中图分类号：G270

引言

人事档案通过记录详细的员工职位信息，为人力资源管理提供可靠的依据。新时代，人事管理信息化已成为国家机关、组织发展的重要任务。员工人事档案管理在信息时代面临新的挑战，深入研究政府机构和工会组织如何在新时代背景下成功实施管理措施显得尤为重要。

1 人事档案的重要性

档案是一个人从出生到死亡的所有重大事件的综合记录。员工个人信息包括工作经历、政治活动、考勤记录、会员资格等评价信息，以及奖惩、工资等重要信息。这些材料是员工发展和应对各种情况的宝贵证据。人事档案管理是政府机构分析个人工资和绩效时不可或缺的重要依据。因此，员工数据具有独特性，是评估事业单位员工个人薪酬的重要参考。事业单位有完整的薪资结构和学费结构。当工作职责或薪资水平发生变化时，这些变化通常基于员工数据的更新。员工信息的准确性直接关系到人事档案内容的完整性、准确性、原创性和客观性。人事档案通常由负责人签署批准，并由其他员工核实，因此，员工信息形成了准确可靠的依据，在决策过程中发挥着重要作用，特别是在资源配置和薪酬调整方面。此外，员工信息的流动性和动态性有助于公共组织做出更明智的人员选拔决策。员工知识不足可能会导致部门和区域技能短缺，从而需要重新启动招聘计划。但由于不同地区人事变动频繁，准确了解员工人数及其职责进一步揭示了员工信息的重要性。

2 新时代事业单位人事档案管理存在的问题

2.1缺乏先进的管理人才

高层人员的档案管理能力对于保证档案的有效管理、支撑政府机构的可持续发展具有重要意义。但目前事业单位在选拔人事档案管理人员时，对管理人员在数据处理方面的要求并不高，导致管理人员素质参差不齐。一些管理者虽然经验丰富，但缺乏计算机技能、法律和行政知识，缺乏适应新时代要求的先进管理策略，在一定程度上限制了他们的职业发展。为此，提高管理人员的专业素质和技能水平，培养具有现代管理技能的人才，成为新时期事业单位人事档案管理亟待解决的问题。

2.2事业单位人事档案管理亟须升级转型

事业单位的人事档案管理者存在认知偏差，尤其是那些在对人事档案管理影响力较小的公共组织中工作的管理者。无论是规划和设计还是日常会议，日常运营中很少关注管理教职员工数据。此外，投资不足，在许多情况下需要额外的工作量。由于管理通常是在组织需求紧急时才发起的，因此知识管理的结果往往并不令人满意。一些院校尚未建立人事档案管理的规章制度，导致档案管理活动缺乏系统、混乱不堪。数据准确性和数据结构难以满足实际需求，导致优秀教职工信息无法有效开发，信息获取困难，教职工信息的商业价值被大大低估。传统的人事档案管理虽然在一些公立机构中发挥着重要作用，但其发展仍然停留在后台，无法满足新时代事业单位的需求。目前，档案管理职能尚处于起步阶段，教职档案管理部门与专业服务机构之间的合作机制尚未建立；这可能会对实际工作中人事档案管理的整体有效性产生负面影响。

2.3业务主管领导重视程度不够

担任关键角色的管理者仍然无法理解员工数据、档案管理方法和数据集的重要性。他们没有充分认识到信息流动的速度与政府和员工的发展之间的密切联系。尽管一些事业单位配备了人事和员工档案管理的软件和技术工具，但这些工具的应用水平还不足以满足信息技术发展的需要。在实际工作中，他们普遍遵循传统的档案管理标准，一些事业单位工作人员认为，除非档案管理文件泄露或丢失，否则其他数据问题可以忽略不计。

2.4人事档案管理的软硬件条件不足

在设备方面，大多数事业单位的人力资源部门缺乏现代化的办公设备。由于许多部门尚未建立互联网数据库进行档案管理，仍沿用传统的管理系统，导致现有信息不准确、存在错误，难以满足宏观和微观的需求。在软件方面，由于不同地区的人员管理方式和管理标准存在差异，缺乏统一的标准和规范，难以实现区域或业务信息的全面规划和管理。一些事业单位使用自行开发的档案管理软件，或者一些事业单位使用集成软件，阻碍档案管理者更大规模地共享和使用数据。

2.5人事档案的基础信息不完备

告知员工过程中信息不完整的问题主要产生于两种情况：一是基础信息采集困难，如不同地区会员的信息需求不一致，导致信息模型不一致，信息不完整；其次，采集原始数据需要专门的设备和技术，工作难度大、繁琐，导致数据采集质量低、速度慢。另外，在人事信息的后期制作过程中，由于管理人员专业知识的缺乏，可能会出现信息不完整的情况。虽然国家对人员知识有专业标准和劳动标准，但目前管理人员的专业水平还不足以满足需求。

3新时代事业单位人事档案管理存在的问题的对策

3.1完善基础设施

政府机构只有拥有完善的系统，才能有效提高员工电子信息的管理水平。因此，政府机构应根据档案工作人员的实际需要，加大财政投入，配备充足的计算机、扫描仪等基础设施。同时，建立档案管理制度，加强个人档案管理整合，优化管理模式，指定专人负责档案管理，确保数据单独存放在电子档案中，提高管理效率。此外，政府机构需要顺应时代标准，注重人事信息的电子化使用并完善相关基础设施，以减少档案管理人员的工作量，节省人力成本，提高管理的效率和效果。使用电子信息时，应注意安全措施，防止信息泄露和产生负面影响。同时，为保证国家机构不断进步，档案管理关键人员需要不断强化信息知识，通过提高业务能力、有效运用计算机、提高整体信息化水平，提高行政管理能力。

3.2加大对管理人员的培训，提升其综合管理水平

管理人员是国家机关人员管理的基础。目前，政府机关档案管理人员不仅必须具备一定的专业技能，还必须具备法律知识、责任意识、信息知识和计算机操作技能，才能有效适应新时代的档案管理需求。纵观目前国家人员和档案管理人员的现状，普遍存在“懂管理的不懂计算机，懂计算机的不懂管理”的问题。为了有效解决这一问题，政府机构应加强档案管理人员的培训，加强数字化培训和技能培养，确保档案管理人员具备档案管理领域所需的计算机、通信、信息技术等知识和能力。档案管理者从“传统管理者”向“档案管理专家”的转变，只有培养和利用一批高素质人才才能实现，从而提高档案管理的效率。

3.3加强人事档案的保密性管理

人力资源部负责人作为人力资源管理的主要负责人，其主要职责之一就是建立健全保密保护制度。熟悉《中华人民共和国国家安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规。首先，为了强化安全和隐私意识，政府机构档案管理者需要深入了解政府机构的隐私权和个人档案管理，以有效管理个人信息。二是加强业务教育。公共企业管理者应具备良好的政治素养、政治掌控能力、准确的业务理念和处理能力，有效管理员工信息。同时，要求负责员工管理的员工提高业务技能，定期参加各种培训和教育项目，学习新的原理和信息，培养良好的业务操作和人事管理技能。最后，机构工作人员应定期自我提升，增强风险防范和隐私保护意识。

3.4注重信息化档案管理，全面实现档案管理的优化

克服传统档案管理的弊端，必须与时俱进，建立智能化、数字化、计算机化的档案管理系统。现代形式的档案管理以计算机技术、扫描技术、数码照片技术和数据库技术为基础。优化员工数据管理对于事业单位尤其重要。具体可采取以下措施：一是完善基础设施。新时代，事业单位档案管理人员应推动管理工具智能化、数字化、前瞻性发展，开发基于计算机技术的先进系统。只有基础设施完善后，才能有效满足事业单位对档案管理人员的需求。与此同时，事业单位需要在选择适当的技术方面取得进展，考虑信息框架的复杂性，并重点关注数据集的获取、存储和检索。另外，为了支持档案管理的发展，必须配备打印机等设备，以方便信息的生产和使用。

其次，提供有关员工的详细信息。为落实事业单位人事档案管理和人事档案管理的完善，需要基于人性化特点改进档案管理。这些信息应该真实反映员工的情况，并成为未来人事改革的基础。通过整合员工数据，方便后续数据检索。还要加强数字资源的开发。数字资源的开发是事业单位创建有效档案管理系统的先决条件。事业单位数字资源的开发应基于内部和社区资源，特别是教材等信息。创建文档时，应该考虑对它们进行编目，以便以后轻松访问和支持。通过数字资源的开发，事业单位知识工作者可以融入网络系统，创造有效的知识交互。

3.5加强搜集管理，完善档案功能

随着社会不断发展，档案管理技能已成为公共组织面临的重大挑战。为了更好地发挥档案工作的作用，我们需要更加注重档案的收集和保存技能，以支持档案工作的发展。首先，要遵守现有的档案管理规章制度，规范采集数据的管理。公办事业单位人事制度和教育机制改革，产生了大量人事档案，对数据管理提出了更高的要求。档案管理人员应当及时收集、整理信息，发现信息不正确的，应当及时更正。如果信息不完整，必须进行加固，确保员工信息的准确性和完整性。二是提高档案资源利用效率，完善国家机构信息化管理，深入研究旧档案内容管理。公立事业单位可以根据员工的健康记录、退休福利等记录建立人事档案，并实时更新员工的状态信息。这不仅提高了档案资源的利用效率，也为事业单位决策提供了更全面、更准确的数据支持。

3.5转变思想观念

要充分展现信息化建设的影响，必须转变业务和部门人员的观念，引导他们正确认识信息化建设的重要性。我们从公办学校管理角度支持事业单位改革创新。通过完善人才战略、优化国家机构业务流程、提高工作质量、降低信息创建工作复杂度来满足现实需求。这将有助于加强员工使用数据的技能，并鼓励整个过程的顺利完成。政府机构要想表现得更好，首先必须制定明确的教学策略并获得领导支持。管理者应关注IT发展动态，养成良好的工作习惯，利用IT工具保证发展计划的有效实施。二要提高知识工作者的思想觉悟。专家作为知识的使用者，其工作与人员管理密切相关，因此在技术应用中必须充分利用专家知识。你还应该善于运用数据处理方法，吸收可靠的信息，这将更容易管理员工。除了提高认识外，还应提高管理研究的知识水平，以确保管理研究的可靠进行，从而有效解决相关问题。事业单位人员的信息化培训策略也亟待加强。国有企业骨干员工应严格遵守教育战略文件，采用知识管理标准，积极参与知识开发，利用相关工具实现教学目标，创造良性循环，促进社会可持续发展。

4结语

新时代，我国事业单位和组织的管理者普遍面临着艰巨的任务。要把新时代发展对人事信息管理的影响降到最低，必须更新观念、优化流程、采用最新技术、提高员工信息化水平。同时加强信息管理活动，确保员工信息的安全、准确、高效利用，为人事档案管理的可持续发展提供有力支撑。

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作者简介：徐庆钟（1989年--），男，汉族，汉族，本科，助理馆员，人事档案管理。