引言

会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是以会计语言记录和反映的社会再生产过程中以货币表现的经济活动，即资金运动或价值运动发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。

1会计档案的特点

①专业性。由于会计档案是紧紧围绕着会计工作展开的，有其独特的业务性质，所以会计档案具有一定的专业性特点。会计档案从载体上可分为两种形式：一种是包括会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计核算材料及在管理过程中手工填制的以纸质形式存在的会计档案；另一种即以数据形式存在的非纸质会计档案。例如在工作中用财务系统产生的会计处理过程性或结果性数据，导入电子档案系统保管的电子会计档案，或将纸质会计资料扫描，相关信息存储至磁盘、光盘、磁带等介质而形成的电子会计档案。会计档案中，凭证、账簿和报表都具有表格的特征，都有其固定的格式和填写项目，主要通过数据来记录单位各项经营状况、财务收支情况及企业的盈利和偿债能力。另外，会计档案的装订和保管也具有自己的特性。②广泛性。凡是能够独立核算的单位都会形成会计档案。无论是企业还是事业单位、行政机构，都会展开一系列的经济活动，从而形成会计档案，尤其一部分自收自支的事业单位，其性质相当于企业，实行独立核算，单位自负盈亏，此类情况一般都设有专门的档案管理部门保存档案，所以具有一定的广泛性。③严密性。会计部门通常在一个会计年度产生数量庞大的会计资料，这些资料之间联系紧密，由原始凭证到记账凭证，再根据记账凭证填写会计账簿，最后根据会计账簿出具会计报告，所有资料环环相扣，它们的产生有一套严格的流程。会计档案相较于其他档案资料，内部规律性较强，任何一项经济业务从开始到结束，都有连续的记录，保持了会计档案的整体性。这有利于单位进行准确的计算和综合分析。④发展性。随着社会发展的多元化和现代化，经济活动中所使用的媒介也发生了相应变化，例如，由于数字支付、手机审批等交易方式的出现，电子发票、电子汇款单等现代化会计档案应运而生，会计档案的形式不断被扩充。同时，会计档案随着不同时期单位内的经济活动而不断变化，因新的经济类型变化和发展内控的要求不断前进，档案的内容也随之变化。

2实施财务共享模式后会计档案管理中的问题

2.1缺乏较为完善的会计档案管理制度

会计档案管理本身并不会直接为单位带来经济效益，所以许多单位较为注重资金方面的管理，从而忽视了会计档案管理工作。长此以往，必然导致企业单位没有从根本上认识到会计档案管理制度建立的意义，使得会计档案管理制度不具备安全性，从长远看既不利于会计档案管理工作的长久运行和发展，又导致会计档案管理人员在相关的规范落实方面具有一定的障碍。

2.2电子会计档案归档不规范，查阅费时费力

会计电算化能帮助我们进行数据收集，针对性地查找、翻阅会计档案，特别是记账凭证。但一些企业电子会计档案归档不规范，需要耗费大量的人力、时间查找会计档案。当需要查阅会计档案时，企业会计人员首先需要在财务核算软件上搜索到相应的凭证号或具体年月的报表账册，并把相应的凭证号或关键内容记录下来，再去档案室具体一笔一笔翻阅记录明细情况。如果是查阅当年度会计档案，相对来说还简单些，查找范围相对小一些；如果是查阅以前的会计档案，则需要去专门保管财务档案的大档案馆查找翻阅，查找范围更大，工作量相对就增加了，给查阅会计档案带来了极大的不便。“少数单位仅重视以凭证和会计账簿为代表的纸质会计档案，在很大程度上忽视对电子会计档案建立与归档的管理工作。”

2.3会计档案开发利用不够

一方面，囿于传统档案学观点——档案是再现历史真实面貌的证据，目前为监督经济行为提供证据是对会计档案使用最频繁的目的之一。会计档案的其他价值仍未被充分挖掘，例如为单位和国家发展提供决策支持方面做得还很不够；另一方面，按照现行会计档案的存储特点和管理模式，档案的查询和利用会消耗大量的人力和物力，降低了会计档案的利用率。数字经济的快速发展推进了经济全球化、区域一体化的进程，企业异地设立分公司、子公司，开展异地经营已成为常态。会计档案管理无论是采用多点式的库房存储还是集团公司的统一档案仓库，都面临异地存取的困难。对单位财务人员和审计人员来说，异地调阅档案不仅增加利用成本，也降低了会计档案的利用率，会计档案的价值没有被充分开发利用。

3实施财务共享模式后加强会计档案管理的措施

3.1建立完善的管理制度

会计档案管理过程中一定要依据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等法律法规制订合适的规章制度。会计档案制度的制订应根据单位性质、单位特色和不同发展时期的经济特点有所调整，在实施过程中不断完善。一方面，要做好会计档案借阅工作，在借阅的过程中，应做好电子与书面两种资料的备查记录，规范借阅制度，保证会计档案的有效管理；另一方面，要对各类别的会计档案进行分类、分年度管理，这样就不会在借阅查找的过程中造成档案错放、漏放、乱放等现象，达到统一管理的目的。

3.2规范电子会计档案归档

随着经济发展和互联网大数据时代的到来，各种电子交易平台兴起，加速了商务交易，一方面增加了会计信息数量，加大了纸质会计档案管理工作的难度和成本费用；另一方面由于市场竞争的激烈程度决定了各经济主体间的交易必须准确快速的进行，这也需要高效的会计档案的管理工作，以便迅速准确地对会计信息进行查询、传输、接收、分析、保存。电子会计档案省时省力省钱，相较纸质会计资料的归档，电子数据可以按照特定的流程进行收集、存储归档，极大地提高了会计档案整理工作的效率；易于保存，不需要占据大量的物理存放空间，只需要提供大容量的电子数据存储介质即可；加速了会计信息的流动，对于财务共享模式下的集团化运营企业，使分散的会计档案更加集中，档案的传输更加方便；电子会计信息系统的设计如果不科学合理，存在漏洞，极有可能发生会计信息被恶意篡改的问题，加大了企事业单位电子数据丢失、重要商业信息泄密的风险；会计信息的查询需要具备一定条件，由于电子数据的查看、使用需要电力和网络运行速度等的保障，二者之一受限的情况下，必将影响会计电子数据的查询和使用；会计信息不唯一，由于电子数据的可复制性，在信息技术不完善的情况下，容易导致电子会计档案的多样性，不容易区分，难以验证准确性；财会人员的观念转变还不及时，大多数财会人适应了纸质会计档案，尤其是一些老会计对电子信息化知识了解的不够，畏惧电子数据的丢失，宁愿使用纸质的实物会计资料，从而在思想上抗拒会计档案的电子化存储方式。

3.3健全会计档案信息质量与安全保障体系

海量的电子会计大数据必然会存在有瑕疵的数据信息，比如虚假的交易信息、被恶意篡改的会计记录、数据传递过程中遭受网络攻击导致的信息质量下降、电子数据丢失造成会计档案不完整等等。如何在电子会计档案接收过程中保证会计档案信息的质量，将会影响会计档案保管和开发利用。因此，在新《会计档案管理办法》规定的电子会计档案交接规范的基础上，单位要研究制定适合本单位、部门的会计档案信息质量控制体系，确保从源头上保障会计档案数据的真实和完整，加强电子会计档案整理、归档、开发、利用过程的质量监督。5G、云计算、人工智能、数据挖掘等一大批新兴技术应用于会计档案管理，对每个单位其有效性和质量可能会表现不一，因此也需要加以关注。安全性是会计档案管理的底线，由于共享平台的开放性不可避免的带来比传统档案管理模式下更多的风险因素，甚至有的风险是纸质档案管理模式下没有，而在电子化环境下独有的，必须加以分析和应对。

3.4提升会计档案管理人员专业技能及业务水平

企业会计档案工作是一项细致严谨且不容闪失的工作，这就要求会计档案管理人员应具备高水平的业务能力。未来，财务会计档案管理工作发展趋势是“互联网+”智能化。这就要求会计档案管理人员既要懂得应用互联网信息技术，又具备扎实的档案管理技能。所以，学院要重视会计档案管理人员的培训，加强职业道德教育，每年都要安排会计档案管理人员进行相关专业的培训，提升会计档案管理人员的业务知识和视野。强化内部控制，提高风险防范能力，做到防患未然。长此以往，会计档案管理人员的综合素质将会有所提高，使得他们的专业技术和业务能力做到与时俱进

结语

财务共享服务是当前企业财务管理创新的一个热点，是财务管理工作发展的一个重要趋势，很多企业已陆续开始实行财务共享服务，但这种财务管理模式毕竟属于新生事物，在发展过程中，只有在明确了会计档案管理的内容、目的，意识到会计档案管理中存在的问题，并加以改进和修正，才能充分发挥会计档案在单位经营管理过程中所起到的作用。

参考文献

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［4］何孝容，李德庆．财务共享模式下大型企业电子会计档案管理系统探讨［J］．现代商贸工业，2020，41(24):117-118．