1 采购合同签订概述

采购合同是采供双方在进行正式交易前为保证双方的利益，对采供双方均有法律约束力的正式协议。合同管理是指对合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理、资料保管、监督检查等全过程的管理。经过不断的实践证明，管理制度与合同签订的优化与完善不仅可以提升合同签约的效率，而且也为实现履约管理工作目标奠定了良好的基础。图1为合同签订流程图。

图 1 合同签订流程图

2 履约管理

履约管理是工程集中采购过程中的核心环节，如按照工程集中采购的管理模式可以将采购合同分为:总部签订、省级签订与地市签订等三种类型。在实践管理工作中，总部主要负责投资项目的确立、工程集中采购合同的签订、合同履约管理以及结算环节管理等，其中管理内容不仅涉及到材料与设备，而且涉及到工程调度领域。对于总部而言，工程公司的工作主要涉及到签订、履行合同所涉及事务与常规工作。工程部主要的工作内容包含工程集中采购合同的签订、履行情况等;而地市的供应中心以上级主管部门提出的具体要求为依据，包含工程集中采购合同签订与履约管理。工程集中采购合同签订只有符合规定才能为后续的履约、结算环节提供重要的支持，所以在工程集中采购合同签订与履约管理工作中应注意:①在发布中标结果的30个工作日内，按照投标的要求与内容，合同的签订要参考中标通知书，以固定的文本形式来明确双方的责任与权力;②在合同履行阶段，工作人员应该结合实际情况与多方面的因素，灵活调整工作计划，进而保证在履约管理过程中各项工作能够协调开展;③加强物资质量的监督与管理，在抽样检测过程中如果发现问题尽快制定相应的应对策略，避免问题的影响进一步扩大;④实时监控履约管理工作与情况，进而在实际工作中及时发现问题并合理调整，避免合同纠纷或者类似问题的发生;⑤严格按照合同内容开展工作，进而确保按照合同规定时间如期完工，在履行完合同内容之后积极办理结算手续并归档处置。

3 采购合同的签订

签订合同的业务流程包括：对合同对方当事人的调查、合同文本拟定、合同审核、合同的签订、合同登记编号、合同履行登记、备案、公证等有关手续。

3.1 签订采购合同前的调查

签订采购合同前要对合同对方当事人进行调查，合同主管部门也应对合同对方进行持续全面地尽职调查，搜集相关合同材料，确保其具有合同主体资格和合法资质。（1）合同谈判；要求谈判人全面搜集信息材料;客观分析信息材料;寻求客观标准，如法律规定、国际惯例等;不屈从压力，只服从事实和真理。同时，谈判是为了谋求一致，需要合作，但合作并不排斥竞争。要做到公平竞争，首先各方地位一律平等;其二，标准要公平。（2）查验对方的营业执照并留存复印件，并注意查询企业的年报及公示信息。（3）相关许可资质证件（例如MA、Ex、LA证等）。（4）法人授权代表的授权委托书，证明其代理事项、权限和期限。（5）资信情况，对方的资产规模、财务状况及银行信用、企业信用、生产经营范围、生产规模、履行合同能力等。通过加强了解、审核可以保证所签合同能正常履行。

3.2 合同文本

（1）合同文本要做到内容合法、主要条款完备、权利义务明确、双方责任分明、语言文字规范。（2）采购合同内容包括单位名称、签订时间、签订地点、标的物名称、数量（包括数量、单位、计量方式）、质量条款（包括技术规范、质量标准、规格型号、品牌等）、价格、运输、付款方式、交货地点、检验标准、保险、违约责任、解决争议方法、法人授权代表签字、盖章、合同份数、生效日期等。

3.3 合同审核

对于技术条件复杂，合同条款风险较高，金额特别巨大的合同文本，合同管理部门组织公司主管领导、计划业务部门、采购部、财务部等部门专业人员共同审此类合同。合同内容的审核要求内容合法、条款齐全、表述准确、形式完备。（1）内容合法。指合同的订立内容不得违反国家法律和集团公司的规章制度，不得利用合同损害国家的利益、社会的公共利益和企业利益。合同的签订、履行、变更、解除等行为合法有效。不能签订无效的采购合同（采购合同违反法律规定，国家不承认其法律效力的合同）和可撤销的采购合同（重大误解、显失公平、欺诈、胁迫的采购合同）。（2）条款齐全。指合同文本应符合合同法规定的条款，经双方协商一致，其它条款填写清楚、齐全。（3）合同对方委托代理人的审核。合同对方委托代理人必须经过法定代表人或负责人的授权，授权委托应包括委托事项、权限、期限，并由委托代理人签字(预留签字样)。法定代表人授权的代理人需审核委托或授权的原件，并留存复印件及其他相关资料的复印件。杜绝效力待定的采购合同（无代理权人以他人名义或限制行为能力的人签订的采购合同）。签订招标采购合同时，委托代理人应与供应商投标时一致，不能更换委托代理人。（4）合同签订采用合同各方均签字并盖章的方式。合同签字盖章后交由相关的合同管理人员负责编号，盖章。

4 采购合同的履行、变更、转让、解除

4.1 合同履行的基本要求

（1）合同生效后，应全面适当履行。（2）合同坚持书面履行的原则，禁止口头履行合同的行为。合同履行期间，双方当事人协商一致的有关修改合同的文书、传真、往来凭证、电子邮件等一律采用书面形式。（3）履行期限较长的合同，承办部门要对合同对方当事人的履行情况进行动态跟踪，采取有效措施解决合同履约过程中出现的非正常履约情况，控制和降低合同风险。（4）合同承办部门应建立合同履行情况台账，对合同履行情况进行记录。按月或者按季度，对历史合同履行情况、未履行情况、未履行合同的分布年份和原因及风险较高的合同进行统计分析，并上报相关管理部门和公司主要领导。对历年未完全履行的合同，结转到下一年度合同，继续执行，并在月末分析时一并分析。

4.2 采购合同的管理

采购合同的管理还包括业务员要按合同约定的交货时间，及时与供应商沟通，掌握生产进度及合同履行情况，督促供应商按时交货。如供应商交货不及时，业务员要及时与使用单位沟通反馈，一方面了解使用单位真正需求时间，另一方面告知使用单位供应商可能延迟交货，减少因延迟交货造成的影响。

4.3 履行或者不全面履行合同

对方不履行或者不全面履行合同（或对方提出异议）时，合同承办部门应及时向合同管理部门反映情况，采取紧急措施，并尽快以法定或约定的方式向对方提出书面异议，最长不得超过法定或约定的期限。异议书须经合同管理部门审查，必要时应会同合同承办部门和相关职能部门对合同履行中出现的特殊情况进行分析研究。

4.4 合同期间发生重大变化

合同对方发生合并、分立、改制、破产或其他重大变化时，合同承办部门应及时通过合同主体变更等方式确认新的合同主体。

4.5 合同内容变更

合同内容变更的，应由合同承办部门以书面形式向合同管理部提交合同变更的原因，变更合同的协议在未批准之前，原合同仍有效，仍应继续履行。合同变更包括对合同内容的补充和修改。

4.6 合同中止

合同承办部门发现必须中止合同的情况（或对方提出中止合同的要求）时，应将相关情况报单位主管领导批准后，以公司名义向对方发出书面中止合同的通知。合同承办部门认为需要中止合同的情形已经消除，经单位主管领导批准继续履行合同。

4.7 合同解除

合同双方协商一致约定解除合同的，应当签订解除合同的书面协议，解除合同的协议在未批准之前，原合同仍有效，仍应继续履行，但特殊情况经双方一致同意的除外。

4.8 合同转让

采购合同合同转让是指当事人一方将其合同权利、合同义务或者合同权利义务，全部或者部分转让给第三人。采购合同合同的转让，也就是合同主体的变更，准确的说是合同权利、义务的转让，即在不改变合同关系内容的前提下，使合同的权利主体或者义务主体发生变动。

5 采购合同纠纷的协调解决

5.1 合同纠纷处理的责任机构为合同承办部门

合同承办部门对发生争议的合同应及时做出反应并进行处理，以防止超过诉讼时效。任何人不得以任何方式随意放弃追究对方当事人的违约责任的权利。

5.2 合同发生争议时

（1）因各种原因合同发生争议时，应首先采取协商、调解方式解决，达成一致的，经合同管理部门审核并报单位主管领导批准后，与对方订立书面协议。（2）协商、调解方式无法解决的争议，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。合同承办部门应立即向单位主管领导汇报，同时主动会同法律管理部门和其他相关职能部门，研究解决纠纷的办法，并形成书面报告。（3）以仲裁或诉讼方式解决纠纷时，合同承办部门应指定相关人员参与处理，并提供全部相关资料。法律管理部门统一办理合同纠纷案件的登记、审查。物资组织到货后，业务员还要及时与供应商催要发票，及时挂账、结账。尤其是有预付款的合同，业务员更要及时关注、追踪预付款付款后情况，主管业务员要按合同约定的时间节点督促供应商发货，催要增值税发票。有的供应商因为各种原因（主要是经济原因），不能及时开具增值税发票的，业务员要及时汇报，并与供应商多沟通，跟踪供应商增值税发票开具情况，直至挂账完成。

结束语：

综上所述，企业要加强企业采购合同管理，企业采购合同管理是企业生产经营管理的一项至关重要的内容，采购合同管理好坏一定程度上影响着企业的经营状况。加强采购合同管理，结合法律法规构建科学完善的采购合同管理体系，促进企业稳步发展。

参考文献:

［1］刘子俊，王棋．物资集中采购合同签订与履约管理的探讨［J］．中国市场，2021，28(09):166－167．

［2］温青梅．国有企业物资集中采购管理工作探讨［J］．山西科技，2018，33(01):122－125．

［3］陈锦．国有企业集中采购合同管理的风险及其防范［J］．能源技术经济，2012，25(05):74－77．