中图分类号：G27

引言

档案是在不同活动中直接或间接产生的、具有独特特征、包含原始档案、具有保存价值的不同类型的文献。通过档案管理，可以共享和管理这些不同类型的档案，并在必要时将其作为重要档案使用。可见，档案管理起着非常重要的作用，必须正确、恰当地进行管理。

1 档案管理建设的现实意义

1.1 有益于积极弘扬文化

文化代表着人们的精神发展和经营理念。档案内容包括历史发展档案、党政机制档案、人文档案等文化内容，以及日常活动档案、员工流动、员工参与等指导性档案。这意味着需要存储的档案量不仅巨大，而且多种多样。因此，做好档案管理工作，保证档案管理系统的顺利运行，对于文化遗产的传承和发展具有重要意义。

1.2 有益于未来的良性发展

档案实际上反映了知识的逐步发展，记录了理解和完善内容的过程，保证了知识的良好管理和使用，以供今后规划参考。由于照片、视频等存档信息记录了实际的施工过程，这些信息未经编辑、增删，极其原始、真实。这些文件对于项目的发展具有不可替代的作用，是今后规划建设的重要依据。

1.3 有益于人力资源的合理分配

档案管理的价值还在于它能够充分考虑员工的个体特征。为了更好地配置人力资源，制定未来的招聘计划，利用员工的知识和经验，达到知人知己的目的，通过查询员工的个人信息、学历、工作经历、婚姻状况等。可以得到相关信息，推动工作高效健康发展。

1.4 管理者建章立制的基础

档案记录的内容是组织过去或现在活动的具体反映，包括组织的发展、成就、经验教训等信息，是组织制定发展规划的重要依据。组织需要规划运营、制定施工计划等。通过使用存储的历史档案，可以确保机组开发的一致性和一致性。同时，通过档案管理，可以了解组织管理者的结构、管理过程和结果、管理活动的信息等。我们理解并为组织的成长提供强有力的支持。

档案的定义表明，信息是档案管理的本质，是档案的基本内容。企业和组织要想实现可持续发展，不断提高自身资源，就应该高度重视档案管理，充分体现档案管理的价值。在事业单位或者社会团体的档案管理工作中，档案馆不仅承担着档案的保存和管理工作，还承担着支持档案馆自身发展、制定发展战略、提高服务水平等重要任务。因此，档案管理与部门发展密切相关，无论我们在哪个领域，关键或答案都可以在知识中找到。通过收集和分析行业发展的事实信息，企业和公司可以为自身发展提供有力支持。

2 档案管理建设过程中存在的挑战

2.1 员工综合技能较低

档案管理改变了传统的工作流程，对人们的要求也发生了变化。如今，文档管理需要具有专业技能的员工。但从档案管理的现状来看，具备这些技能的人才仍然有限，无法满足档案管理研究的需要。有些员工虽然具备档案管理技能，但在日常工作中不具备有效使用计算机的能力，而另一些员工尽管掌握了IT知识，但对档案管理知识了解不够，导致日常工作中出现错误，影响工作效率;性档案管理的性能和准确性。

2.2 文件管理硬件需要更新

档案管理基于可提高效率的有效工具。工具的性能直接关系到工作效率。然而，档案管理目前面临着工具落后的问题。硬件老化导致日常任务执行缓慢，甚至因某些错误而频繁出现故障，导致文件丢失等严重问题。尽管引进了新的硬件和软件，但上市公司没有及时更新设备，继续使用落后设备，严重限制了档案管理和档案质量，也对档案今后的发展和利用产生了负面影响。

2.3 存在严重安全隐患

档案安全一直是档案管理的关键问题。档案管理过程中必须高度重视安全管理，因为所收集的信息重要且敏感，一旦泄露将造成严重后果。然而，当前的档案管理面临着巨大的安全威胁。首先，文件保存到硬盘上，如果运行过程中出现中断或断电，文件和信息可能会丢失。其次，随着信息技术的飞速发展，黑客技术的不断提高，他们可以通过攻击计算机系统来窃取重要信息。此外，病毒对现有档案安全构成严重威胁。如果操作人员不懂得如何防范病毒，计算机很容易感染病毒，从而导致文件泄露。因此，档案管理中的安全风险不容忽视，必须加强防护措施，减少档案泄露的可能性。

2.4 投入不足

档案管理是一项资源密集型工作，涉及软硬件采购、技术培训、人力成本等诸多因素。然而，由于预算管理资源有限，档案管理预算往往与实际需要不匹配。这意味着设备无法按时维修或更换，从而降低了员工工资并影响文档管理的效率和质量。投入不足已成为限制档案管理发展的主要因素。

2.5 档案作品没有制度化的管理程序

企业档案管理的混乱主要表现在以下几个方面：一是档案收集没有标准，档案的质量和准确性无法保证。其次，档案准备的不确定性以及缺乏统一的标准和流程，导致档案移交和使用过程中出现混乱和错误。此外，由于工作人员和档案管理员的变动，档案管理实践缺乏连续性和稳定性。最后，关于归档时间，一次性归档无法满足完整归档的要求，导致档案难以恢复和使用。这些问题都反映出缺乏规范的档案管理程序来指导和规范档案管理工作。

3 档案管理建设的具体应对策略·

3.1 改变传统观念，提高关注度

目前，一些管理人员对档案管理的认识还很有限，不能充分认识档案管理与企业经营和国家发展的密切关系。因此，有必要加强对档案管理人员的教育，使他们深刻认识档案管理的重要性，并说明其与市场竞争的密切关系。同时，为提高档案管理效率和质量，加大档案管理投入，支持集团内各部门之间的沟通与合作，确保档案管理高效优质。而且，档案管理领域工作的发展必须紧紧围绕档案服务的需求，不断提高档案服务开发和利用的效率。

3.2 基于档案管理制定合理的计划

实施电子档案管理，首先要制定科学合理的方案。通过对档案数量、内容和需求的深入分析，建立适应实际需要、长期目标导向的管理体系。在IT开发过程中，各部门必须紧密配合，确保软硬件能力的优化配置。一旦发现信息错误，应立即纠正，防止问题进一步升级。在日常管理中，应将以前记录的数据转移到数字介质上，重要数据应加密保存，防止丢失。此外，还应提供有用的互联网搜索功能，以帮助用户快速找到所需的信息。

3.3加强档案人员专业技能培训

首先，我们需要改变对档案管理的认识，从单纯的信息存储转向信息的加工和开发。在组织架构上，避免档案部门规模过大，确保档案管理职责明确、人员到位。对于员工较少的部门，可以聘请兼职档案员以确保适当的信息管理。二是提高档案管理人员的综合知识。许多员工发现数据管理是一项简单、容易甚至无聊的任务。为了防止这种情况发生，各部门不仅要培训管理人员，还要定期提供计算机技能培训。培训不仅要注重理论知识，还要注重实践活动提示，提高档案管理人员的服务理念和专业知识，帮助他们养成良好的工作习惯，从而提高工作效率，更好地执行公务任务。在当前计算机化水平不断提高、技术迅速现代化的情况下，档案管理者要想实施有效的管理，就必须与时俱进，不断学习，提高信息技术水平，创新档案管理方法。必须采用新的数据管理理念，不断优化和更新施工作业和文件管理流程，以最大限度地提高工作效率。此外，各部门应制定明确的员工奖惩规则。例如，对表现好的员工给予丰厚的奖励，对犯错的员工给予适当的惩罚。除了明确职责之外，我们还需要确保员工能够高效、有效地开展工作。当然，在档案管理系统的支持下，越来越多的部门将改变传统的管理模式，建立统一的管理流程，引入新的信息存储形式，促进档案管理的发展。这将有助于提高劳动力的整体生产力。

3.4 探索精细化、个性化创新模式

档案管理不仅是一种呈现信息的方式，也是传播附加信息的重要方式。优化信息分布可以更有效地捕获、存储和描述数据元素的行为。此外，通过改进的档案管理，用户可以节省时间和精力，提高数据使用效率。此外，不同的组织对数据归档和后续管理有不同的需求和目标。因此，在开发和更新档案管理系统时，应避免盲目模仿他人的经验，积极寻求个性化的解决方案。例如，在处理历史文献等文化遗产时，数字档案平台的创建需要充分考虑文化遗产保护和档案管理的需求。这不仅是新时代档案管理的重要任务，也是推动档案管理创新改革、提质增效的关键。

3.5 强化知识服务能力，实现知识共享

档案管理水平的高低直接关系到企业的发展和活力。如今，企业档案管理的发展已成为亟待解决的问题之一。除了加强档案管理外，提高公司信息服务水平和集成能力也同样重要。借助现代信息技术，有效提高档案管理水平，创建统一的网上档案管理平台，实现产品的电子化、信息化管理。通过创建数字数据库，我们可以合并来自不同公司的记录，并使它们更易于搜索和共享。同时，可以利用智能搜索工具快速、准确地检索重要信息，进一步提高档案管理的效率和准确性。

实施档案管理战略有利于提高档案管理水平，促进知识的共享和传承。档案管理过程不仅仅是档案的组织和呈现，更重要的是档案信息和经验的收集和传递。通过建立知识库和专业知识体系，捕捉和整理业务知识和经验，使其成为促进知识共享和转移的有力工具。此外，企业还可以利用新的智能工具进行智能档案管理，利用人工智能算法对数据进行分类和存储，提高档案管理的效率和准确性。同时，可以利用人工智能技术自动捕捉和分析数据以支持业务决策。

3.5强化档案信息安全保护

虽然大数据环境中的文件管理有很多优点，可以提高业务效率，从而降低人力成本，但由于文件的重要性以及大数据环境中数据丢失的风险，信息安全问题也成为紧迫的问题。在档案工作中。在互联网时代，可以使用更小的存储卡来存储数据。虽然这很方便，但也存在数据丢失的风险，例如存储卡错误或计算机病毒。因此，公共信息管理者必须关注大数据环境中的安全问题。政府机构档案管理员在存储档案数据时必须具备一定程度的安全信息，以防止计算机病毒对所存储的档案数据进行攻击。同时，制定档案统一管理工作手册，提高档案管理水平。主要方法如下：一是采用先进的防火墙技术。防火墙是一种网络隔离技术，因为它是外部网络和内部网络之间的安全系统。其主要功能是保护信息安全。确定是否可以根据适用的法规处理特定数据，以满足数据的安全要求。另一个原因是识别技术的引入。政府机构在使用档案数据时，必须实施身份认证和验证，防止关键数据被故意窃取，确保数据安全。最后，利用数据收集和测试方法。尽管这项技术在某些方面还不是很成熟，但它的使用可以对档案数据进行适当的分析，从而更全面地了解盗窃的特征，从而确保其在政府机构中的广泛使用。因此，在使用该技术时，应更加注意保护归档数据本身的安全。提升档案信息安全技术水平，提供更加完善的档案管理体系。

3.6借助信息技术创新档案管理模式

在大数据环境下，档案工作者应根据一定的工作条件合理设计档案数据管理档案，利用信息技术实施创新档案管理模式，结合实际制定长期可持续管理目标，确保档案人员正确履行职责。档案工作者还应积极利用数字化工具来改进档案管理。纸质记录的通用变更流程应采用文本、数据、照片和视频的集成，以确保变更过程中的数据安全。信息管理系统也可用于资源分配。例如，四川省某政府机构使用和ERM云办公平台进行档案管理。政府机构可以通过租赁节省劳动力和维护成本。档案管理者可以根据业务需要改变和更新档案管理方式。此外，国家机关档案管理部门还应立足实际，以保护国家秘密和知识产权为出发点，整合完善各类公共资源，根据社会需求整合开放各类数字信息资源。

4 结语

综上所述，档案管理对企业、组织和国家的发展起着决定性作用，为决策者制定发展规划提供依据。因此，管理者需要重视数据收集，细化和改进管理流程，充分认识先进技术的作用和价值，确保档案管理达到预期目标。通过强化信息服务、信息交换、基础设施管理、档案管理责任和义务，全面提升档案管理水平，为企业和国家发展提供有力支撑。

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作者简介：成超（1986年--），女，汉，河北邯郸人，本科，副研究馆员，研究方向为档案系列。