一、系统实施背景

由于X公司员工多,出差业务频繁，出差去往不同的地区不同的国家，汇率，货币等都不相同，导致报销标准不一致，各部门人事员工作量大，易造成报销金额出错。财务会计为保证报销数据准确，均需要反复核对人员人事信息、报销标准、历史出差天数等信息，历史数据无统一平台管理，耗时耗力。具体体现在

1. 工作量大

X公司人员分类，出差国家，币种等不同，导致报销标准不一致，在实际报销过程中，各部门人事员首先要确定出差团组的类型，再计算出团组的每个人前期的历史累计天数，每种出差类型历史累计天数的计算方式不同，历史累计天数分为3档，每档对应不同的计算公式，计算复杂，需要反复计算出差金额，多次核对，工作量大，易造成报销金额出错。

2. 数据安全性差

没有一套完善的管理工具，各部门和财务部在保存历史出差数据时，只能用excle保存，安全性低，任何人都可以随意更改，意出现差错，风险较高，不利于涉密数据的管控，保密性差。

3. 打印工作难

各部门在报销时，需要打印支款凭证、报销凭证、费用明细、报销单、借款明细、还款单等多张单据，每个单据统计的维度不同，格式不同，人事员填写单据工作量大，易出现差错。

为解决上述问题，结合公司建设整体考虑，决定开发出国差旅费报销系统。

二、系统实施意义

系统实时读取人事库信息，保证人事信息的准确性；系统将出差人员类别标准进行函数封装，提高系统集成度，调用效率高；系统内对被报销人员出差日期进行系统控制，规避了由于人为操作造成的同一用户同一周期多次报销的风险；系统内维护汇率，不同国家不同出差类型标准以及历史天数等信息，确保报销金额计算的准确性，防范企业资金风险，保证公司因公出国报销业务的顺利开展

三、系统流程

1. 当员工有借款时

出国差旅费报销预录入—>海外一级审批—>二级审批—>财务部审批—>出国差旅费报销实际录入—>海外一级审批—>二级审批—>财务部审批—>结束。

2. 当员工无借款时

出国差旅费报销预录入—>财务部审批—>出国差旅费报销实际录入—>海外一级审批—>二级审批—>财务部审批—>结束。

四、系统说明

1. 出国差旅费预录入

团组信息预录入工作由团组联络人（出国任务牵头部门相关人员）负责。根据出国批件及出国机票信息，以团组为单位，在SAP系统中录入团组及其成员的各项信息（团组名称、批件编号、项目编号、团组人员基本信息及预计行程）。团组需在确定出国人员不会发生变更后，提交备用金借支申请手续，并打印《团组备用金借支明细表》。有备用金借款的需要海外一级审批、海外二级审批、财务审批，没有备用金借款的不需要审批。回国后，出国团组应在7个工作日内在系统中录入报销信息，并将报销票据及备用金使用记录提交海外业务部，海外业务部在接收单据7个工作日内在SAP系统中审核并向财务部提交出国经费报销手续。须提供支款凭证、报销凭证、出国经费报销单、护照（包括签证和出入境记录）复印件、发票（入住代表处除外）等凭证。再经由海外一级、海外二级，财务审批。

首先进行出国信息预录入

单击

单击“维护团组信息”

（1）团组名称。例：张三等2人赴美国执行商务谈判任务

（2）公司批件编号。例：XXXX【2017】010号

（3）集团批件编号。例：XXXX【2017】010号

（4）批件类型。单次往返、多次往返

（5）出差类型。国外出差-售后及类似任务、国外出差-营销团队、国外出差-正常出差

（6）项目编号。为系统中费用归集的项目订单号

（7）目的国家或地区。录入出差地名称

（8）备注。特殊说明的事项

（9）团组联系人。

一级审批人为海外业务部一级审核人员

二级审批人为海外业务部二级审核人员

录入完成后，单击“信息提交”

2. 出国差旅实际录入

 国外出差返回后需要进行实际录入。将团组信息状态选择为“待实际录入”，点击确定，选中团组，点击“显示成员信息”，点击“刷新信息”，选中团组成员，点击“修改成员信息”，根据员工实际信息在预录入信息的基础上进行修改

注：经停城市不要在系统中录入

（1）行程。

（2）批准停留天数。

（3）交通费币种及金额。

（4）住宿发票币种及金额。

（5）实际入境日期。

（6）其他费用金额。如签证费、体检费等。

（7）已归还金额。如存在员工提前还款，则需录入还款金额。

修改后点击“费用计算”，金额计算无误后，点击“信息保存”。选中团组，单击“维护团组信息”，维护“附件张数”（除公司和集团批件外的所有报销凭证）、“特殊事项说明”。，打印支款单、报销单、团组成员报销费用明细表、出国经费报销单、还款单等单据，提交海外业务部审核。

参考文献

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[2]李阳.基于平衡计分卡的DL公司全面预算管理研究 [D]. 沈阳农业大学. 2018；

[3]唐梦雅.基于SAP系统的集成化财务管理在XK集团中的应用研究[D]. 山东财经大学. 2016；

[4]李明,周伟.山东电力集团公司SAP系统权限深化应用 [J]. 中国电力教育. 2012(09)；