现如今，在社会经济不断发展的背景之下，企业要想获得更为广阔的发展空间，应直面困境，勇敢地抓住机遇，尤其对于档案管理这项工作。而信息化建设，是时代发展的一大产物与成果，所以在开展档案管理工作时，信息化建设的应用非常有必要，可以满足管理模式的多元化与创新性需求，将科学技术在企业档案管理中的作用充分发挥出来，使企业的合法权益得到有效维护。同时，对于企业档案建设，可以推动生产、经营管理活动的顺利实施，但是在目前，一些企业的档案管理信息化建设水平并不高，进而难以保证档案管理工作效率。对此，基于相关管理者的角度，应认清形势，采取切实可行的管理措施。

一、档案管理信息化建设的特点

第一，原始性。在档案管理方面，主要以以往工作中的档案为主，基于档案信息化的角度，应提高对信息来源的关注度，以便于后续的智能化分析。通常来说，档案作为重要的凭证方式之一，档案的记录方式非常重要，如文字资料、U盘等，在信息化管理过程中，要想防止原本载体出现丢失现象，有效落实原始性要求，应加强信息管理库的合理构建，遵循多元化需求，从档案的不同存在方式出发，体现出保存方式的针对性。

第二，准确性。通过对企业档案管理过程进行分析，在纸质资料和电子资料当中，数据偏差问题是难以预防的，一定程度上极容易导致档案资料失误问题的产生。针对于电子档案，其恢复的难度性较高^【1】，所以应防止数据资料出现任何的失误。

第三，丰富性。针对于档案管理工作的源头，其丰富性特征显著，因为工作内容比较丰富，所以档案管理工作也发生着明显的变化，其丰富程度也大大提升。在档案管理过程中，人事档案、行政档案等为重要的管理内容，而且工作中的具体内容也要予以全面管理，故在信息化建设方面，应不断丰富信息录入过程，贯彻落实丰富性原则，同时给予严格的审查，避免任何失误的产生，进而帮助到后期的工作。

第四，服务性。通过分析信息化管理的目标，主要以高效利用为主，在传统的档案资料管理形式中，档案的查找有着一定的难度性，尚未形成良好的服务性，而在信息化管理出现以后，信息技术的应用价值愈发显著，纸质档案管理流程得到了明显的简化，信息管理系统的构建与开发，为工作人员实时查阅信息提供了极大的便利性，进而充分彰显出企业的服务性质。

二、档案管理信息化建设的应用价值分析

首先，有利于推动信息交互目标的顺利实现。通过对传统的存档管理模式进行分析，主要以纸质文件记录为主，然而该方法极容易造成信息丢失问题的发生，而且极容易发生损坏问题。基于时代不断发展的视角，对于信息存储的方法产生了极大的影响。在档案管理工作中，通过信息化建设，有助于电子档案管理系统的构建，为信息处理水平的提升创造便捷优势，同时满足信息存储空间的节约化需求。此外，还可以实现相关资源的顺利获取，推动信息互动目标的顺利达成，且满足信息共享性需求。

其次，有利于促进档案管理工作的顺利进行。在档案管理中，通过信息管理模型的构建，可以弥补以往纸质档案管理存在的不足和缺陷，并防止丢失问题的发生。在信息化管理的支持下，纸质文件可以确保高度的完整性，并对电子文件予以实时化保存。具体来说：在纸质文件保存过程中，无需对自然因素进行分析，文件保存过程也是比较简单的。在以往文件保存方面，所需的人力和物力较多，且占据的空间面积较大。而通过信息化建设，可以使人力资源、物力资源等得到充分的节约。此外，也可以将纸质文件与电子文件紧密联系在一起，将档案管理内容与范围拓展开来，提升档案管理模式的丰富化水平，推动档案管理质量的稳步提升。同时因为保存路径比较多元化，可以使文件管理过程更加全面和详细，免受文件数据丢失问题的威胁。

最后，有利于不断规范档案管理工作。有关于企业档案管理的内容，不仅在开发和运营中的数据方面有所体现，而且各种数据的分析也是尤为重要的。通过对档案信息的管理，可以对潜在的风险予以精准化分析，并给予企业长期发展一定的指导。在信息化建设的作用下，可以为重要数据的调用和分析提供有力的保障，防止出现不必要的失误问题。此外，也可以对查阅权限进行设置，规范登录步骤，并合理融入人脸识别功能，使其与登录系统相互联系，使企业的档案管理过程更加规范化。

三、档案管理信息化建设中存在的不足之处

（一）重视程度较为低下

通过对企业的发展历程进行分析，在信息资源的存储方面，纸质档案得到了广泛的应用，但是在时代不断演变过程中，传统的档案管理方式明显不适用，与企业的发展需求有着明显的差距。因此，应从自身发展实际情况开始出发，加强数字化档案管理系统的积极构建，防止档案资料出现不完整的现象，并免受安全隐患的威胁。但是在目前，一些企业的信息化系统并不完善，在数据信息不断积累过程中，档案资料的录入等环节，所需的时间成本越来越多。此外，一些档案管理人员对于纸质档案管理过于关注，对档案信息化建设的重视程度低下，没有充分认识到其重要作用。

（二）档案管理人员素质有待提升

通过分析以往传统的档案管理，主要以纸质环节为主，人工管理模式占据着主导，而且信息化的使用并不频繁，同时一些老员工对信息化的档案管理接受度较低，缺少对学习数字档案系统的热情，在输入和利用方面也存在着较多的薄弱点、空白点，进而不利于企业档案信息化建设水平的提升。同时，一些档案管理人员大都出自于文职，档案管理经验比较欠缺，很难为档案管理信息化建设贡献力量^【2】。

（三）信息化建设较不全面

在信息化建设方面，一些企业的关注度越来越高，但是因为市场环境比较复杂多变，再加上专业水平较低的影响，档案管理信息化建设的覆盖范围比较受限，信息安全难以保证，且数据保存也较不完善。比如在当前网络环境中，其复杂性凸显，一旦黑客入侵，极容易威胁到企业的档案信息，为此，应加强信息保护机制的构建，并给予防盗保密措施。然而在现实上，档案的信息安全保护力度明显不足，缺少完善的信息化保密系统，进而使企业的发展严重受阻。

（四）信息化工作的安全系数较低

根据上述研究可知，因为信息化建设的重视度较低，所以设备的更新比较滞后，一定程度上不利于信息安全管理水平的提升。而且在一些企业的年龄结构中，老员工掌握新设备的能力欠缺^【3】，信息输入方面经常发生失误。此外，在构建信息化系统以后，员工参与培训和学习的机会较少，应急处理能力较为低下，使得档案电子化入侵风险的发生几率大大增加。

四、档案管理信息化建设思路与解决对策

（一）提高档案信息化建设的重视度

在这一方面，企业管理者和档案管理人员都要予以高度的重视，加强信息化技术的应用，以此来为档案管理加持，使其与系统化、数字化等要求越来越靠近。首先，应加强专项数据库的构建，将权限的设置高度明确化，确保档案信息的安全，并将信息利用率提升上来。其次，应加强基础设施建设，不断完善软件和硬件方面，为信息化的深度建设奠定良好的根基。最后，对于档案管理人员来讲，应提高对数字档案管理使用方式的了解程度，加强专项档案信息化平台的构建，对档案信息进行有选择性的公开。

（二）提高档案管理人员的专业水平

在档案管理信息化建设过程中，档案管理人员扮演着重要的角色，分析其原因，与此项工作的技术性、专业性有着密切的联系。当前，信息化、现代化在档案管理工作中得到了积极渗透，所以企业应加强高质量档案管理队伍的构建，将专业人才吸引过来，保证人才良好的计算机应用能力。其中，企业应对培训活动予以定期开设^【4】，为提高档案管理能力创造有利条件，并加强网络技术的灵活运用，同时在培训活动中，应重点宣传新技术、新设备等相关知识，使人员的技术能力得以提升。

（三）加大档案管理信息化建设力度

首先，在企业内部，应加强档案管理专项数据库的构建，明确规定数据库的使用权限，仅仅局限于档案管理人员，形成安全稳定的档案管理过程，使档案信息的利用效率得到逐步提升。其次，企业应注重人才的投资，加强专业人才的引进，并加强信息化设备设施的引进^【5】，与信息化技术相结合，为档案管理信息化水平提供强有力的保证。此外，基于档案管理工作人员的视角，应对信息管理系统、软件进行灵活运用，使档案查阅变得更为顺利。最后，在档案室内，应注重防火、防潮等工作的开展，防止档案受到安全隐患的威胁，并对档案室专用电脑等设施进行配置，以便于档案信息化管理的开展。而在软件投入方面，企业应加强数字查询系统的构建，有效提升档案信息资源的利用效率，同时保证高度的安全性。

（四）完善电子档案体系

在档案管理信息化建设的要求之下，企业应认识到构建电子档案系统的重要作用，特别对于煤矿企业，应对数字矿山的要求进行深入分析，积极融入自动化控制功能，使电子档案库得到不断完善。尤其要加强电子文件管理系统的设置，做好档案信息的收集和整理工作^【6】，加大对电子文件的管理力度，确保信息的高度安全，将档案信息的丢失等问题的发生几率降至最低。此外，在构建档案管理系统之中，B/S架构广泛应用，文件信息在网络平台中的传输速度大大加快，以便于存档信息的共享性目标顺利实现，充分满足其开放性需求。

（五）构建安全保护系统

面对信息数据泄漏问题的发生，会对档案管理的信息化建设造成严重的阻碍，也会影响到企业的正常发展与进步。基于此，企业应积极构建信息安全保护系统，在此过程中，应邀请专业人员积极参与进来，加强网络防火墙的设置，并将监督保护力度提升上来，将黑客与病毒拒之门外^【7】，同时也可以预防保护系统受到任何破坏和攻击，第一时间找到安全隐患，并采取合法途径加以解决。

五、结束语

通过本文研究论述，在企业日常工作中，会产生庞大的文件数量，其管理的难度性较高，在信息化建设不断发展过程中，广泛应用于企业的应用程序，所以企业应积极构建档案管理信息库，借助有效的信息技术，为提高企业的档案管理水平创造有利条件，同时满足开发成本的节约化需求，实现经济收入的顺利取得，进而使企业的长期发展建设目标顺利完成。望此次研究能够被当代学者所关注，并且在档案管理信息化建设基础上进行创新应用。

参考文献：

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