科研档案是科研工作的重要组成部分，对于科研项目的开展、成果的鉴定、知识产权的维护等具有重要意义。近年来，随着信息技术的飞速发展，科研档案管理信息化建设逐渐成为科研管理领域的研究热点。然而，在科研档案管理信息化建设过程中，仍存在诸多问题，如档案信息标准化程度低、信息安全风险高、档案资源利用率不足等。这些问题不仅影响了科研档案管理的效率和效果，还可能对科研工作的正常开展造成不利影响。

一、科研档案管理信息化的意义

（一）提高科研档案管理效率

传统的科研档案管理方式较为依赖人工操作，整体工作效率较低，很容易出现各类错误以及问题。通过信息化管理手段，可以实现科研档案的电子化、数字化管理，提升档案的快速检索、查询、统计、分析能力。具体来说，信息化管理将会有效减少人工操作环节、操作时间和工作量，达成业务流程的自动化和智能化、数据处理的精准化和高效化，进而大幅度提升档案管理的基本效率。除此之外，信息化管理也能够实现跨部门、跨地域的信息快速传递和信息共享，有效提升科研档案的利用率以及科研工作的协同性^[1]。

（二）保障科研档案完整性与安全性

科研档案属于科研活动的真实记录，其完整性以及安全性非常重要。信息化管理通过使用先进的数据存储、备份、加密技术，可以有效保障科研档案的完整性以及安全性。首先，电子档案可以实现长期保存，不会受到物理损坏、虫蛀、霉变等因素的影响。其次，通过权限控制、访问审计等方式，也可以避免一些未经授权的访问以及修改出现，确保档案的保密性与完善性。最后，定期备份以及灾难恢复机制，将会有效应对突发状况，确保科研档案的可持续利用水平。

（三）促进科研资源的整合与共享

科研档案管理信息化建设有助于促进科研资源的整合与共享，通过建立统一的科研档案管理系统，可以实现不同科研项目、不同学科领域、不同研究机构之间的档案信息共享。这有助于科研人员快速获取所需信息，提高科研资源的利用效率。同时，信息化管理还能为科研项目管理、科研经费使用、科研成果评价等提供数据支持，为科研决策提供科学依据。此外，通过科研档案的共享，可以促进科研合作，推动科研创新^[2]。

（四）提升科研档案利用价值

通过数字化、网络化手段，可以将科研档案转化成为可检索、可利用的信息资源，为科研人员、管理人员、政策制定者提供便捷的服务与帮助。具体来说，在实际研究的过程中，一方面方便科研人员查阅历史资料，了解科研背景，避免出现重复研究等情况。另一方面，还可以为科研项目管理提供数据支撑，提高项目管理水平。从使用角度上来说，也能够为科研成果提供依据以及支持，促进科研诚信建设工作。最后，还能够为科研政策的制定与落实提供参考，推动科研事业获得更好的发展与提升。

二、科技科研档案的特殊性

（一）内容的专业性与技术性

这类档案记录了科研活动中的实验数据、技术参数、研究方法、技术规范等，这些内容往往涉及特定的学科领域和专业知识。由于科研活动本身的复杂性，科技科研档案中的信息往往需要专业的知识和技能才能理解和解读。这种特殊性要求档案管理人员不仅要有扎实的档案管理知识，还要具备相关科研领域的专业知识，以确保档案的准确性和完整性。此外，科技科研档案的专业性还体现在其内容的更新速度快，新技术、新方法、新成果的涌现，使得档案内容需要不断更新和补充^[3]。

（二）形成的动态性与连续性

科技科研档案的形成具有动态性以及连续性，科研活动作为一个持续开展的过程，从立项、实验、数据分析、成果总结，每个阶段都会产生对应的档案材料。这些档案材料之间存在紧密的联系以及连续性，彼此共同构成科研活动的一整套完整记录。这种动态性与连续性要求档案管理不仅需要积极关注档案的收集与整理，同时也需要关注档案的动态更新以及长期保存工作。另外，科研档案连续性也将会意味着档案管理人员需要具备良好的档案管理策略，确保档案的完整性以及连续性，为科研活动的后续研究以及成果转化提供可靠数据支撑。

（三）保存的长期性与稳定性

科技科研档案的保存具有长期性以及稳定性，科研档案记录了科研活动的全流程，属于科研工作的重要历史记录。这些档案不仅对当前科研活动具有参考价值，对于未来的科研工作也具有重要借鉴意义和关键效果。因此，科技科研档案的保存期限通常比较长，甚至需要永久保存。除此之外，由于科研档案涉及到的技术与知识可能会随着时间推移而发生变化，因此，档案的保存还需要保证其内容的稳定性以及可读性。这需要档案管理人员在这一过程中采取有效的保存措施，例如使用耐久性材料、数字化转换、专业存储环境等，确保档案的长期保存以及稳定^[4]。

（四）管理的规范性与安全性

科技科研档案作为科研活动的直接产物，其内容往往涉及到国家秘密、商业秘密、个人隐私。因此，在档案管理的过程中，必须要始终坚持严格遵守国家的相关法律法规，确保档案的保密性以及安全性。其中包括对档案的收集、整理、归档、存储、利用等环节进行严格的规范处理，确保档案的准确、完整、安全、可用。同时，随着信息技术的发展，档案管理信息化也带来了全新的挑战，例如数据泄露、病毒攻击等。因此，档案管理人员必须要不断更新安全意识，使用合理的技术以及管理措施，积极防范并有效应对各类安全风险的出现，保障科技科研档案的安全。

三、科技科研档案管理信息化建设现存问题

（一）信息化基础设施建设不足

科技科研档案管理信息化建设的过程中，一项显著问题就是信息化基础设施建设不足。许多科研机构在信息化建设方面缺乏投入与支撑，直接导致档案管理系统的硬件设施因此较为落后，例如服务器性能不足、网络带宽较为有限、存储空间不足等。这些问题的出现，直接导致档案管理系统运行效率以及运行稳定性出现了障碍。除此之外，由于缺乏统一的标准以及规范流程，直接导致不同系统之间很难实现数据的共享以及交换，这也增加了档案管理的复杂性以及管理成本^[5]。

（二）档案数字化程度不高

尽管信息化建设已经取得一定进展，但科技科研档案的数字化程度仍然不高。许多档案仍然以纸质形式存在，数字化转换工作量大，且转换过程中可能出现信息丢失或错误，还存在扫描图像不清晰、数据录入错误等问题。此外，数字化后的档案存储和管理方式也需要改进，以确保数字化档案的质量和长期可读性、可用性。档案数字化程度不高不仅影响了档案的利用效率，也限制了科研人员对档案资源的全面利用。

（三）档案管理人员素质参差不齐

科技科研档案管理信息化建设期间，档案管理人员的素质参差不齐也属于一项主要问题。一些档案管理人员缺乏专业的档案管理知识以及管理技能，对于信息化管理系统的操作不够熟悉，直接导致档案管理效率随之降低，甚至出现档案信息错误等情况。同时，随着信息化技术的快速发展与改进，档案管理人员需要不断更新知识结构，既要懂档案专业知识和档案管理，又能掌握信息技术，从而提升自身的信息化素养，但是目前来看许多档案管理人员在这方面存在不足。

（四）信息安全与保密问题

网络环境的开放性和复杂性使得档案信息面临着病毒攻击、黑客入侵、数据泄露等安全威胁，科技科研档案当中往往包含较为敏感的信息，例如技术秘密、商业秘密、个人隐私等。信息化管理虽然可以提高档案的利用效率，但是同时也增加了信息泄露的风险以及可能性。目前，许多科研机构在信息安全防护方面都存在薄弱环节，例如网络安全意识不足、缺乏有效的安全管理制度、技术防护措施不到位等。这些问题可能会导致档案信息被非法访问、篡改、泄露，这对科研机构的利益以及科研人员的权益将会造成损害与影响。因此，加强信息安全与保密工作，已经开始成为科研档案管理信息化建设的一项重要任务。

四、档案管理信息化建设优化策略

（一）加强信息化基础设施建设

为了更好的优化科技科研档案管理信息化建设，必须要加强信息化基础设施建设工作，其中包括升级硬件设备，例如服务器、存储设备、网络设备等，确保系统稳定运行和高性能处理能力。同时，建立统一的息化标准，制定出数据交换与接口规范，从而方便不同系统之间可以实现无缝的对接处理，达成数据共享交流。除此之外，还需要考虑建立灾难恢复与数据备份机制，确保档案数据的安全性以及可恢复性。首先，可以投入更多的资金更新并且升级现有的硬件设施，引进先进的软件系统，积极提升系统的处理能力以及存储容量。其次，还需要制定并实施数据安全策略，其中包括访问控制、数据加密、防火墙等相关安全措施。再次，则是需要建立标准化的数据格式以及编码规范，确保数据的兼容性以及互操作性不会受到影响。最后，还需要定期进行系统维护以及升级优化，及时修复各类漏洞，从而提高系统的安全性以及系统运行质量。

（二）推进档案数字化工作

首先，应制定详细的档案数字化计划和档案信息化管理标准及规范，在档案数字化过程中加强质量控制，严格按照标准规范进行操作，其中应明确数字化工作的具体目标和预期的时间表，确保数字化进程有序、高效地进行。其次，选择合适的数字化技术是实现高质量数字化档案的关键。例如，扫描技术可以快速地将纸质文档转换为电子格式，而OCR（光学字符识别）技术则能够将扫描后的文档内容转换为可编辑的文本，便于后续的检索和利用。再者，建立一套完善的数字化档案元数据标准是提高档案检索和管理效率的基石。元数据标准的制定应考虑到档案的多样性，确保不同类型的档案都能被准确、一致地描述和检索。最后，对数字化档案进行系统的分类和整理，并建立高效的检索系统，是提升档案利用效率的关键。通过合理的分类和索引，科研人员可以更快地定位到所需档案，从而提高整个科研工作的效率和档案管理的科学性。

（三）提升档案管理人员素质

在实际开展工作的过程中，必须要定期开展专业培训，这属于提升档案管理人员专业知识与信息化技能水平的有效途径，这些培训当中需要涵盖档案管理的基本理论、最新技术、法律法规以及信息化管理系统的操作等内容，帮助管理人员掌握最新的档案管理理念以及档案技能。同时，还需要鼓励档案管理人员积极参与到相关学术交流与研讨会当中，这不仅可以拓展视野，还可以帮助档案管理人员接触到国内外先进的档案管理经验与管理理念，从而不断的提升自身专业水平。再次，还可以建立激励机制，这对激发档案管理人员的工作热情与创新能力具有重要意义，通过表彰和鼓励在档案管理工作当中表现突出的个人，还可以增强其工作动力，促进团队整体素质的提升。通过职业道德教育，可以提高管理人员对档案管理工作的重要性认识，积极增强职业荣誉感以及使命感，从而在服务科研与教学工作当中展现出更高的专业素养与敬业精神。

（四）加强信息安全与保密

首先，需要制定出一整套严格的信息安全管理制度以及保密规章制度，这些制度需要明确信息安全的责任划分和具体流程，确保每一位员工清楚自己的信息安全职责和行为规范，从而形成全员参与、共同维护的信息安全良好氛围。其次，建立完善的信息安全管理体系，这一体系当中需要包括风险评估、安全监控、应急响应等诸多环节，通过定期的风险评估，可以识别潜在的安全威胁，并且使用对应的措施做好预防。安全监控则是可以实时监测系统状态，及时发现并处理安全事件。应急响应机制则是可以在安全事件时迅速启动，保障损失最小化。另还需建立健全信息安全保障体系，采取加密、防火墙、入侵检测等技术手段，加强对档案信息的安全保护。再次，定期对全体员工进行信息安全教育与培训，以及保密教育培训，这属于提高员工网络安全意识和保密意识的重要手段，通过教育，员工可以了解信息安全和保密工作的重要性，掌握基本的安全操作技能和保密方法，从而在日常工作期间自觉遵守信息安全规定和保密要求。

结束语：

在档案管理信息化建设的过程中，虽然现如今我国已经取得了一定的成果，但是同时也还面临许多挑战与问题。首先，必须要明确档案管理信息化建设属于一项系统工程，其涉及到诸多方面与众多环节，并且是一项长期而艰巨的任务，需要各方共同努力，因此，档案管理人员在这一过程中要不断推进档案管理信息化建设，不断创新、探索、努力，使用更加坚定的信心以及决心，提高档案管理水平，提供更好的服务，为档案事业的发展开创出一片崭新的天地，为社会提供更加优质、高效的档案服务。

参考文献：

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[2]牟林辉.事业单位档案管理信息化建设中的问题和对策探析[J].兰台内外,2023,(26):19-21.

[3]傅英治.事业单位档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].黑龙江人力资源和社会保障,2022,(14):137-139.

[4]杜晓.公共图书馆档案管理信息化建设中的问题及对策[J].办公室业务,2022,(07):92-94.

[5]杨芳.轨道交通档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技,2022,(01):31-33.