随着高校的发展趋势，在高校实训基地的建设、体育馆、教学楼、宿舍楼、操场、图书馆、学生食堂等新建，以及对原有建筑物的维修和维护当中，存在许多的前期及过程资料，各大高校纷纷制定了适用的基建资料管理制度，基建资料涉及到工程的每一步，从刚开始的前期审批，到招投标、合同、施工过程及竣工资料、竣工图纸、结算审计等环节，资料管理都贯穿其中。工程资料反映着每个步骤所涉及的内容以及所包含的实际工作，对工程资料的有效管理也为整个项目的建设提供了便利，因此，管理方法的探究也显得尤为重要。

一、工程资料管理方法探析的重要意义

（一）有利于以往建设项目的过程查验

工程资料涉及整个建设项目的全过程，每个环节都会留存资料，资料数目逐年增多，好的资料管理方法将资料管理妥当，在后期的使用过程中，提供极大的便利。以某高校的综合实训中心为例，前期审批到竣工验收，需要经历很多阶段，最终才能够投入使用，而整个综合实训中心的施工资料不能因项目的结束而销毁，实训中心虽已投入使用，但过程资料必须完整的保存下来，整个实训中心的建造工艺、使用的材料、设计资料、图纸资料等都反映着整栋实训中心的建设过程，好的资料管理方法的使用，能够在后期使用时更加准确、及时的找到相关资料。

（二）有利于后期工程的维修维护、装修改造

很多高校存在旧教学楼，因为使用年限过长，楼宇出现了漏水等问题，为保证教学的正常进行，需对漏水的教学楼进行防水维修，维修过程中，需用到旧教学楼的相关参数，通过图纸等相关资料，提供给施工方参数，缩短工期，同时也在短时间内做好防水项目，使日常教学能够有序进行。

（三）有利于双方权益的维护

在这里我们以与施工单位产生的纠纷为例，在工程建设过程，或者在结算过程中产生纠纷问题时，建设单位可以通过资料室存放的施工资料，以及现场实际做的工程量进行核验，能够尽快解决工程量纠纷问题，资料的有效管理能够在关键时刻维护好自己的权益。

二、工程资料管理存在的问题

（一）项目资料随意放置，未进行分类整理

各大高校现如今基建项目越来越多，实际管理之中存在一些问题，项目资料未分类整理便进行存放也是一个普遍现象。所有的项目资料用完之后随手放置于文件盒或者文件柜内，在后期使用过程中，不便查找与借阅。

1. 多个项目资料混合放置。一个高校的发展，势必要进行新建或日常维护，资料管理员如在图书馆建设过程中，将图书馆所收集到的资料与其它项目资料混合放置，实际使用过程中，图书馆前期建设资料的文件盒内，实训中心的结算或合同等其它资料也放置其中，项目资料存放随意，不便管理。

2.同一项目资料未进行分类整理。每个项目的前期手续，过程资料，以及结算审计等资料，未进行详细的分类。例如，项目的前期审批资料、过程资料、结算资料放置在同一文件盒内，在日常使用过程中，管理员或是后期的使用者分不清各阶段的资料分别有哪些，不利于后续的资料使用。

（二）未进行目录梳理，资料查找不及时

每个项目结束后，产生的资料都要进行分类整理存放，每个项目资料并不是仅存于资料管理室，而在后续的楼宇使用过程中，前期的项目资料会继续使用。随着时间的推移，如办公室的变更、外立面的改造等，都需用到前期项目资料，一般以图纸等资料为主；面对审计等工作，整个项目的资料需要重新查找借阅，上到前期的审批资料，下到施工过程资料，监理资料、审计资料等，需要再次查看。

在日常的资料管理当中，很多资料管理员为了图方便，项目资料仅凭自己的记忆力进行存放并进行查找，在项目少，资料不多的情况下，这种方法可以暂时使用，但随着年限的积累，项目逐年增多，资料数量逐渐变多，这时候如果依旧按部就班，按老方法进行资料管理，时间久了，查找资料的时间过长、查找到的资料不准确、资料信息不确定等问题频频出现。如：××学院的××部门需要对图书馆五楼进行重新装修，在装修的过程中，有一面墙根据新的要求需要进行拆除，设计过程中，项目负责人并不确定这面墙壁是否是承重墙，能否进行拆除，需要用到整个图书馆的施工图（该层的图纸也涵盖在内），需借阅图书馆相关资料，因资料未做目录梳理，短时间内未能找到图纸资料，引发不满。

很多时候对于资料的查找，时间十分紧迫，对时间的要求比较严格，要求在短时间内找到对方需要的资料，资料管理员在日常的资料整理过程中，没有对已分类装盒的资料进行目录梳理，在查找过程中易出现资料存放位置不明确，查找资料不及时等问题。

（三）资料借阅手续不齐全，造成资料遗失

工程资料管理十分复杂，在日常工作中，会因为某些原因使用到很久以前的项目资料，借阅资料也是资料管理的工作之一，如，教学楼使用年限过长，外立面出现大面积脱落，存在安全隐患，为排除隐患，需对外立面进行维修改造，在工程前期，需用到教学楼的施工图纸，项目通过招标确定的施工单位，需对教学楼外立面进行尺寸测量，施工单位测量结束，还需对一些细节进行确认，亟需借阅施工图，资料管理员每次遇到借阅资料的工作，没有任何的手续流程，或者随手拿出一张纸，仅简单填写借条，对借条没有进行统一保存，外立面工程结束后未及时收回图纸，在之后的工作中，由于借阅手续不齐全，借条管理不严格，找不到借阅资料的相关负责人，导致后期图纸遗失。

 三、工程资料管理出现问题的原因

（一）资料管理员日常管理的意识以及重视度不够

    工程资料管理是个十分重要的工作，但由于资料管理员在工程资料较少的情况下，能够仅凭自己的记忆力找到所需要的工程资料，长此以往对资料管理的重视程度逐渐降低，对新资料不按时进行归纳整理，导致资料乱堆乱放。

（二）制度建设落实不到位

     各大高校针对自身实际情况，制定了资料管理制度，管理制度针对常见的问题，明确制定了资料管理的方式方法，制定了资料借阅的审批手续，但在实际工作中，许多资料的借阅由于时间紧、资料多，管理员在办理借阅手续的过程中，逐渐简化借阅手续，未严格按照制度进行实际的资料管理，导致制度建设落实不到位，导致后续资料管理的问题频出。

（三）管理方法不规范

在资料整理过程当中，存在许多的管理方法，资料管理员在实际的资料管理过程中，每次出现新问题，从各大网站借阅管理方法，并运用到实际的管理中，没有自己的一套资料管理方法，管理方法不成型，导致管理方法不够规范，存在许多的弊端。

四、工程资料管理的方法探究

（一）提高管理员的资料管理意识

定期组织资料管理员进行相关培训，如《工程资料管理的重要性》等课程，将讲座中所讲内容与实际的工作相互对照检查，找出自己的不足，并逐一解决，通过线上听讲座，线下与实际的资料管理工作相互结合的方式，逐渐提高资料管理员对工程资料的重视程度。    

（二）制度建设落实到位

     各高校制定的资料管理制度，在资料管理当中起到规范作用，在工作中，将资料管理制度中提到的方式方法充分利用，借阅资料时，严格按照资料管理制度进行实行，逐级上报，填写借条，签字确认后在进行资料的移交手续。将资料管理制度中所提到的要求逐一落实，做到责任到人，资料有迹可循。

（三）管理方法的学习与探究      

工程资料的管理方法多种多样，但由于所处的工作环境与实际管理中遇到的问题不同，资料管理员需要针对自己的工作实际，找到适合自己的一套管理方法。工作中，资料管理员可以利用闲暇时间，学习《工程资料管理方法》、《工程前期资料管理》等课程，借鉴好的管理方法，提高自己的管理水平，结合实际，整理制定适合自己的管理方法，并将全套的管理方法运用到实际工作当中。

3.1工程资料分类整理

     工程资料的整理需要做到及时、准确、完整，收集到的资料，按项目进行逐一分类，将同一项目资料放置在同一位置，对项目的前期资料、合同、结算等资料分开存放；同一项目的相关资料放置在资料室的同一文件柜，并在标签上大致写明资料内容，并做好编号。

      对每年的零星维修项目，每个项目写明名称及年度。同一年度的零星维修项目放置在同一文件柜内，在实际使用当中，可以按照年度打开文件柜进行资料的查找。

3.2工程资料目录编写

     工程资料种类较多，有的建设项目文件盒数量多达20个左右，在资料管理过程中，对每一个整理好的文件盒，做好目录，并将每个项目资料进行目录编写，并将目录放置在对应的文件盒内，同时保存电子版，在实际的资料管理当中，需要借阅的资料过多时，可通过电子版目录找到该资料实际存放的文件盒，在资料室中准确找到某一个文件盒，能够准确、快速的完成资料查找工作。

3.3统一借阅手续

     在资料管理过程中，对于需要借出学院的资料，需经过部门主要负责人签字同意后在履行借条手续，借条中写明项目名称、资料的用途、份数等重要信息，借阅材料人签字，写明电话、借阅时间、单位、联系地址等，借条中还需要注明归还时间。

签好的借条由资料管理员进行统一管理，以文件盒的方式存放或以借条本的形式进行存放并进行编号，方便查看资料归还情况。当借阅的资料归还时，第一时间核销借条，将资料放回原资料盒内。借阅的资料做到及时询问、及时收回、及时整理。

借用档案材料借条

今借用我单位资料管理员×××老师档案中的资料，用于              ，本人承诺借出后小心保管，及时归还。

材料份数：共       份 ，所借材料名称：

借阅材料人：                       借阅时间：

所在单位：                         联系电话：

联系地址：                         归还时间：

3.4工程资料借阅汇总

资料借阅频繁，在办理好借阅手续的同时，制定《×××学院基建处借阅资料明细表》，与借条配合使用。明细表中，标明序号等信息，通过汇总表的方式对所有借阅的资料进行统一汇总，统一整理，对借阅资料的归还情况做到一目了然。

×××学院基建处借阅资料明细表

高校的建设项目，日常维修项目逐渐增多，基建项目资料的管理工作越来越重要，在基建项目资料管理过程中存在许多问题，如项目资料随意放置，资料未进行分类整理、未进行目录梳理，资料查找不及时、资料借阅手续不齐全，造成资料遗失等问题，本篇论文作者通过分析问题，探究问题出现的原因，并结合工作实际，探究出一套较为实用的资料管理方法，如对工程资料按项目进行分类整理、对工程资料进行目录的编写（为每一个资料盒都放置好相对应的目录）、统一借阅手续并对借阅的资料进行及时汇总等方法，在这些方法的共同配合下，项目资料更加整齐，在日常工作中能够做到资料查找及时，准确。资料借阅中，对借阅的资料也能够有迹可循，责任到人，有效的资料管理方法对资料管理工作提供了有效的帮助，同时也将资料管理工作做到井然有序。

参考文献：

［1］中华人民共和国住房和城乡建设部.建筑工程资料管理规程：JGJ/T185—2009［S］.北京：中国建筑工业出版社，2009.

［2］雷凯.建筑工程管理的现状分析及控制 措施 [J].住宅与房地产，2016，09：144.

［3］中华人民共和国住房和城乡建设部.建筑工程文件归档规范（2019版）：GB/T 50328—2019［S］.北京：中国建筑工业出版社，2020.