1. 科研经费管理的财务共享政策背景

2018年,科技部办公厅、财政部办公厅印发的《关于开展解决科研经费"报销繁"有关工作的通知》(国科办资[2018]122号)要求推动解决科研人员反映的"报销繁"问题,树立服务科研人员理念,充分利用信息化手段,提供高效便捷的报销服务。

2019年,教育部党组印发的《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》(教党〔2019〕37号)明确提出了减少审批环节,简化报销流程,推进网络服务,切实解决"报销繁",优化管理服务,增强科研人员获得感。

2021年国务院办公厅出台了《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国办发〔2021〕32号)提出要减轻科研人员事务性负担,改进财务报销管理方式,推进科研经费无纸化报销试点,进一步激励科研人员产出高质量的科研成果,为实现高水平科技大国作出贡献。

2021年《会计改革与发展"十四五"规划纲要》明确提出,积极推动会计工作数字化转型,探索建立跨平台、结构化的会计数据共享机制。研究信息化新技术应用于会计基础工作、管理会计实践、财务会计工作和单位财务会计信息系统建设。

上述政策文件都提到了通过信息化建设方式提高管理效能。身为财务人员，努力促进科研经费管理活动全流程的财务共享，实现科研经费管理和服务升级势在必行。

2.财务共享在科研经费管理中的意义

2.1落实放管服政策，减轻科研人员负担

随着高校的科研经费规模的不断扩大，激发科研人员的科研创新热情，使科研经费的使用效益最大化显得尤为重要。目前多数高校科研经费通过信息化平台管理还不足够，因此积极推动高校进行科研财务系统对接达成财务共享，是切实提高资金使用效益，提高科研人员研究工作的效率，减轻“报销繁”现象，将“放管服”政策落到实处的有效方式。传统管理模式因科研财务系统各自为政，互不相同，科研人员常需为同一事多次往返各管理部门，导致科研业务办理流程多、效率低，不利于高校科研活动的高效运行。在当前解决“报销繁”精神、深化科研“放管服”改革要求的背景下，高校通过信息化方式，建立起来由科研、财务、项目负责人共同使用的、数据共享的一体化平台，可以实现科研人员 “一站式”财务服务，具有一定的必要性。

2.2管理职能强化，提升服务水平

传统模式下的控制和审核大都通过线下纸质版表格的方式，增加了控制风险及管理的时间成本。通过科研系统和财务系统对接，能够将不同部门的信息数据进行整合起来，形成一个动态管理体系，依托财务共享的理念，重塑科研项目财务管理活动流程，优化高校财务管理模式，对提高科研经费财务管理水平，强化财务管理与服务的双重的职能，推进高校财务信息化进程具有重要意义。

3.高校科研经费管理现状

从高校信息化建设来看, 信息化共享平台建设并未完备成熟。大部分高校已使用较为完备，独立运行的财务、科研管理系统，但两者之间数据并不联通，可能存在相互独立的数据化处理规则，导致数据错配，影响数据的可理解性及决策可用性。目前高校财务管理系统一般包含财务核算、财务查询等常用财务功能模块, 但并未所有网上报账、网上签批等对口科研人员的信息化平台，只实现了财务部门内部信息共享，但并未进行有效的资源整合，不可避免存在信息孤岛现象。

从对科研项目的管理来看,科研项目管理流程不连贯。高校科研处负责科研项目管理,科研经费由财务部门进行会计监督与核算。但科研系统和财务系统相互独立无法实现科研项目信息的传递管理,需要通过人工方式进行数据传输,造成许多管理流程不连贯,给科研及财务工作人员带来诸多不便。由于各自的信息化侧重点不同,需求也不同,双方按照不同的管理模式分别掌握部分数据,而这些数据录入上的工作是重复的,降低了工作效率, 同时人工传输的数据传输方式增高了差错率,容易引起信息冲突,对科研财务管理形成阻碍。

从科研人员办事流程来看,业务办理跨部门协同运作环节多、手续繁。因各部门分管职能不同,科研人员需在院系、科研处、财务处间奔走,接受三方对科研项目的监督管理。如遇特殊情况,则可能在各部门间反复沟通,效率十分低下。同时线下报销及人工支付的方式也大大增加了科研人员的时间成本。

总体来看,大部分高校信息资源的利用效率低,信息整合程度差,目前我国高校的科研经费占比已经与发达国家不相上下,科研财务管理模式在预算、执行等方面也日趋与国际接轨,各大高校虽然已经制定了信息化发展目标和策略,但对高校科研业务的长久有序发展还存在阻碍。

4.基于财务共享的科研经费管理模式优化

基于财务共享的科研经费管理模式本质上实现了科研经费财务管理流程再造设计。将原有纯手工处理,纸质传寄凭证的线下流程转到线上。对原有科研人员及科研处等科研经费认领流程进行分析,结合科研经费网上申报系统,将原有流程进行优化,从银行来款信息查询、科研经费到账认领、科研立项、合同管理、主管部门审批、财务立项、科研收入入账、科研经费报销、预算额度设置及额度调整、预算额度控制、科研结题等事项全线上网,整个流程实现无纸化办公,业务流程顺畅,权责界线清晰。具体通过以下应用场景实现科研财务管理优化：

4.1立项管理

传统管理模式下，科研立项程序为科研人员到财务处查询经费到账情况，再到科研处告知财务到账信息，同时提交任务书等立项材料，由科研处将科研落账单提交财务处，财务根据落账信息将项目名称、项目负责人、经费性质，预算额度等信息同步录入财务处软件，并进行账务处理。过程冗长繁杂，影响了科研经费落账使用效率，也给科研管理和财务管理人员增加了重复工作。基于财务共享的科研经费管理模式下，科研项目财务立项通过科研和财务系统对接,科研人员只需在财务来款查询处认领经费，录入合同信息，并提交相应材料到数据库，信息同步到科研处后，科研管理人员根据信息审核并进行科研立项。此过程无需科研人员或科研处工作人员跑财务处送落账单，同时，项目任务书/合同可直接查询打印上传数据,无需科研人员重复打印递交财务处备案，简化了科研人员立项手续，只需系统操作即可，无需多次往返科技管理处和计划财务处，实现让数据“多跑路”，科研人员“少跑路”。科研立项后的信息直接同步到财务软件中，保证了信息的统一准确，降低了错录风险，同时通过后台设计，根据不同类型的科研经费来款信息，按照预定规则在财务系统生成新的项目编号，根据项目类型自动生成科研落账凭证分录，减轻了财务工作人员的负担，提高了工作效率，同时对会计制单进行规范化管理。对于财政资金项目拨款文件等信息共享，降低了科研经费管理人员与财务人员的沟通成本。 财务经费账号、 预算信息科研处和财务同步可见， 项目负责人对立项工作的流程一目了然。

4.2预算管理

基于财务共享的科研经费预算管理主要体现在预算设置和预算调整两方面。在新设项目初始设置预算信息时，通过科研财务平台数据共享，在财务系统同步项目类别、项目预算等数据，并依据不同财务管理要求匹配相应的预算模版，生成相应的额度控制信息，减少科研财务信息不能完全匹配及信息错漏风险。针对预算调整环节，由于科研活动的不确定性，根据科技部:对科研项目资金简化预算编制下放调剂权限的要求，科研项目预算管理原则采用刚性和柔性相结合的预算管理模式。基于财务共享模式下的科研经费预算调整，涉及设备费支出调减，间接经费调减等预算额度调整项目，由项目负责人于线上发出申请，科研管理人员审批，并最终同步更新至财务系统进行预算额度控制管理，直接对日常科研经费报销活动时的各类经费支出进行实时控制。基于基于财务共享的科研经费预算管理模式避免了科研人员对科研落账信息，额度调整申请信息的传递，消除了科研财务人员的重复工作，降低了信息传递造成的管理时间差，规避了预算支出不一致不合规风险。同时，审批流程的透明性，防止了科研经费的滥用和违规操作，提高了内部控制管理水平。

4.3支出管理

基于财务共享的科研经费支出管理主要依托于网上报账系统，网上签批系统和RPA机器人流程自动化系统。网上报账模式彻底打破了以往科研财务报销经历的签批跑断腿，报账排长队，报销繁，报销难的魔咒，科研人员通过网上报账系统实现自主填单，自助投递的方式，充分利用了碎片化时间，摒弃了科研报账排队等候模式，同时网上报账系统支持扫描自动制单，财务人员则负责对作证材料和会计科目进行审核，提高了财务人员工作效率。科研人员通过网报系统随时可以查看经费余额，经费支出物流信息，实时掌控科研经费使用情况，有利于科研工作的合理安排。如果经费需要进行多部门签批，科研人员可以通过网上签批系统对签批事项进行网上提交，将审批事项票据及佐证材料上传后推送至审批人，审批人线上提交审批意见，不必再受地理环境限制即可实现经费签批和支出申报。对于财务人员审核通过的科研经费支出通过RPA机器人流程自动化系统进行支付，提高了支付速度和支付准确率，最大化提高科研经费支出使用效率。

4.4结题审计

项目执行期结束时，项目负责人应用科研财务一体化平台下的结题模块，生成决算表格，下载决算所需项目支出明细账，并通过凭证影像化系统，查询下载结题所需提供凭证附件带水印照片，无需去档案馆拍照打印，再带回财务盖章，减少了科研人员事务性工作。

凭证影像化系统为实现线上合同管理、线上凭证获取等提供适用性和可能性，为高校财务信息化建设提供帮助。

5.基于财务共享的科研经费管理模式优化建议

5.1挖掘监督与控制职能

通过财务共享平台，实时监控科研经费的使用情况，确保经费使用的合规性和有效性。同时，建立风险预警机制，及时发现和应对潜在的财务风险。针对国家包干制和负面清单的规定，运用大数据分析等，OCR发票识别系统等方式监控规避虚假合同、虚假票据等方式报销套取科研经费的风险，将财务共享应用于纪检审计资产管理等环节，做好保证科研经费不得用于其他与本科研项目无关的支出。充分利用财务共享做好内部监督与外部监督相结合，财务监督与其他各类监督相协调，切实加强财务监督与风险控制，保障科研活动合法合规的基础上高效开展。探索利用财务共享数据平台建立科研诚信管理体系，深入挖掘财务共享平台的监督和控制职能。

5.2提升数据分析能力

利用财务共享平台积累的数据资源，进行深入的据分析，挖掘科研经费使用的规律和特点，监控执行进度，提取科研绩效评价指标，为科研决策提供有力支持。同时，通过财务共享渠道，探索建立完善的考核和激励机制，调动科研人员的积极性和创造力，在准确及时提供财务数据信息的基础上提高信息质量，更好的为科研管理活动决策作出贡献。

5.3加强人员培训与跨部门协作

加强人员培训，提高财务和科研人员的专业素养和道德水平，通过建立综合素质培养体系，包括业务和财务培训、跨部门交流等环节，培养出在具备财务管理能力的同时，兼顾科研专业知识，信息化专业技能的复合型人才，确保他们能够熟练应用财务共享平台下的科研经费管理模块，有助于进行科研经费管理业财融合。建立跨部门协作机制，设立跨部门协作小组，畅通沟通渠道，共同解决业务和财务方面的问题，提高科研经费管理的效率和水平。

6.总结

    高校科研经费管理模式需要财务共享平台的支撑和优化，通过财务共享平台对科研经费管理流程进行重塑，在将财务共享应用于科研经费管理全生命周期的同时，也应继续探索挖掘财务共享在高校科研经费管理中新的职能和能力，在信息化建设中发挥人才的作用，努力做好科研经费管理和服务，助力科研事业发展。

参考文献：

[1]科技部办公厅 财政部办公厅《关于开展解决科研经费“报销繁”有关工作的通知》（国科办资［2018］122 号）.

[2]教育部党组《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（教党〔2019〕37 号）.

[3]国务院办公厅《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32 号）.

[4]财务共享模式下高校科研经费管理优化研究[J]. 陆赛钰,许雪娇,刘凝.财务管理研究, 2024(55)

[5]高校财务在“放管服”背景下如何更好地服务于科研——以X高校为例[J].陈媛媛.行政事业资产与财务,2022(04)

[6]“放管服”背景下利用科研财务共享平台优化科研经费管理研究[J].严冠琼.商业会计.2022,(04)

[7]财务共享模式下的高校科研管理改进研究[J]. 曲京山, 张晶, 李玉松.会计之友,2020(20)