前言

档案信息化管理的流程是核心，高职院校应建立规范的档案信息化管理流程，包括档案信息的收集、整理、存储、利用和归档等环节。同时，应注重对档案信息的安全保护和管理，确保档案信息的真实性和完整性，才能更好地发挥档案管理的作用，为学校的发展提供有力支持。

一、高职院校档案工作的现状

目前，高职院校档案管理工作仍存在一些问题。首先，档案管理手段相对落后，工作效率低下，档案信息的利用率不高，无法为学校的发展提供有力的支持吗，个别档案管理人员素质参差不齐，缺乏专业的信息技术培训。因此，需要档案管理人员不断创新信息化档案管理模式，指利用信息技术手段，对档案信息进行收集、整理、存储、检索和利用等操作，实现自动化处理，减少手工操作，提高工作效率，还可以实现档案信息的共享和传递，提高管理水平和效率，最终实现档案信息的深度挖掘和利用，提高学校领导和档案管理人员的认识，加强信息技术培训，提高档案管理人员的综合素质^[1]。

其次，建立完善的信息化管理制度，明确管理流程和职责，确保信息化管理的规范化和科学化。另外，学校引进先进的档案管理系统，优化系统功能，提高系统的稳定性和安全性，加强数据安全保护措施，确保档案信息的安全和保密性。总之，高职院校档案工作实施信息化管理模式是必然趋势，通过加强信息化管理的宣传和培训、建立完善的信息化管理制度、优化档案管理系统、加强数据安全保护等措施，可以提高档案管理水平和工作效率，为学校的发展提供有力的支持。

二、高职院校档案信息化管理模式的必要性

首先，信息化管理模式可以提高档案管理效率。传统档案管理方式需要人工进行档案的收集、整理、归档和检索，这种方式不仅效率低下，还容易出现错误和遗漏，而信息化管理模式可以利用计算机技术和网络技术，实现档案的自动化管理，大大提高了档案管理效率^[2]。

其次，信息化管理模式可以提高档案利用效率。传统档案管理方式下，档案的利用往往受到时间和空间的限制，难以满足学校和社会对档案信息的需求，而信息化管理模式可以实现档案信息的共享和远程利用，方便快捷地获取所需档案信息，提高了档案利用效率。

再次，信息化管理模式可以提高档案的安全性。传统档案管理方式下，档案容易受到自然和人为因素的影响而受损，影响档案的完整性和安全性，而信息化管理模式可以通过加密技术、备份技术和安全认证等方式，保障档案的安全性，避免档案信息的泄露和损坏。

最后，信息化管理模式可以促进高职院校的信息化建设。随着信息技术的不断发展，信息化建设已经成为高职院校发展的重要方向之一。而信息化管理模式是信息化建设的重要组成部分，可以提高高职院校的管理水平和效率，促进学校的发展。

综上，高职院校档案信息化管理模式可以提高档案管理效率、提高档案利用效率、提高档案的安全性，并促进高职院校的信息化建设，因此具有非常重要的必要性。

三、高职院校档案信息化管理模式的应用对策

（一）遵循档案信息化管理的原则

第一，档案信息化是当前高职院校档案管理工作的重要趋势，需要技术支持原则的支持。档案信息化需要技术人员建设和校内软硬件的支持，以确保档案信息化的有效实现，通过实现档案信息化，需要建设资源丰富、符合学校档案管理实际情况的档案信息化管理系统，这一系统的设计与开发是一项巨大的任务，需要投入大量的人力物力，不仅需要建设国家规定的档案基本分类，还需要将校内的档案转换为电子档案，并对应上传到系统上。此外，高职院校必须提供充足的人力物力进行档案信息化系统建设，才能应对巨大的档案信息量对档案信息化系统的要求，才能保证档案信息化管理的有效实现，从而更好地服务学校教学、科研和管理工作。

第二，档案电子化能够提高档案的利用率，纸质版的档案查询耗费时间，而将档案电子化后，及时挂接到档案系统中，档案管理人员通过系统检索，能够具体定位到相应字段，精准地查询到所需档案，档案利用人员也能快速有效地调出档案，大大提高了档案的利用率。档案电子化使得档案的查询变得更加直观，传统的纸质档案查询需要翻阅大量的资料，而电子化的档案查询则更加方便快捷，只需要在系统中输入关键词或者关键字，就能够快速找到所需的档案，提高了档案管理工作的效率和质量。

第三，档案管理工作为了确保档案的安全保密，档案的电子化保存是当前主流的保存方式，管理人员自身也需要提高安全意识，妥善管理自己的账号密码，防止档案系统被外界入侵。同时，还需要定期对档案系统进行安全检查，及时更新防病毒软件，确保档案系统的网络安全，保护好档案资料是档案管理工作的重要一环。必须确保档案的完整性和准确性，防止档案信息的丢失或篡改。同时，对于重要档案，需要进行备份，以防数据丢失，档案管理人员需要严格遵循上述原则，提高安全意识，加强系统管理，才能确保档案资料的安全，为学校的发展和建设提供有力的支持。

（二）档案信息化管理各要素的动态关系

在档案信息化管理实践中，高职院校档案管理人员、档案利用人员、技术人员以及档案信息化系统之间存在着紧密的动态关系。首先，高职院校档案管理人员负责管理档案信息化系统，档案管理人员负责系统的维护、更新和优化，以确保系统的稳定运行和满足用户需求，档案管理人员还需要根据档案利用人员的需求提供档案查询和利用服务。其次，技术人员为系统提供技术支持，档案管理人员负责解决系统运行中遇到的技术问题，并根据档案利用人员的需求对系统进行优化，档案管理人员与档案管理人员保持密切的沟通，共同建设、维护档案信息化系统。再次，档案信息化系统则为档案利用人员提供了一种快捷查询的渠道，使档案管理人员能够方便地获取所需的档案信息，档案利用人员通过系统查询、利用档案，遇到的问题成为技术人员关注的重要点，也是系统优化的重要依据，使得高职院校的档案管理更加高效、便捷，同时也提高了档案利用的效率和质量，促进了档案管理的信息化进程。

（三）档案信息化管理的流程

在高职院校的档案管理建设中，档案管理人员根据时代要求更新校内档案信息化管理的流程，使其更加适合校内档案信息化管理的实际情况。

一是档案整理信息化。档案管理人员在接收档案时，应首先对档案进行分类、分卷、分件，并将档案信息录入档案信息化系统中。同时，确保档案信息化系统和传统档案库的连接，以便传统纸质档案也能在档案信息化系统上永久保存。

二是档案利用信息化。档案管理人员可以在档案信息化系统中进行快速、高效的查询和利用操作，节省了传统纸质档案管理中的时间成本。同时，利用档案信息化系统进行数据统计和分析，能够为学校各项决策提供有力的数据支持。

三档案维护信息化。档案管理员可以根据系统上记载的信息，如档案移交部门、归档日期、保存期限、档案标记和形成时间等，进行档案的后期维护和管理。这种方式使档案维护工作更加便捷，同时也方便了管理员对校内整个档案库房的管理。

总之，档案整理信息化、档案利用信息化和档案维护信息化这三个环节环环相扣，共同实现了档案的信息化管理，提高了档案管理的工作效率和质量，为高职院校的发展提供了有力的支持。

四、结语

综上所述，随着高职院校校园建设的不断推进，档案管理工作逐渐受到重视。通过档案管理人员建立高职院校档案信息化管理模式，明确档案管理的目标、原则和方法，并制定相应的管理制度和流程，以确保档案信息的完整性和安全性。同时，应加强档案管理工作人员的培训，提高档案管理人员的专业素质和技术水平，使档案管理人员能够更好地适应信息化管理的需求，才能真正发挥档案信息化建设的作用，推动高职院校的全面发展趋势。

【参考文献】

[1]吉志林.高职院档案数字化探索——以江苏经贸职业技 术学院为例[J].市场周刊,2018(12):18-19.

[2]万玉侠.高职院校档案管理信息化的实践探究[J].科学大 众(科学教育),2019(03):130.