高校人事档案管理，是人事工作中的重要内容，也是高等教育管理的组成部分。伴随着高校扩招政策的推进，教师队伍规模不断扩大，人事档案管理工作的数据量和信息量都呈爆炸式增长，对高校的人事档案管理工作提出了更高要求。高校人事档案管理人员的素养，直接影响到高校人事档案管理工作的规范性和高效化。

一、人事档案的含义及作用

高校人事档案是由组织人事部门在党的组织人事管理工作中形成的，反映个人政治思想、学习经历、工作经历、专业素养、奖惩情况、家庭成员及社会关系等情况的历史记录材料。人事档案可以全面客观地反映教职工的综合素质和工作表现，是单位里各类选拔、任用、考核的重要依据，具有凭证、依据和参考的作用。

在高校管理工作中，人事档案不仅是个人身份、学历资质等方面的佐证材料，承载了教职工的个人专业发展和职业发展历程，还是高校选拔任用、转正定级、职称晋升、岗位竞聘、工资调整和社保退休等工作的权威证明材料，也是高校制定人才培养政策的重要依据，可以提供坚实的人才保障和人力支持，对于促进高校的人才队伍建设和教育事业的持续发展具有重要意义。

二、人事档案管理人员现状分析

（一）数量配备有待增加

当前，从事高校人事档案管理工作的人员数量配备不足。按照《干部人事档案工作条例》（2018年11月颁布）规定，“每管理1000卷档案，一般应当配备1名专职工作人员。有业务指导任务的干部人事档案工作机构，还应当配备相应的业务指导人员。管理档案数量较少且未设立工作机构的单位，应当明确岗位，专人负责”。

在实际工作中，因为种种原因无法达到这一要求。有些组织人事部门的工作人员身兼数职，在负责其他繁忙工作的同时负责人事档案管理工作；或者仅依靠外聘人员、第三方公司定时定点进场，对人事档案进行归档、整理，这些情况都不利于高校档案管理的规范化。

（二）队伍有待稳定

人事档案管理工作需要专人负责，从收集、鉴别、接收，到归纳、整理、汇总，再到存档、转递等流程，都有严格的工作要求。当前，高校的人事档案管理工作缺乏专业人才，人员流动较为频繁，无法实现专业化的人才配置。有些人事档案管理人员身兼数职，或在身份上属于兼职人员，随着岗位竞聘和职务变动，所承担的工作有所调整，无法在人事档案管理岗上安心长久地工作下去。这些不利于高校人事档案管理的深入性和高质量化。

（三）专业性有待提升

人事档案管理工作具有科学性、系统性、政策性和专业性，需要工作人员具备一定的专业理论知识，掌握相关政策规定。只有具备扎实的专业知识，才能准确把握和执行相关政策法规，确保人事档案管理工作的规范性。人事档案管理人员专业技能的高低，直接影响着人事档案管理的工作质量，间接影响着组织人事部门的相关工作。档案材料内容不完整，归纳整理不规范，档案填写不合规，纸张不符合要求，档案内容前后不一致、记载不实、审核不准等问题，给后期档案的使用和管理工作带了很多不便。档案中任免材料、学历材料、职称材料、党团材料等的缺失，不仅造成组织部门相关任免、岗聘工作的不便，也给教职工个人带来麻烦。

档案工作并非高校的主流业务，更多作为辅助业务，因此，人事档案管理人员往往不会成为高校重点培养的对象，也极少能够得到培训和学习的机会。在实际工作中，更多依靠老管理员带新管理员的模式，或自行摸索总结的模式进行工作，导致相关人员的专业化水平不高，知识结构不合理。因此，提升人事档案管理人员的专业水平是确保高校人事管理工作高质量发展的必然要求，也是促进高校人才队伍建设和长期发展的必由之路。

（四）工作主动性有待增强

当前，高校各类人才的流动频率加快，流动方式愈加灵活；职务职位频繁变动，人才“跳槽”现象时有发生，这些都给人事档案管理工作带来了不小的难度，甚至出现了“人档分离”的现象。在实际工作中，部分人事档案管理人员处于被动等待的状态，面对这些变化，习惯于做一名“保管员”而非“管理员”，“坐等档案资料送来”的现象时有发生。仅仅充当“接收”和“保管”角色的档案管理员，会使相关工作陷入被动状态。因此，如何提高高校人事档案管理人员的工作积极性和主动性，进而组建一支专业技能过硬、综合素养高的档案管理人员团队，增强团队合作和竞争意识，对于高校人事档案管理工作高质量发展具有重要意义。

（五）信息化水平有待提升

信息化技术的运用，解决了人事档案管理工作中纸质档案易脆无法长久保留的弊端，改善了人事档案的工作流程，极大提升了人事档案管理工作的效率。与此同时，也出现了人事档案管理的信息化水平低、技术手段滞后、运行效率低等状况。第一，部分高校没有主动启用或很少启用档案信息化管理系统，更多依靠纸质版材料和手工操作，原因之一是考虑到档案管理的保密原则；第二，部分档案管理人员缺少多媒体技术和信息化技术方面的学习和培训，技术层面上缺少信息化专业技能，思想层面上不习惯使用信息化技术来保存档案，进而造成费时间、费人力、费物力、效率低下、无法长期保存等现状。此种情况，与当下信息化社会的发展现状不相匹配、不相适应。

三、高校人事档案管理人员素养提升路径

（一）提高思想认识，培养过硬政治素养

高校人事档案管理人员应当具备过硬的政治素养和高度的保密意识，树立正确的人生观、价值观、法制观，牢记党的宗旨，始终坚持正确的政治方向。在处理人事档案时，必须严格遵守国家关于保密的法律法规，保护个人隐私和信息安全，做到言行举止符合职业道德和社会公德。培养高度的政治责任感，用习近平新时代中国特色社会主义思想武装自己，深刻理解蕴含的丰富内涵，将其运用到具体的工作实践中。

在实际工作中，高校人事档案管理人员应熟知《档案法》《保密法》《干部档案工作条例》等法律法规，全面了解其中的规定，并严格依法执行。严守党的纪律，严格要求自己，始终站在党、国家和人民利益的高度，忠于人事档案岗位，坚持正确的政治立场和工作导向，按照工作流程履行自己的职责，为学校和教职工提供优质的服务。增强保密意识，严守保密纪律，严防人事档案信息泄露风险。加强信息安全意识，严格管理档案信息的收集和查阅，采取有效措施确保档案信息的安全存储和传递，有效保护个人隐私，为学校和教职工提供更安全可靠的人事档案管理服务。

学校层面，切实提高对人事档案管理工作重要性的认识，关注档案管理的发展态势，关心管理人员的工作现状，关爱管理人员的成长需求，改变之前“重使用轻管理”的现象。进一步加强对人事档案管理人员的思想政治教育，使其充分明确新时代对于档案管理工作的要求，提升档案管理工作中的政治意识和思想觉悟。加大人力物力投入，完善档案管理制度和人才培养机制，适时组织相关工作人员参加行业培训，适时开展与相关高校的行业交流学习业务，让人事档案管理人员充分认识到人事档案管理工作的重要性，充分感受到重视和归属感，尽力提升人事档案管理人员的工作积极性和主动性，确保人事档案管理工作落到实处，向下扎根。

（二）增强责任意识，培养良好职业素养

高校人事档案管理人员应具有爱岗敬业，无私奉献的职业素养。强化责任意识，以高度的责任感面对档案管理工作，始终把学校和教职员工的利益放在首位，做到尽心尽力、尽职尽责。主动树立热情服务意识，不计得失、全力以赴，用心管理好成干部档案，为学校和教职员工提供最优质的档案管理服务。

严格遵守人事档案的审核原则，保证档案内容的真实性和准确性。在审核、整理和装订档案时，以严谨细致的工作作风，确保人事档案材料齐全、手续完备，进而为干部选拔、人事管理等工作提供扎实可靠的参考依据。

学校要提高对档案工作的重视程度，通过专业培训、知识讲座、交流研讨会等形式，在档案管理法律法规、档案信息安全和保密意识方面，进一步提升档案管理人员的职业素养。学校建立健全激励机制，通过薪酬激励、荣誉表彰和晋升机会等方式，激发人事档案管理人员的工作积极性，提供必要的工作支持和心理关怀，避免因工作压力而产生职业倦怠感，进而促进职业素养的提升。

（三）加强学习交流，培养综合业务素养

人事档案管理工作具有高度的专业性、政策性和技术操作性，需要相关工作人员加强学习和交流，不断提升业务素养，保障高校人事档案管理工作的高质量。

第一，人事档案管理工作，最重要的任务是保障人事档案信息的完整性、全面性和准确性。这也是高校人事档案管理工作的首要任务。在日常工作中，及时将相关档案收集、整理和归档，保证档案信息的完整性；熟练掌握人事档案相关专业理论知识和基本技能，掌握现代化的管理工具，保证档案信息的全面性。

第二，建立规范的人事档案管理体系，推动人事档案管理制度化发展。认真执行《干部档案工作条例》和《干部人事档案专项审核操作手册》等相关制度要求，确保档案管理标准化、制度化、规范化；建立档案管理的规范流程，确保工作有章可循、流程规范，有规可依、标准严格。正所谓，归档有规范，审核有依据，立卷有标准，整理有流程。

第三，强化操作技能，完善工作质量，提升工作效率。在人事档案管理工作各个环节中，档案管理人员要精通业务流程，熟练操作，精准完成，达到业务熟练、业务精通、业务高效的要求。通过实践不断总结经验和方法，提高处理实际问题的能力，进而提高档案管理工作效率。

第四，学校应建立培养机制，提升工作人员业务能力。定期组织培训活动，让人事档案管理人员不断“充电”，提高其专业素养和工作技能；注重引进专业的档案管理人员，优化相关人才队伍，促使队伍专业化、规范化、年轻化；建立高校人事档案管理人员工作准则，明确职责任务，细化工作职责，强化对人事档案工作的管理；及时总结实践经验及相关方法，定期召开工作经验交流研讨会，让高校人事档案管理人员更有归属感和成就感，提升工作信心，获得满足感和荣誉感。

（四）提升技术手段，培养现代化创新素养

时代飞速发展要求人事档案管理人员具备现代化创新素养，以适应电子化、数字化和信息化的发展趋势。加强对技术手段的重视和提升，培养现代化创新意识，以满足新时代对高校人事档案管理工作的要求。

第一，提升技术手段，加强硬件技术支持。完善档案管理的基础设施，更新相关硬件设备，应用计算机技术、网络技术、现代管理技术、多媒体应用技术等开展档案管理工作；人事档案管理人员积极学习现代信息技术，将其应用到日常档案管理工作中，促进档案管理的现代化进程。

第二，推动档案工作的数字化、信息化水平。建立健全高校人事档案数据库和档案系统，利用现代信息技术，实现档案信息的数字化、科学化、标准化管理；运用先进信息技术，综合规划和管理档案信息资源，达到档案管理工作效率和质量双提升的目标。

第三，应用最新档案管理方法，提升智能化管理水平。不断加强对现代档案管理方法，例如电子档案管理、云端存储等技术手段的研究和探索，推动档案管理工作的自动化、网络化和动态化；运用现代技术手段，实现档案信息的快速检索、便捷查询、共享交流等，提升档案管理运用的高效化。

在培养现代化创新素养方面，既要推动人事档案管理工作迈向现代化，提升工作效率和质量，又要培养档案管理人员的相关素养，确保其适应新时代科技要求。

四、结语

高校人事档案管理人员的四大素养提升路径，分别为政治素养、职业素养、业务素养和现代化技术创新素养。四大素养的提升，不仅是个人职业发展的必然要求，也是人事档案管理工作质量提升的重要保障，更是高校人才队伍建设工作顺利开展的关键举措。

人事档案管理工作，涉及大量繁琐的工作，需要相关工作人员的耐心和细心，确保每一个细节得到妥善处理，保证档案信息的准确性和完整性。人事档案管理工作是长期而持续的过程，需要相关工作人员的热心和恒心，保持十年如一日的工作热情，投入大量时间精力完成每一项档案任务。四大素养是人事档案管理工作的坚实保障，也彰显了人事档案工作的价值和意义。

参考文献：

^[1]何山.高校干部档案管理人员数字素养提升研究[J].浙江档案，2020（10）

^[2]黄淑兰，陈明浩.新时代人事档案管理人员的综合素养提升策略分析[J].兰台内外，2020（01）

^[3]郝真臻.数据化时代高校干部人事档案价值实现路径研究[J].兰台内外，2023（32）

作者简介:缪慧(1987-01)，女，山东临沂人，汉族，任职山东开放大学，硕士研究生，馆员。

本文系中国教育技术协会高校远程教育专业委员会专项研究课题“老年教育师资档案数据库共享研究”(课题号GYY2208)、2024年度山东省艺术科学重点课题“文化’两创’视野下沂蒙文化历史档案保存与传承研究”(课题号L2024Z05100770)阶段性研究成果