引言

档案管理是一项专业且复杂的工作，需要对档案信息进行收集、鉴定、整理、保管等。还需要结合社会发展不断进行更新丰富，保障其准确性和参考性。档案不仅仅是重要信息的记录，更是机关事业单位发展的见证，对机关事业单位的发展有着重要作用。在信息技术快速发展的现代社会，机关事业单位档案管理工作基本完成了信息化建设，现今档案安全保障管理机制也面临新的挑战。只有了解档案安全保障管理的重要意义，并结合机关事业单位发展的实际情况，对其管理原则进行分析，才能真正保障档案管理的稳定性与长远性，系统性与全面性。通过科学构建组织管理机制，增强安全管理应急机制，提高档案安全保障制度体系和加强学习教育及强化档案安全意识提高安全管理水平等，从而，促进管理工作新的变革。在保障质量的前提下，提高工作人员的工作效率，使档案安全保障管理工作朝着健康科学的方向发展。

1机关事业单位档案安全保障建设的重要性

1.1新时期档案管理面临的安全挑战

加强机关事业单位档案安全保障，是国家档案法律法规赋予的重要职责，是针对我国特殊的档案管理现状而确定的根本要求。当前，信息资源已经成为各个国家相互竞争的重要战略资源，其中就存在档案信息资源安全问题，对机关事业单位档案管理提出了新的挑战，必须要加强机关事业单位档案安全保障工作。

1.2有效解决我国档案安全问题的必然需求

在档案安全体系建设实践中，一些机关事业单位档案管理部门对于档案安全保障工作的认知理解存在偏差，把信息安全保障理解为档案安全保障的全部。档案安全保障分为档案载体的安全保障和档案信息的安全保障两个部分，其中部分档案以显性状态呈现，一部分档案以隐性状态呈现。由于对档案安全保障的认知偏差，导致一些机关事业单位档案管理部门在档案安全保障工作实际开展过程中，采取的档案安全管理方法和措施不够全面、比较传统，注重档案安全保障基础设施建设，缺乏对档案资料的长期维护，忽视数字档案资料的安全保障，档案安全管理缺乏风险意识和安全意识，机关事业单位档案安全保障工作不能紧跟时代发展潮流，无法满足现实需求。

2档案安全保障管理机制的构建原则

在机关事业单位档案安全保障管理机制构建中，应遵循两个原则：（一）档案管理的系统性与全面性。档案安全保障管理机制的构建不仅是管理技术的总结，更应该结合机关事业单位发展的实际情况，从管理、生产各个环节综合考量，以此来确保档案管理的服务职能。尤其是在信息化技术广泛应用的今天，信息化档案管理已经渗透企业各个系统当中，任何小环节都会给档案安全带来影响，所以其安全保障管理机制的构建也应该涉及机关事业单位各方面。要立足机关事业单位发展的实际情况，杜绝安全保障管理盲区。从系统性、全面性的角度来构建档案安全管理保障机制。（二）档案管理的稳定性与长远性。在机关事业单位档案安全保障管理机制的构建中，还有一个重要原则是一定要遵循稳定性和长远性，要从机关事业单位管理的长期发展出发，结合机关事业单位发展战略，对档案安全保障管理机制进行调整。当前机关事业单位很多档案信息具有保密性，所以在安全保障管理机制的制定上更要谨慎。如果不能满足其稳定性和长远性，那么频繁更换管理机制，会对机关事业单位的发展带来不利影响。

3档案安全隐患存在的主要环节

3.1档案收集

按照现行档案工作制度，在文件材料形成后，各立档机关事业单位对应该归档的文件材料进行收集、整理、立卷和归档，移交至机关档案管理部门。在这个过程中，如果相关人员业务水平不高、工作责任心不强、管理制度不落实，就容易出现应该收集的文件材料没有纳入收集范围的问题，造成这些文件材料的散失、流失，使档案资料在形成的源头就会存在着安全隐患。如果散失、流失的文件材料是涉密材料，则档案安全隐患更加严重。

3.2档案保管

档案保管在档案管理过程中，时间跨度长、工作量大、工作内容多，最容易出现安全问题。一是档案库房条件差，容易出现档案的损毁；二是保管条件不完善，纸质档案容易出现字迹褪变，纸张发脆、发黄等物理、化学变化；其他介质档案容易出现消磁、无法读取等现象；三是保管制度执行不严格，存在档案丢失、涂改、损坏的可能性；四是突发自然灾害、社会事件可能会造成档案损毁。

3.3档案利用

档案工作的主要任务是保管档案和提供利用，保管的目的也是为了提供利用。因此，在现代档案管理活动中，档案的提供利用占了档案工作的相当大比重。由于目前我国各级综合档案馆馆藏档案以纸质档案为主，以档案原件来提供利用相当普遍。这就存在档案污染、缺失、损坏的隐患，给档案安全带来不可避免的负面影响。

4机关事业单位档案安全保障措施

4.1建立健全档案安全保障组织机制

机关事业单位档案资料价值作用的发挥和安全工作的开展，最终必须要以健全的组织机制加以保障。在建立健全档案安全保障组织机制中，机关事业单位档案管理部门必须要展开多方调研，以提高档案资源的安全为主要目标。第一，档案管理人员参与招聘，不仅要确保人员素质能力符合机关事业单位的要求，更要赋予档案管理部门人员招聘的权限，招聘综合素质能力更优秀的档案管理人员，为档案安全保障工作开展夯实人员根基.第二，在设计机关事业单位档案安全保障管理组织机制的时候，可以参考与借鉴其他单位或地区成熟的经验，进行组织机构重新规划设计，提高机关事业单位档案安全工作效率和质量。

4.2建立健全档案安全保障制度体系

随着时代的发展，各类档案管理新技术、新理念不断出现，特别是大数据技术的应用，传统档案管理制度已经难以适应档案管理发展要求，很难与档案管理新技术理念充分融合，也对档案安全保障工作产生了一定影响。在机关事业单位档案安全保障体系建设中，要加强档案安全保障制度体系建设，更好地适应新形势下的档案管理要求。第一，要高质量完成档案管理工作，确保档案安全，机关事业单位档案管理部门就要对自身现有的档案管理制度进行梳理，深入分析现行的档案管理制度，全面查找档案安全保障工作制度不足，逐条制定和实施档案安全保障措施要求，并对档案管理过程和档案安全保障变化进行细致记录。第二，在机关事业单位的档案资料成型以后，对档案资料开展更加严格细致的检查和审核，确保机关事业单位档案资料的准确性和有效性，把档案安全问题消灭在初始阶段。第三，要加强机关事业单位档案的日常保管和维护工作，为档案资料提供适宜的存储环境，确保档案资料始终处于最佳存储状态，防止出现传统档案资料的破损和数字档案资料的遗失问题。档案管理部门在对档案资料进行维护的过程中，如果发现损坏、缺失问题，要及时向上级部门汇报，安排专业人员对档案资料进行处理，避免造成更大损失，确保机关事业单位档案资料的完整性。

4.3增设档案安全管理应急机制

在档案安全管理过程中，有出现安全突发事件的概率，所以机关事业单位档案管理工作人员必须针对此类突发的安全事故，做好应急准备，通过制定安全有效的应急机制来提高档案安全事故的解决能力，降低损失。首先，机关事业单位档案管理人员需要具备安全管理意识，能够结合机关事业单位档案管理的实际情况，制定合理的应急措施，并且加大宣传力度，在机关事业单位中通过讲座、发放安全宣传册等方式，提高员工对档案安全管理应急机制的了解，提高重视程度。其次，机关事业单位还需构建档案安全管理应急部门，在出现危险事件后把握时机，对档案进行监控与防御，真正做到有条不紊，有针对性地实施管控手段，把损失降到最低，保护机关事业单位的利益。最后，机关事业单位需要定期展开档案安全事故应急演练，提高机关事业单位员工对于档案安全应急管理的认识，加强安全隐患意识，如果出现危险事件，能够科学有序地展开抢救，真正做到防患于未然。

4.4加强学习教育及强化档案安全意识提高安全管理水平

要保证机关事业单位档案的绝对安全，首先要加强对档案管理人员的教育，从思想上提高对档案安全工作认识，强化安全意识，树立安全第一的思想，为做好档案安全工作奠定思想基础。其次要加强教育培训，把保证档案安全的法规、规章、标准、规范、制度作为教育培训的重要内容，通过学习培训，使档案管理人员不断提高档案安全管理的知识和技能，为做好档案安全工作提供知识和技能储备。最后要自觉树立档案安全意识，自觉把档案安全知识应用到管理活动中，把加强档案安全工作化作自觉行动，贯穿档案管理工作的全过程，不断提高档案安全工作水平。

结语

机关事业单位档案管理工作面临着新的形势，特别是现代信息技术的应用，增加了机关事业单位档案管理安全风险，对机关事业单位档案管理带来了新的安全挑战。因此，要针对机关事业单位档案安全保障内容，建立健全机关事业单位档案安全保障机制，维护档案资料的安全性与真实性，更好地发挥机关事业单位档案资料服务社会和经济发展的作用，推动我国档案安全工作深入推进。

参考文献

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