人员应严格按照标准化流程进行，对档案进行标注，包括档案的类别、编号、日期、主题等关键信息，确保档案的准确性、完整性、安全性得到有效保障。这样，后期也就会在检索以及调用的过程当中，快速进行寻找。通过采取这样的档案管理方法，不但能够保证企业的档案信息化管理更加人性化以及系统化，也会进一步减轻档案管理人员的工作压力，实现管理效率的有效提高。

（三）强化信息化人才队伍建设

数字化档案室的建设对于科技的要求极高，需要根据企业的具体状况，进行有针对性的系统设计，从而实现档案的信息化管理。然而，要想实现档案的信息化和数字化档案室的建设，必须依赖高技术人才的支持。为此，企业应当重视对档案管理专业人才的引进。通过选拔具备专业知识、技能和丰富经验的档案管理人才，使其成为企业档案信息化和数字化建设的有力支撑。企业还需要关注现有员工的培训和能力提升，通过定期举办培训班、研讨会等活动，提升员工在档案管理信息化方面的专业素养。如此，员工便能够更好地掌握和运用新技术，提高工作效率。此外，企业还可以通过设立激励机制，鼓励员工自主学习，提升自身能力。通过激励机制的建立，可以激发员工的学习热情，促使其主动提升自身专业素养，以适应档案管理信息化的需求^[6]。

（四）完善一体化档案管理系统

数字化档案室是现代企业对档案信息进行高效管理和储存的重要场所。在信息爆炸的时代，档案信息化建设对于企业的发展至关重要。要想进一步推进档案信息化，企业需注重完善一体化管理系统，实现数字化档案室的建设。在这一过程中，运用先进科技手段，将有助于提升档案管理的效率和质量。为此，企业应建立统一的数据平台，将原本孤岛式的档案管理系统进行整合，实现数据共享和流通。如此，便能够确保档案资源得到充分利用，为企业提供更高效的服务。通过运用大数据技术对海量档案数据进行智能分析，可以提供更为精准和个性化的服务，满足用户的不同需求，助力企业挖掘潜在价值。并且，相关人员还可以选择利用人工智能技术，实现档案的自动分类、检索和提取等功能，减轻人工工作负担，提高工作效率。人工智能还能为企业提供智能推荐、风险预警等功能，进一步提升管理水平。

（五）规范档案室业务流程体系

针对当前部分企业档案室业务流程体系缺乏灵活性的问题，企业应着手规范档案室业务流程体系，以适应企业发展和市场变化的需要。在此过程当中，企业应制定明确的档案管理流程，包括档案的接收、鉴定、储存、管理、安全维护以及档案编研等环节，确保每个环节都有明确的责任人和操作规范。在数字化档案室中，需要以实体档案室为基础，实现对数字档案接收平台的建立，使得档案管理工作具有相应的参考对象^[7]。针对所接收的档案，需要运用信息技术进行系统分类以及鉴别。而在对档案进行储存的过程当中，则需要注重将结构化与非结构化数据档案集中储存于实体档案室。针对数字化档案的管理，企业需要注重结合不同类型进行不同的权限管理，建立统一管理平台，进而避免信息存在泄露的情况。与此同时，企业还需要加强对防火墙的优化与升级，避免病毒入侵，进而提高档案室应对安全风险的能力。此外，企业还需要强化对档案信息的组织、储存、共享以及创新，对档案管理服务系统加以完善，进而实现借助档案编研的方法来实现高效管理。

结束语：综上所述，企业档案管理信息化建设是系统、全面的工程，而数字化档案室的建立则属于企业发展的重要支撑。只有不断创新，加强各环节的建设和完善，才能实现档案管理的高效、安全、智能化，为企业提供更优质的服务，助力企业的高质量发展。

参考文献：

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[7]邢瑶,张永丽.企业数字档案室建设研究[J].机电兵船档案,2021,(06):65-67.