在社会经济高速发展的背景下，企业的管理机制也在不断完善，正在朝着现代化的目标而发展。自从我国进入数字化时代以来，对人们的日常生活与工作，都产生了一定的影响，应用信息技术开展各项经营管理工作，已经成为了现代企业发展的重要渠道。人力资源管理属于企业管理职能中的核心组成部分，而人事档案管理是人力资源管理的重要内容，通过开展各项人事档案管理工作，对企业员工的人事档案资源，进行收集、整理和保管，在人才培养、选拔、任用等方面，都发挥着重要的作用。在数字化时代，企业进行人事档案信息化管理势在必行。利用信息技术进行企业人事档案管理，可以提高人事档案管理的效率和质量。但是企业在进行人事档案信息化管理的过程中，也要意识到其中的挑战，积极寻找应对措施，切实发挥人事档案信息化管理的有效作用。

一、数字化时代下企业人事档案信息化管理的重要性

在数字化时代下，企业进行人事档案信息化管理，具有十足的必要性。首先，有利于提高人事档案管理效率。与传统的人工管理方式相比，应用各种信息技术工具，进行人事档案信息化管理，使管理方法更加便捷，有效提高工作效率，减轻工作人员负担。同时，有利于丰富人事档案管理形式。进行人事档案数字化管理，可以将传统的纸质版档案，以电子版、图片、视频等形式储存，满足企业发展的多元化需求。另外，进行人事档案信息化管理，还与数字化时代发展潮流相契合。在互联网技术迅速发展的时代下，信息技术对人们的生活产生了积极的影响。为了更好地适应社会发展的需求，顺应时代发展的潮流，企业开展人事档案信息化管理，能够有效提高企业的核心竞争力^[1]。

二、数字化时代下企业人事档案信息化管理的挑战

（一）人事档案信息的安全性问题

企业的人事档案管理工作，关系到企业管理工作的质量，而且还涉及到企业员工个人的隐私。在企业员工的人事档案信息中，包括员工的姓名、联系方式、家庭住址等，而且有些人事档案信息属于企业的机密，如果发生人事档案信息泄露问题，那么就会对员工和企业产生诸多一定的负面影响。在数字化时代下，虽然人事档案数字化管理具有诸多的优势，但是由于操作的快捷性，比较容易发生人事档案信息泄露问题，存在着人事档案信息的安全性问题。而出现这一问题的原因，主要是企业的人事档案信息化系统的安全防护等级不够高，容易遭受黑客、病毒的攻击，从而增加人事档案信息泄露的风险；另外，也有很多企业人事档案管理人员，缺乏网络安全意识，在信息化管理中，存在盲目性，所以造成了人事档案信息泄露^[2]。

（二）人事档案信息数据丢失损坏

在企业人事档案信息化管理中，人事档案信息数据丢失损坏，是一个比较突出的问题。在数字化时代，企业人事档案信息的储存载体，已经从纸质版转变为信息化储存的方式，企业通常将人事档案信息储存在U盘、光盘、网盘中，在需要人事档案信息时，通过一些简易的操作，就能获取到相应的数据信息。虽然这些信息化储存载体具有很强的便利性，但是也存在着丢失和损坏的风险。比如，当U盘或者硬盘在外界环境因素，或者人为因素的影响下，出现磨损等问题，就很有可能导致人事档案信息数据丢失损坏；在网盘、云空间中，在上传或下载人事档案信息数据时，如果网络环境不佳，也会增加人事档案信息数据丢失损坏的风险。因此，企业需要合理选择人事档案储存载体，提高人事档案信息数据储存的稳定性和安全性^[3]。

（三）人事档案信息数据失真问题

在数字化时代，虽然企业进行人事档案数字化管理，能够大幅度提升工作效率，使各项档案管理工作更加便利。但是人事档案信息数据的失真问题仍然存在，在多方面因素的影响下，人事档案信息数据失真的风险也越来越高。与传统纸质版人事档案信息数据不同的是，在纸质版上进行修改，可以保留修改的痕迹，而在信息化操作中，却很难留下痕迹，所以很容易出现恶意篡改人事档案数据的问题，导致人事档案信息数据失真。另外，计算机软件的更新速度也比较快，信息共享的渠道也更加通畅。但是随着计算机软件市场竞争日益激烈，虽然功能越来越完善，但是不同软件之间的兼容性也出现了问题，在使用这些软件时，可能会导致功能无法正常使用，或者数据损坏等问题，所以也增加了人事档案信息数据失真的风险。

（四）管理人员信息素养有待提高

在企业传统的人事档案管理工作中，企业的人事档案管理人员主要通过纸质版的形式进行人事档案管理。而在数字化时代下，企业在进行人事档案数字化管理时，也对企业的人事档案管理人员提出了更高的要求。人事档案管理人员不仅要具备专业的档案信息管理知识，也要熟练使用信息技术工具进行人事档案管理。从整体上看，虽然很多企业都开始重视人事档案数字化管理工作，但是企业人事档案管理人员的信息素养有待提高，仍然是比较突出的问题。一方面，很多企业的人事档案管理人员并非档案管理专业，通常由其他部门人员兼任；另一方面，企业也缺乏对人事档案管理人员的信息技术培训，导致企业人事档案管理人员难以利用信息技术进行人事档案管理工作^[4]。

三、数字化时代下企业人事档案信息化管理的应对策略

（一）加强人事档案信息安全防护

为了更好地应对人事档案信息安全挑战，企业需要加强人事档案信息安全防护，重视安全防护建设，以降低人事档案信息泄露等风险。在数字化时代的大环境下，企业进行人事档案信息化管理，所面临的影响因素越来越复杂，其中包括内部和外部的风险。因此，通过加强人事档案信息安全防护，是提升人事档案信息化管理水平的重要举措。一方面，企业要将信息安全摆在突出位置。对企业的人事档案管理人员来说，要有良好的责任意识，在开展人事档案信息化管理时，要落实严格的准入和准出制度，避免随意分享企业员工的人事档案信息。在人事档案信息化管理系统中，需要设置密码、防火墙等，并且设置相应的权限，避免被不法分子切取信息数据；另一方面，企业也要加强信息安全教育。在企业内部，定期开展信息安全宣传讲座，增强企业员工的安全防范意识。在开展人事档案信息化管理时，不断探索更多有效的安全防护措施，以提高人事档案信息化管理的质量。在此基础上，企业也要对人事档案信息化系统进行定期升级、修补漏洞，下载一些补丁程序，进一步提高人事档案信息化管理的安全性^[5]。

（二）合理选择人事档案储存载体

在企业的经营与发展过程中，人事档案属于重要的档案资料。而在数字化时代背景下，使传统的人事档案信息载体发生的改变，从传统的纸质版档案，升级成了电子版的档案。与传统的人事档案管理方式相比，数字化管理具有高效性的特点，可以解决纸质版档案丢失、损毁等问题。但是在人事档案数字化管理的过程中，如果储存载体选择不合理，那么也有可能造成人事档案信息数据丢失损坏。因此，企业在进行人事档案数字化管理的过程中，需要合理选择人事档案的储存载体，降低人事档案信息数据丢失损坏的风险。首先，在人事档案信息储存的过程中，需要重视储存载体的选择。根据人事档案信息储存的实际要求，选择内存容量适合的储存载体，而且还要考虑储存载体的生产厂家，了解储存载体使用的注意事项。在必要的情况下，不仅要进行信息化储存，也要以传统纸质版的方式进行储存，当储存载体发生损坏时，也不会影响企业正常获取信息。同时，企业也要做好储存载体的保管工作，避免将储存载体置于高温、潮湿等场所，要放在专门的场所，并做好安全防护，避免储存介质丢失^[6]。

（三）提高人事档案信息识别能力

在面对人事档案信息数据失真的挑战时，企业必须要全面提高对人事档案信息的识别能力。在数字化时代背景下，人事档案数据信息失真的风险越来越高，在浏览人事档案信息的过程中，可能就会无意修改信息数据，或者在传递人事档案信息的过程中，也会可能出现篡改的问题。在这些问题的影响下，进一步加剧了人事档案信息识别的难度。因此，为了有效解决这一问题，企业需要做好相应的预防工作。首先，企业人事档案管理人员要对人事档案信息数据进行定期管理，按照相关的类型、规律，做好排序工作。例如，可以根据企业员工的入职时间、姓名首字母等进行排序，这样不仅能够提高档案查找的效率，而且也能及时发现人事档案信息中的错误，减少出现人事档案信息失真的问题。同时，企业不同部门之间也要加强协作沟通，根据企业员工的实际需求，在传递人事档案信息时，要做好相应的保护措施，避免因误操作造成人事档案信息失真。另外，在人事档案信息化系统的建设中，需要设置访问权限，记录档案访问和修改的痕迹，避免人事档案信息被恶意篡改^[7]。

（四）做好人事档案管理人员培训

在企业的人事档案信息化管理中，企业的人事档案管理人员是责任主体。对企业的人事档案管理人员来说，需要具备基本的人事档案管理知识，能够严格按照人事档案管理的要求和刘晨，识别、整理、分类企业的人事档案信息，并且也能根据企业员工的实际需求，帮助其查找人事档案管理信息。因此，为了进一步提高企业人事档案信息化管理的水平，解决人事档案人员信息素养不够高的问题，企业需要做好人事档案管理人员的培训工作，提高人事档案管理人员的综合素质。首先，企业要定期开展信息技术培训工作，邀请信息技术领域的专家，为企业人事档案管理人员做专题报告，向企业人事档案管理人员传授更多人事档案数字化管理的技能，推动人事档案管理人员的转型。同时，企业也要落实人事档案管理人员的责任义务，完善绩效考核制度，将人事档案管理人员的工作绩效，与薪资福利相挂钩，提高人事档案管理人员的责任意识，以及工作积极性。另外，企业还要招聘更多高素质的人事档案管理人员，优化招聘渠道，吸引更多优秀、专业的人事档案管理人员，投身到企业工作中，打造一支高素质、高水平的人事档案管理团队^[8]。

结束语

综上所述，在数字化时代背景下，企业要想实现高质量发展的目标，那么就必须要重视信息技术的应用。在企业的人力资源管理中，进行人事档案的数字化管理，可以显著提高管理效率和质量，发挥人事档案管理工作的效果，为企业长远健康发展，提供更大的助力。因此，对于企业的人力资源管理人员来说，需要掌握各项信息技术的应用，全面开展人事档案数字化管理，针对人事档案数字化管理中存在的各种挑战，要寻找行之有效的应对策略，解决各种问题和困难，让数字化技术为人事档案管理工作赋能，从多个层面开展人事档案数字化管理建设，使人事档案管理模式更加完善。

参考文献

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[5]邓茜.关于新形势下国有企业干部人事档案管理的思考及探索[J].活力,2022,(03):97-99.

[6]陈星.大数据时代媒体企业人力资源管理信息化建设研究[J].企业改革与管理,2022,(02):97-98.DOI:10.13768/j.cnki.cn11-3793/f.2022.0077.

[7]何惠云.现代人力资源视角下的企业人事档案数字化管理策略[J].黑龙江档案,2021,(05):166-167.

[8]郭海琴.加强干部人事档案信息化管理全面促进企业人事管理创新[J].中国集体经济,2021,(22):129-130.