公文是在生产建设和经营管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，发布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。文书办理是处理公文的一系列流程性工作，比如：收文办理、发文办理以及整理归档等。文书工作是机关、企事业单位中的重要组成部分，文书工作处理的怎么样，直接与本单位的工作作风和工作效率息息相关。

目前，公文处理是在 OA 办公系统中处理的，凭借办理公文的高效、快捷的信息化优势，使文书工作得到进一步优化。相比以前传统的公文处理主要以纸质为主，通过人力来实现公文的收发、复印以及传阅，这既需要大量的物力、人力和时间，又制约着工作效率的提高。

针对新时期OA 办公系统，文书人员如何有效做好文书工作，下面将从四个方面来浅谈。

一、加强文书人员综合素质能力的提升

公文是发布上级部门、本单位党委和行政重大决策、部署以及安排的重要载体，也是各单位贯彻落实各项工作的重要沟通工具。作为办公室人员，不仅要具有较高的政治觉悟，还具有较强的责任心、业务水平和反应能力；作为文书人员，除了必须具备这些，还需要认真仔细、耐得住“寂寞”。

具有较强责任心。面对众多繁杂的公文，文书人员每天都重复着收发文件，容易视觉疲劳产生厌倦情绪，可能导致思想麻痹，不按规定程序处理文件；要做到文书办理的准确安全、高效快捷运转，文书人员应具有较强的责任心，需要全方位地关注着每份文件的流转，并根据文件内容的轻重缓急，迅速做出及时处理。比如，如果文件内容紧急的话，可以通过电话或者其他方式向领导立即汇报，对文件处理进行特殊操作，做到不积压不迟缓。再比如，文件流转过程中遇到处理环节滞留时，要及时弄清楚原因，是未收到文件流转提醒还是其他原因，要及时与相关领导、部门做好沟通协调，做到催办、督办处理得当，确保公文得到及时流转办理。

具有较高的业务水平。OA 办公系统，顾名思义，就涉及到计算机方面知识，这就需要文书人员能够熟练掌握和运用OA 办公系统的各项功能，所以文书人员必须具有较强的计算机操作能力和再学习能力。比如文件分发时，需要给几十个人流转文件，这时，可以考虑通过建立人员角色组，按照人员类别进行分类建组，若后期因人员变动，只需维护角色组即可，这样既可以极大提升文件流转效率，又可以减少出错率。OA 办公系统既然是一个软件系统，就会出现各种小问题，这时需要文书人员对OA 办公系统常见问题解答要做好梳理，以备急需之时，有时远水救不了近火。通过学习可以加深公文处理工作的认识；通过掌握公文处理的方法，可以认识到公文的严肃性。在工作中，若遇到不懂或者不清楚的问题要及时请教同事，同事解决不了就向上级单位请教。

具有细心和耐心的工作态度。所谓细心，就是要一丝不苟、精益求精，做到小事不漏、大事不误；要认真观察，及时发现不太好的地方要及时修正，把问题消除在萌芽状态。再一个，文书工作头绪众多、环节复杂，如果稍微有点不专心、不细致，极易酿成大错、贻误大事，给单位可能造成不可挽回的损失，所以文书人员工作时不得有半点马虎，宁可慢一点，也不能毛毛躁躁。同时，文书工作作为日常事务性工作，重复性、程序性工作比较频繁，工作时间长了，容易使人疲劳懈怠，有可能会出现大意出差错。因此，文书人员必须时刻绷紧责任这根弦，牢记自己的岗位职责，在工作时要不骄不躁、注意力集中、全力以赴，用心思考如何提高自身工作水平、做好自己的本职工作。文书人员在做完每项工作后，要认真总结、勤反思、找不足，以便往后可以进一步完善和改进。所谓耐心，就是从事文书工作要不厌其烦、不厌其琐碎。要沉得住气、静下心来、踏踏实实将工作做好。只有不惧其难，不厌其烦，才能坚定执着、耐心细致地做好每一件事情，才能战胜工作中的所有困难和挑战

二、加强文书工作的规范化管理

强化公文差错源头治理，充分发挥公文处理中的审核把关作用，保障各单位和部门有章可循，切实提高文书工作的严谨性。

文书工作中收文办理和发文办理比较重要。收文办理要求文书人员第一时间接收办理，以免耽误文件的传达，这就需要文书人员时刻紧盯电脑或者通过其它提醒方式，做到第一时间处理接收文件，呈阅单位领导阅示，并及时流转给相关人员办理文件。在实际操作中，有些文书人员只是点击鼠标接收文件，“机械式”的接收，没有对文件中的重要时间节点进行掌握，有时未能及时落实文件中的事项，导致工作被动，对单位造成不好影响。针对这类有重要时间节点的文件，文书人员最好对这些文件做个标识，以便于这些文件能按时落实，并提醒相关部门要注意时间节点，达到双重保险作用。发文办理需要文书对本单位的公文处理实施细则非常熟悉，需要审核文件是否符合国家法律法规、党的路线方针政策及单位规章制度，是否完整准确体现发文单位意图等等。其中发文办理中比较重要的是校对和排版。文书人员必须具有较高的校对能力和一定的排版能力。文件校对是发文程序中的重要环节，是文书人员制发公文的关键步骤，也是文书人员必备的技能之一。校对是对制发出来的文件校样与根据领导签发的原稿进行核对较正的行为过程。校对主要包含文件主题、语句的修正、错别字以及标点符号等纠正。如何做好校对工作？首当其冲的就是要端正态度，再一个就是认真仔细，最后是要掌握一定的科学方法。有些文书人员刚开始接触校对时，认为校对是一个简单的工作，照葫芦画瓢，其实不然，文书人员一定要在思想上高度重视，注意力上高度集中，校对时要遵循忠于原稿的基本原则。

公文自从OA办公系统流转后，很多时候部门拟稿人提交文件后，部门负责人有时因某种原因未认真审核把关文件，导致文件内容出现格式错误、错别字等错误。再一个就是公文在OA办公系统中需要其它部门会签审核时，也有部分部门负责人对文件中的相关内容未认真审核把关，导致后续可能发生经营风险。出现这些情况还是制度不严，要从制度上抓起，制定出台 OA 办公系统的相关管理办法，严格规范公文的起草，定期按制度进行督促检查，确保公文的准确性、严谨性。

三、加强公文的发布与安全管理

在传统的模式下，单位的各种文件和通知都以纸质的形式进行存储。在新时期，利用OA办公系统进行公文处理，凭借信息现代化技术手段，文件基本都以电子方式进行存储，这种存储方式，不但可以减少文件存储的空间，更可以有效避免文件损坏或丢失。虽然OA办公系统给各部门提供了更为便捷的信息交流共享的平台，但是，由此随之也带来了文件信息外泄的风险。鉴于公文的特殊性，公文处理对电脑硬件设备、软件以及存储介质管理等方面，需要安全等级较高的防护措施。

新时期是一个网络发达的时代，而网络是一个对外开放的。所以，任何文件内容一旦在网络上被窃取，后果远比纸质文件的被盗更可怕。由于纸质文件的传递受时空的限制，传输也比较慢，而网络则不一样，它的传输完全受时空限制，它的散播速度呈几何级增长，非常之快，导致的影响就不言而喻了。因此，文件的安全将成为文书人员最重要的事情。在日常操作中，存在一些部门和操作人员欠缺计算机信息网络安全意识，在不具有安全防护措施的计算机上安装 OA 办公系统，可能会致使网络病毒或其它具有破坏性的软件入侵计算机，这样会导致不但不能提高办文效率，而且更严重的可能会造成单位文件信息的非法窃取和毁坏。文书办理的最后一个环节——整理归档。在新时期网络时代，通过OA办公系统，通过分类整理建档，文件归档时把相应文件存储到对应类别中，这样便于后期快速检索查询。

因此，文书人员要加强文件信息的发布和存储，做好文件的安全保密管理，筑牢文书处理的屏障防线。

四、加强公文的以文辅政的作用

质量是公文的生命。严格把关是保障公文质量的关健。只有高质量的公文，才可以在为领导指导工作、实施决策中发挥决定性作用，达到以文辅政。所以,要求文书人员在进行处理文书的时候必须要准确、严谨、周密,只有这样才能保证文件信息的准确、及时、有效，领导在进行决策的时候才能拥有最准确和详尽的信息资源作为基础,从而保证决策的正确性。

文书人员要加强注重摸索、思考总结和掌握文书处理的规律，要安全、准确、及时地做好文书工作。这就需要文书人员在平时工作中善于探索文书处理的方法, 并及时做好总结，这样便于以后在处理文书工作时遇到紧急情况就能做到从容应对、不慌不忙。

政治性是文书工作的重要特点。新时期，文书人员仍要进一步强化政治性，学习贯彻党的路线、方针、政策，并作为文书工作的出发点。随着社会的发展进步，今后对文书人员的业务能力也会有更高更新的要求，文书人员要紧跟时代步伐，加强学习新的知识，提高综合素质和专业能力，在处理文书工作时，要严格按照公文标准处理工作，确保公文质量，有效发挥公文的作用。

新时期，网络和手机都变成家常便饭了，这为文书工作提供了更加便捷的工作手段和方法，使得文书人员可以随时办理，提高了工作的效率。文书人员要借助时代发展的优势，充分利用信息化优势，优化完善文书工作。在以后工作中，不断提升OA办公系统的解决能力和自身的综合素质，保障文件的信息安全，为单位的可持续高质量发展做出应有的贡献。

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